Przepływy stanowe przyszłością procesów biznesowych

Dzisiaj procesy są obecne na każdym kroku. Są nadzorowane przez ludzi. To oznacza, że zwykła automatyzacja procesów już nie wystarcza. Takie ujęcie zredukowało rolę ludzi do elementu maszyno-podobnego. Możemy jednak wykorzystać ludzką wiedzę i elastyczność posługując się przepływami stanowymi.

Przepływy stanowe i sekwencyjne

Zanim opiszę przewagę przepływów stanowych nad sekwencyjnymi spróbujmy zrozumieć różnicę między nimi. Spójrzmy na bardzo powszechny przykład, znany większości z nas: zestaw do nawigacji GPS. Kiedy ustawisz miejsce docelowe dla swojej podróży, GPS zaproponuje trasę, pokaże ci szczegółowe instrukcje gdzie skręcić, gdzie jechać prosto. Jest tylko jeden plan podróży (może on co prawda mieć kilka wariacji w przypadku korków ulicznych) i jedna sekwencja ruchów. Prowadzisz samochód zgodnie ze wskazówkami podawanymi przez system GPS. Nie musisz myśleć, nie musisz podejmować decyzji. Jest to jak proces sekwencyjny. A teraz wyobraź sobie mapę, na której widzisz punkt startowy oraz cel podróży. Jadąc do celu możesz w niektórych miejscach podejmować decyzje, które w efekcie zmieniają twoją trasę. Tylko od ciebie zależy czy wybierzesz malowniczą drogę, czy też autostradę. To ty decydujesz czy w ogóle i gdzie zatrzymasz się na obiad. Oczywiście lista wyborów jest ograniczona, ponieważ ostatecznie musisz osiągnąć swój cel. Ale to ty decydujesz, jaką drogę obierzesz. Podobnie jest z przepływami stanowymi. Proces przechodzi od jednego stanu do drugiego, kiedy wydarzy się zdarzenie zewnętrzne (w tym wypadku twoja decyzja). Dzięki temu możesz kontrolować przynajmniej niektóre aspekty procesu. Wracając jednak do naszych procesów biznesowych, spróbujcie sobie wyobrazić proces Akceptacji Kontraktu, który ma trzy poziomy akceptacji: działu prawnego, finansowego oraz ostatecznie twojego szefa. Załóżmy, że wszystkie akceptacje możesz zdobyć w dowolnym porządku. W procesie sekwencyjnym proces akceptacji jest z góry ustalony, np.: na początku Kontrakt akceptuje dz. prawny, potem finansowy i na końcu twój szef. Nie możesz tego zmienić. W procesie stanowym jednak to człowiek decyduje, który z działów jako pierwszy powinien wyrazić swoją opinię (przy założeniu, że chcemy tą opcję pozostawić do decyzji użytkownika). Jedynym wymogiem jest tylko to, że ostatecznie użytkownik musi mieć akceptację wszystkich trzech osób.

Model stanowy jasno i precyzyjnie oddziela od siebie stany, w których proces oczekuje na „zadzianie się” specyficznej akcji (akceptacja dokumentu, jego weryfikacja, odrzucenie bądź prośba o poprawkę) oraz same przejścia między stanami, które mogą być pojedynczą akcją bądź sekwencją akcji. Zazwyczaj stany są miejscami, gdzie człowiek podejmuje decyzje, akcje są z góry zaprogramowane i wykonywane przez maszyny.

Model sekwencyjny zawiera i stany, i akcje na jednym wykresie. Przepływy sekwencyjne są przewidywalne. Rządzi nimi proces. Przepływami stanowymi rządzą elementy zewnętrzne takie jak np. człowiek. Mogą mieć one wiele ścieżek.

Jak to wpływa na biznes?

Teraz kiedy zdefiniowaliśmy różnicę między tymi dwoma typami przepływów, zadajmy sobie pytanie: jaki to ma wpływ na biznes? Dzisiejsze firmy muszą być niezwykle elastyczne, ich procesy muszą się stale zmieniać, by w sposób ciągły adaptować się do zmieniających się warunków rynkowych. W przeważającej ilości przypadków istnieje wiele alternatyw jednego procesu. Kiedy spojrzymy na proces Akceptacji Wydatków czy Zlecenie Zakupu, zazwyczaj mamy jedną ścieżkę z kilkoma możliwościami zmian, które zależą od typu zlecenia czy wydatków. W świecie sekwencyjnym musimy te wszystkie alternatywy przewidzieć i je zaprogramować. To czyni wykres słabo czytelnym, a proces staje się nieelastyczny (zmiany są bardzo skomplikowane). Nawet niewielka zmiana dokonana w definicji procesu wymaga zmiany na wszystkich alternatywnych ścieżkach. W środowisku przepływów stanowych wystarczy, że narysujesz główne założenia logiczne procesu i uwzględnisz wszystkie możliwości. Jeśli logika nieznacznie się zmieni, ty zmieniasz tylko część główną. To użytkownik decyduje, którą z alternatyw wybrać. Żeby lepiej zrozumieć ten problem popatrzmy na pierwszy przykład – Akceptację Kontraktu. Tak jak wspomniałem wcześniej, musimy uzyskać trzy akceptacje (dz. prawnego, finansowego i twojego szefa).

