Elektroniczna Wymiana Danych w biznesie – klucz do sukcesu Twojej firmy

 

Każdego dnia poświęcamy średnio 67 min. na poszukiwanie ważnej informacji, 39 min. na duplikowanie danych, a 29 min. na komunikację niepożądaną.

Większość informacji (ok. 80%) przetwarzanych i archiwizowanych w przedsiębiorstwach ma formę nieustrukturyzowaną i trudną do sformatowania. Procesu tego nie ułatwia też całokształt rozwiązań sprzętowo-programowych i organizacyjnych, na których zbudowana jest infrastruktura IT firm – system okazuje się niewystarczająco wydajny, aby zapewnić dynamiczne wyszukiwanie i przetwarzanie potrzebnych informacji. W efekcie niemal 1/5 tygodniowego czasu pracy mija nam na poszukiwaniu, gromadzeniu i analizie danych niezbędnych do realizacji zadań. Proces ten spowalniają przestarzałe narzędzia i systemy komunikacji. Wypracowanie więc mechanizmu kontroli nad danymi – ich generowaniem, utrwalaniem i wymianą - jest warunkiem zachowania płynności komunikacyjnej firmy i czasu dostarczenia docelowej usługi.

Prawie sześciu na dziesięciu pracowników twierdzi, że ich przedsiębiorstwa nie dostarczają im skutecznych narzędzi do zarządzania danymi oraz ich płynnej migracji w obiegu wewnętrznym i zewnętrznym firmy – wynika z badania Deloitte „Trendy HR 2014 – jak przyciągnąć i utrzymać pracowników w XXI wieku”. Stały przypływ informacji wymagających najpierw selekcji, potem przetworzenia zabiera dużo czasu i w rezultacie obniża efektywne i zaangażowane działanie.

Elektroniczny system obiegu danych w zestawieniu z tradycyjnym pozwala ograniczyć koszty zarządzania zasobami informacyjnymi przedsiębiorstwa nawet o 40%.

Według szacunków amerykańskiej firmy doradczej w papierowym systemie obiegu danych pracownik poświęca 12 minut na przetworzenie pojedynczego dokumentu, z czego 9 zajmuje jego poszukiwanie i późniejsza segregacja. Największe starty ponoszą pracownicy administracyjni - nawet 40% ich czasu zużywana jest na przetwarzanie nieistotnej dokumentacji, 20% to wyszukiwanie informacji, przy czym aż połowa tego procesu nie przynosi zamierzonego skutku.

Jak wykazują badania, ujednolicona komunikacja może o 75% skrócić czas, który statystyczny pracownik traci na nieefektywnych działaniach. Aby to osiągnąć konieczne jest zadbanie o usprawnienie procesu wymiany danych i optymalizację zarządzania nimi zarówno na poziomie firmy, jak i w relacji B2B.

EDI – STANDARD ROZWOJU BIZNESU

W dobie informacji sprawna komunikacja jest niekwestionowanym warunkiem sukcesu rynkowego firmy. Elektroniczna wymiana danych (EDI) jest tym rozwiązaniem, które dzięki usprawnianiu procesów wewnętrznych i wychodzących z firmy, zwiększa prawdopodobieństwo odniesienia sukcesu. To proces, który może następować zarówno pomiędzy różnymi strukturami działalności firmy, jak i zewnętrznymi systemami ICT.


Rys. 1. Architektura systemu EDI, Źródło: https://blog.soft-project.pl/

• programów odpowiedzialnych za księgowość - 20,3% firm (17% małych, 36% średnich),
• programów odpowiedzialnych za zarządzanie poziomem zapasów - prawie co trzecia średnia firma (30%) oraz co dziesiąte małe przedsiębiorstwo (12%),
• programów odpowiedzialnych za zarządzanie produkcją lub usługami – 15,3% firm (12% małych, 29% średnich),
• programów odpowiedzialnych za dystrybucję – 13,4% firm (11% małych, 25% średnich).

Wskazane jednak funkcjonalności dotyczą tylko oprogramowania pełniącego poszczególne funkcje niezależnie. Tym bardziej jest to miejsce dla zintegrowanych systemów zapewniających zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa globalnie.

Rys. 2. Małe i średnie przedsiębiorstwa w Polsce wykorzystujące wewnętrzną elektroniczną wymianę danych w latach 2009-2012. Źródło: Ekspertyza KPMG „Dojrzałość rynku elektronicznego biznesu typu B2B w Polsce na przykładzie doświadczeń we wdrażaniu działania 8.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007- 2013” na podstawie wyników badania „Wykorzystanie technologii informacyjno-telekomunikacyjnych w przedsiębiorstwach i gospodarstwach domowych‟, Główny Urząd Statystyczny 2009-2012.

