Dwa oblicza kryzysu: analogowy i cyfrowy

 

Z raportów Eurostatu wynika, że prawie co trzecia firma w Polsce posiada system klasy ERP. Mimo, że coraz mniej brakuje nam zarówno do średniej dla całej UE (36%), jak i sąsiedniej Słowacji (31%) i Czech (38%), to nadal jesteśmy w unijnym ogonie. Czy rzeczywiście z cyfryzacją polski biznes jest na bakier? Papierkiem lakmusowym jest sektor średnich firm, w którym wypadamy już lepiej. Z tego samego raportu Eurostatu dowiadujemy się, że 54% polskich przedsiębiorstw zatrudniających od 50 do 249 pracowników, czyli firm średniej wielkości, ma ERP-a. Co prawda to wciąż wynik poniżej unijnej średniej (60%) dla tego rozmiaru firm, ale patrząc na dane historyczne, polscy przedsiębiorcy wykonali kawał dobrej roboty. W 2010 roku tylko 22% średnich firm miało ERP-a, w 2015 było to 47%, a teraz jest to wspomniane 54%. Polskie firmy możemy podzielić na dwie grupy: te bardziej cyfrowe i te bardziej analogowe. Które z tych firm lepiej przeszły okres pandemii? Czy może wszystkie borykały się z podobnymi problemami?

Światy równoległe

Nie tylko w Polsce, ale na całym biznesowym świecie, obok siebie funkcjonują przedsiębiorstwa produkcyjne, które na pierwszy rzut oka są uderzająco podobne pod względem zatrudnienia, produkcji czy struktury organizacyjnej. Nawet panujące w obu procesy wewnętrzne są zbliżone. Mimo bliźniaczego charakteru, każde z nich inaczej radzi sobie w trudnych czasach. Podobnie jak u ludzi, jedno może mieć objawy lekkie, a drugie bardziej poważne. Co powoduje różnicę? Przede wszystkim sposób organizacji procesów biznesowych i zarządzanie przedsiębiorstwem – w skrócie – stopień ucyfrowienia organizacji. Żeby przekonać się, jak w praktyce digitalizacja może wpłynąć na efektywność działania w kryzysowych czasach, trzeba zajrzeć do wnętrza przedsiębiorstw.

Pierwszą z analizowanych firm, będzie producent mebli. Co wiemy o naszym przedsiębiorstwie? Solidna baza klientów, ugruntowana pozycja i marka. W ciągu kilkudziesięciu lat firma wyewoluowała z małego rodzinnego zakładu do regionalnego lidera. W przedsiębiorstwie uznano, że skoro stosowany model sprawdza się, nie należy go zmieniać. Innymi słowy mówiąc, kadra zarządzająca nie miała motywacji do zmian i działała w oparciu o skuteczny, ale bardzo tradycyjny model.

Druga firma, realizująca zamówienia związane z produkcją małych elementów elektronicznych dla automatyki przemysłowej, ma podobnym rodowód. Z tą różnicą, że w tym przedsiębiorstwie już dawno opracowano strategię cyfrowej transformacji. Sukcesywnie, z roku na rok, wdrażano nowe technologie, automatyzując procesy produkcyjne i digitalizując procesy biznesowe niemal we wszystkich obszarach. Gdy na horyzoncie pojawił się kryzys, firma ta była w stanie z dnia na dzień dostosować się do nowej sytuacji. Większość załogi została oddelegowana do pracy zdalnej, ale nie wpłynęło to na efektywność, procesy biznesowe nie zwolniły, a tym bardziej nie zatrzymały się. Stacjonarnie pracowała tylko ta część załogi, która była niezbędna do zachowania ciągłości procesów wytwórczych: operatorzy maszyn oraz tylko niezbędne osoby z działów wspierających produkcję (Utrzymania Ruchu, Inżynierii Procesowej, Logistyki, Inżynierii Jakości).

U producenta mebli, od którego zaczęliśmy, sytuacja wyglądała zgoła inaczej. Techniczne ograniczenia i analogowe podejście sprawiły, że przedsiębiorstwo nie mogło przejść na tryb mieszany bez zakłóceń w ciągłości procesów biznesowych. Co mogła zrobić firma? Jedynie ograniczyć liczbę pracowników w poszczególnych działach. Mniejsze zespoły musiały wykonywać zadania przewidziane dla całej zmiany, a to skutkowało większym obłożeniem poszczególnych pracowników. To nie wszystko, w tym przedsiębiorstwie produkcja raportowana jest głównie poprzez arkusze kalkulacyjne i kartki, na których pracownicy zaznaczają numery zleceń produkcyjnych. Informację, na jakim etapie było dane zlecenie, kadra kierownicza dostawała dopiero po zakończeniu zmiany, gdy informacje zostały zebrane i przepisane do arkusza. Dopiero w kolejnym etapie można było wyliczyć odpowiednie wskaźniki produkcyjne i oddelegować zdania.