Tak będzie wyglądał proces sekwencyjny:



A tak będzie wyglądał proces stanowy:



Na tym etapie proces sekwencyjny jest lepszym wyborem. Bardzo jasno prowadzi cię od startu w stronę końca procesu. Ale w większości przypadków użytkownik może mieć swoje własne preferencje dotyczące kolejności pozyskiwania akceptacji. Może wiedzieć, że prawnik na pewno naniesie na tekst wiele zmian, dlatego to on powinien jako pierwszy zaakceptować dokument. Ta sytuacja może się różnić w zależności od działu, dlatego możesz uznać, że chcesz te wszystkie możliwości umieścić w procesie. I tu sprawa się komplikuje. W procesie stanowym nie musimy niczego zmieniać – kolejność akceptacji nie jest wbudowana w schemat procesu. Proces sekwencyjny musi mieć wbudowane wszystkie możliwości i alternatywne ścieżki. W konsekwencji ostateczny wykres procesu będzie wyglądał tak, jak ten poniżej:



Teraz mamy wszystkie możliwości i tą samą elastyczność jak w przypadku przepływów stanowych. Ale co się stanie jeśli dodamy czwartego akceptującego (twojego drugiego szefa)? W przepływie stanowym dodajemy po prostu jeszcze jeden stan.



W przepływie sekwencyjnym musimy dodać czwartą osobę oraz czwarty warunek („jeśli”). Spróbujcie sobie wyobrazić jak skomplikuje się teraz diagram.

Zalety przepływów stanowych

Pierwszą, ważną zaletą przepływów stanowych jest ich elastyczność zarówno w obszarze samego przebiegu procesu, jak i implementowania zmian. Szybkie spojrzenie na oba diagramy błyskawicznie pokazuje nam następną zaletę: ich czytelność. Procesy biznesowe wymagają współpracy wielu różnych ludzi zarówno z firmy, jak i spoza niej (konsultanci, klienci, partnerzy, etc…). Niektórzy z nich są osobami technicznymi, niektórzy są użytkownikami biznesowymi. Jedna, wspólna platforma zrozumiała i jasna dla wszystkich – to podstawowa kwestia umożliwiająca współpracę. Tak jak wspomniałem wcześniej, dzisiejszy biznes potrzebuje stale dostosowywać się do zmieniających się warunków otoczenia, a tym samym ciągle modyfikować swoje procesy. Jeśli wszystkie zaangażowane w proces strony nie mają możliwości odczytania i modyfikacji schematu, to zadanie staje się ekstremalnie trudne, jeśli nie niemożliwe. Analitycy biznesowi, użytkownicy, programiści muszą mówić tym samym językiem. Żeby stworzyć sekwencyjny proces zrozumiały przez wszystkich, musimy dołożyć warstwę, którą wszyscy będą w stanie zrozumieć. Każda zmiana w definicji procesu pociąga za sobą zmianę w warstwie biznesowej. Procesy stanowe dzielą się naturalnie na warstwę biznesową (stany i przejścia między nimi) i warstwę techniczną (zaprogramowane akcje). Nie ma potrzeby synchronizowania ich oraz weryfikacji czy do siebie pasują – znajduje się to bowiem w naturze procesów stanowych.

Krytyczna z punktu widzenia użytkownika jest także umiejętność zrozumienia całego procesu, tak by potem móc podejmować logiczne decyzje odnoście następnych akcji. W tym kontekście czytelność schematów staje się kluczowa dla zarządzania procesem. Użytkownik, który ma kontrolować proces może i powinien widzieć i rozumieć cały proces, powinien też wiedzieć, jakie ma opcje. Menedżerowie mają jasny obraz obecnego stanu i akcji. Widzą w jakiej fazie znajduje się proces w danym momencie. Mogą analizować to, co widzą, znajdywać stany, gdzie proces się zatrzymał. Dzięki temu skutecznie optymalizują proces poprzez poszukiwanie najkrótszej (najszybszej) ścieżki opierając się na zachowaniu uczestników procesu i historii przepływu. Podejście stanowe to ludzkie podejście do procesów. Kiedy myślimy o procesie zazwyczaj zastanawiamy się jaki jest jego obecny status (stan przepływu) i co się stanie potem. Kiedy człowiek rysuje proces, zazwyczaj wygląda on tak jak na obrazu poniżej:



I tak właśnie wygląda diagram procesu stanowego. Więc po co tłumaczyć ten diagram na nieczytelny wykres sekwencyjny?…



…skoro możemy zostawić diagram w tej samej formie, w jakiej go zaprojektowaliśmy?



Podsumowując: przepływy stanowe są jedynym logicznym wyborem w stale zmieniającym się otoczeniu biznesowym. Dają nam niezwykłą elastyczność niezbędną w procesie stałej adaptacji przepływów do zmiennych wymagań biznesowych. Są proste do modelowania, czego skutkiem jest czytelność tak kluczowa dla wszystkich osób biorących udział w modelowaniu przepływów (począwszy od analityków biznesowych, konsultantów, partnerów, klientów a skończywszy na programistach, którzy muszą wdrażać wypracowane rozwiązania). W końcu przepływy stanowe umożliwiają skuteczne zarządzanie oraz optymalizację.

Przede wszystkim jednak mają charakter ‘Human – Centric’, reprezentują bowiem sposób myślenia ludzi. Na potrzeby tego artykułu uprościłem kilka rzeczy, żeby móc jaśniej i precyzyjniej je wyjaśnić. Większość (jeśli nie wszystkie) przepływów można zaimplementować posługując się oboma typami przepływów. Przepływy stanowe mają jednak sporą przewagę nad sekwencyjnymi. Przepływy sekwencyjne natomiast lepiej sprawdzają się w sytuacjach, gdzie ścieżki są sztywno zdefiniowane i kontrolowane przez proces, co w niektórych przypadkach może być mocno pożądane.

Autor: Paweł Misiurewicz - Wiceprezes Zarządu Datapolis