71-83% MSP korzysta z rozwiązań umożliwiających EDI z zewnętrznymi systemami IT**

Zaczynając od systematycznego wzrostu od 2009 r., w 2012 już 73% przedsiębiorstw sektora MSP korzystało z rozwiązań automatyzujących wymianę informacji z zewnętrznymi systemami ICT. Wdrożenia tych technologii są szczególnie popularne wśród przedsiębiorstw średniego formatu (83%), w małych firmach wskaźnik ten jest niewiele mniejszy i sięga 71%.

Elektroniczna wymiana danych z zewnętrznymi systemami IT otwiera możliwość migracji zasobów nie tylko pomiędzy jednorodnymi systemami biznesowymi, ale także w konstelacji podmioty prywatne - publiczne, a jej przedmiotem mogą być właściwie wszystkie rodzaje informacji w zależności od typu przedsiębiorstwa, obszaru działalności oraz stopnia zautomatyzowania procesów wewnętrznych:

• wymiana danych w ramach realizacji dyspozycji płatniczych – korzysta 53% przedsiębiorstw z sektora MSP (ok. 69% średnich wobec ok. 50% małych firm).
• wymiana informacji dotyczących produktów – korzysta ponad 43% przedsiębiorstw sektora MSP (54% średnie, 41% małe firmy).
• wymiana dokumentów transportowych – korzysta ponad 24% firm sektora MSP (34% średnich, 22% małych firm). Wskaźnik dla Polski ma zbliżoną wartość co wskaźnik liczony jako średnia dla krajów UE – ok. 24%.

 

Rys. 3. Małe i średnie przedsiębiorstwa w Polsce korzystające z elektronicznej wymiany danych z podmiotami zewnętrznymi, w latach 2008-2012. Źródło: Ekspertyza KPMG „Dojrzałość rynku elektronicznego biznesu typu B2B w Polsce na przykładzie doświadczeń we wdrażaniu działania 8.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007- 2013” na podstawie wyników badania „Wykorzystanie technologii informacyjno-telekomunikacyjnych w przedsiębiorstwach i gospodarstwach domowych‟, Główny Urząd Statystyczny 2009-2012.

INTEGRACJA PROCESÓW BIZNESOWYCH I ŁAŃCUCH DOSTAW – ZASTOSOWANIE EDI NA RYNKU

Rozwój systemów Elektronicznej Wymiany Danych należy rozpatrywać na dwóch płaszczyznach: technologicznej i organizacyjnej. Pierwsza z nich jest reprezentowana przez rozwój oprogramowania służącego do realizacji wymiany komunikatów. Do najistotniejszych z nich można zaliczyć Architekturę Zorientowaną na Serwisy oraz Serwery XML. Druga płaszczyzna rozwoju dotyczy natomiast popularyzacji na polskim rynku rozwiązań EDI:

Integracja Procesów Biznesowych – założenia: 

• w pełni zautomatyzowany sposób wymiany i konwersji
• wykorzystanie mechanizmów kontroli i sterowania przesyłem danych 
• obniżenie kosztów operacyjnych związanych z migracją danych pomiędzy różnymi systemami 
• lepsze wykorzystanie zasobów ludzkich – szybka i precyzyjna dystrybucja danych, stały dostęp do zasobów

Typy zastosowań PBI:

1. Integracja wszystkich/części działających aplikacji biznesowych w centralny system obiegu danych:
   - wydajna konwersja danych między różnymi aplikacjami w czasie rzeczywistym
   - zaawansowana dystrybucja: właściwe dane we właściwym czasie, do właściwego miejsca
   - możliwość monitorowania ścieżki przepływu danych
2. Systemy konwersji danych z poprzednio funkcjonujących aplikacji i baz danych wykorzystywany podczas migracji informacji pomiędzy różnymi systemami biznesowymi: 
   - zgodna z logiką biznesową translacja danych
   - zapewnienie integralności i kompletności wprowadzanych danych

Łańcuch Dostaw - niezależnie do sektora działalności, automatyzacja łańcucha dostaw stanowić będzie decydujący test żywotności e-biznesu firmy, korzyści wynikające z wdrożenia tego modelu są policzalne w wielu obszarach:

• redukcja poziomu zapasów, kosztów magazynowania 10-20%
• poprawa jakości obsługi dostaw
• zwiększenie wydajności pracownika 2-5%
• redukcja kosztów transportu 2-5%
• zwiększenie obrotów firmy bez zatrudniania dodatkowego personelu 5-10%

OPROGRAMOWANIE PUDEŁKOWE I AUTORSKIE – KTÓRE I DLACZEGO WDROŻYĆ?

Przedsiębiorstwa mogą zdecydować się na dedykowane rozwiązanie, wykorzystujące autorskie oprogramowanie tworzone z uwzględnieniem aktualnych potrzeb firmy lub wdrożyć jeden z seryjnie produkowanych gotowych pakietów programów. Alternatywą dla tych rozwiązań jest usługa aplikacji bazującej na wymianie danych w standardzie EDI, dostępna jako rozwiązanie chmurowe w modelu SaaS. Dzięki trybowi pay-per-use rozwiązanie pozwala w znacznym stopniu zoptymalizować koszt użytkowania systemu.