W tym samy czasie, gdy z kartkami walczyła załoga w zakładzie meblarskim, producent elementów dla automatyki przemysłowej, wykorzystuje rozbudowaną siatkę systemów informatycznych: ERP dla zarządzania przedsiębiorstwem, MES dla hali produkcyjnej, narzędzia BI dla raportowania i analiz. Osoby decyzyjne miały dostęp do automatycznych informacji o wskaźnikach produkcyjnych na bieżąco i mogły w czasie rzeczywistym podejmować decyzje. Co więcej, wysoki poziom automatyzacji pozwolił łatwo i sprawnie ograniczyć lub zwiększyć liczbę pracowników, niezbędnych do sprawnego funkcjonowaniu zakładu. Nie było mowy o nadzwyczajnej konieczności dystansowania pracowników, co niestety miało miejsce w rodzinnym przedsiębiorstwie produkującym meble. Tam większość prac montażowych odbywa się manualnie i aby zastosować odstęp 1,5 m, trzeba było tymczasowo przebudować wydziały produkcyjne. Część załogi musiała udać się na urlop, a inni musieli przejąć zupełnie nowe dla siebie czynności, w związku z czym spadła efektywność produkcji. Zdarzało się, że ucierpiała także jakość wyrobów.


Powrót do normalności

Każda z firm obrała inną drogę i inaczej przeszła przez kryzys. W biznesie opartym o analogowe standardy znacznie trudniej jest się odnaleźć w krytycznym momencie, ale nie tylko wtedy. Niski poziom ucyfrowienia utrudnił powrót do normalności firmie produkującej meble. Przede wszystkim miała ona problem z zebraniem właściwych informacji o np. spóźnionych realizacjach, statusie produkcji, czy inwentaryzacji magazynu. Konieczne było przeznaczenie dodatkowego czasu i zasobów. A są to dwa kluczowe czynniki, niezwykle ważne w okresie przejściowym, gdy wychodzimy z impasu do ofensywy produkcyjnej.

Firma, realizująca zamówienia związane z produkcją małych elementów elektronicznych dla automatyki przemysłowej nie miała tych problemów. Było to możliwe dzięki wcześniejszym inwestycjom w systemy ERP, MES oraz narzędzia BI. Te rozwiązania pozwoliły przyspieszyć szereg operacji, ale także zdecydowanie wcześniej - jeszcze na etapie pracy zdalnej - przygotować strategię powrotu do „nowej normalności”. Dzięki temu, że produkcja raportowana była i jest na bieżąco, kadra kierownicza wiedziała, jakie obszary były najbardziej wydajne, które mają rezerwy, a w jakich mogą pojawić się kłopoty. W firmie z sektora meblowego przez braki w narzędziach analitycznych wszystkie informacje spływały z opóźnieniem, w związku z tym decyzje były przesunięte w czasie i obarczone ryzykiem.

Brak zmiany też jest zmianą

Zaprezentowane dwa - choć jaskrawe - przykłady obrazują, jak stabilna i przemyślana polityka popłaca. Dzięki inwestycjom w IT i rozwiniętej cyfrowej kulturze organizacyjnej jedna z firm mogła z otwartą przyłbicą stawić czoła kryzysowi. Podczas gdy druga przez braki na polu tak organizacyjnym, jak i cyfrowym, miała mocno ograniczone pole manewru. Przez zaniechania w obszarze cyfrowej kultury organizacyjnej, współpraca w krytycznym okresie była utrudniona. Co doskonale obrazuje brak możliwości telepracy, nawet w ograniczonej formie. Na miejscu musieli być ludzie, którzy łączyli halę produkcyjną z osobami decyzyjnymi, a w 2020 roku doskonale wiemy, że system zrobi to szybciej i lepiej niż człowiek, co pokazuje przykład producenta elementów elektrycznych. Tej firmie zastosowanie rozwiniętych narzędzi IT pozwoliło bez większych perturbacji przetrwać najcięższe chwile i sprawnie wychodzić z kryzysu.

Cyfrowe asekuranctwo i kurczowe trzymanie się „sprawdzonego” modelu, może słono kosztować. Transformacja wymaga wysiłku, ale błędów nie popełnia tylko ten, kto nic nie robi. Brak zmiany, też jest zmianą, ale nie na lepsze.

Autor: Łukasz Pieśniak, Implementation Consultant w BPSC
Źródło: www.bpsc.com.pl