Specjalizacja działalności danej firmy narzuca też często niestandardowy przepływ komunikacji biznesowej, co oznacza, że optymalnym rozwiązaniem dla efektywnej obsługi procesów wymiany jest opracowanie nowego, spersonalizowanego systemu. Efektywność modelu EDI jest uwarunkowana stopniem integracji systemów przetwarzania z istniejącą infrastrukturą elektroniczną w firmie – obejmuje to: czytniki kodów paskowych, terminale płatnicze, lokalne systemy księgowe, produkcyjne systemy diagnostyczne i wiele innych. Osiągnięcie pełnej integracji, oznaczającej kompletne wykluczenie działań człowieka z procesu przepływu danych, jest niewykonalne. W interesie firmy leży jednak, jak najwyższy jej poziom – podkreśla Adrian Lapierre.

EKONOMICZNE ASPEKTY WDROŻENIA EDI

Strategia oprogramowania i planowania wdrożenia systemu EDI w całej strukturze handlowej jest działaniem złożonym i odbywa się na wielu poziomach. Przykłady udanych wdrożeń EDI pokazują, że największe korzyści tego procesu mają charakter zmian jakościowych na kilku poziomach.

Redukcja kosztów administracyjnych

Obok standardowych kosztów związanych z wysyłaniem dokumentów przetwarzanych na przestrzeni całego roku, dochodzi również czas spędzony na zbieraniu i segregowaniu tych informacji, wprowadzaniu ich do bazy, wypełnianiu formularzy, archiwizowaniu, wysyłaniu pocztą lub faksem, kontrolowaniu poprawności dokumentu i korekcie ewentualnych pomyłek. Wymiana danych bezpośrednio między aplikacjami komputerowymi eliminuje częste i kosztowne błędy powstające przy manualnym wprowadzaniu danych.

Przyspieszenie realizacji transakcji

Jak podaje Lapierre - Właściwie funkcjonujący system EDI umożliwia istotne skrócenie cyklu obejmującego odpowiednio: zamówienie, sprzedaż, fakturowanie, dostawa, zapłata. Pozwala to na lepsze wykorzystanie powierzchni magazynowych oraz zmniejszenie wielkości niezbędnych zapasów. Szybszy obieg dokumentów handlowych przyspiesza obieg pieniężny oraz uwalnia kapitał obrotowy. Przy szacowanych dzięki EDI oszczędności należy brać pod uwagę skrócenie czasu dostawy, redukcję zapasów zabezpieczających popyt w okresie dostawy. EDI prowadzi nie tylko do szybszej realizacji transakcji handlowych, ale także zabezpiecza cały łańcuch dostaw. To efekt lepszej i precyzyjniejszej informacji, jaka jest wymieniana między partnerami. Bezpieczeństwo danych wynika również ze zmniejszenia liczby błędów operatorów.

Umocnienie pozycji rynkowej

Najważniejszą zmianą jest zmiana sposobu prowadzenia biznesu. Związane z tym korzyści strategiczne polegają na umocnieniu relacji rynkowych., lepszej obsłudze klienta, wzmocnieniu związku między partnerami handlowymi, wzrost konkurencyjności firmy oraz zwiększenie produktywności załogi. Firmy dokonujące oceny ratingowej potencjalnych kontrahentów przywiązują dużą rolę do korzystania z systemu EDI. Oceniając inwestycje poniesione na EDI warto porównać zmiany i korzyści, jakie czerpie z tego całe przedsiębiorstwo, w zestawieniu z kosztami reorganizacji tylko tych obszarów firmy, które będą bezpośrednio zaangażowane w EDI. Elektroniczne fakturowanie i elektroniczne przekazy pieniężne mogą przynieść największe korzyści w dziale księgowości, ale ich efekty będą również zauważalne w dziale sprzedaży, produkcji i innych.

EDI W BIZNESIE – PRZYKŁADY WDROŻEŃ

Odpowiednie narzędzia do efektywnego zarządzania procesami sprzedażowymi, to nieodzowny element funkcjonowania firmy w dzisiejszym otoczeniu biznesowym. Szczególnie istotny z perspektywy branży handlowej, dla której wydajne nadzorowanie sprzedażą i wynik finansowy, to warunki utrzymania na silnie konkurencyjnym rynku.

Dzięki większej dostępności, szerokiej ofercie usług, pełnej integracji procesów biznesowych i systemowemu wsparciu „end to end”, biznes coraz częściej wykorzystuje do tego celu technologie cloudowe. W ramach kompleksowych rozwiązań chmura zapewnia m.in. zarządzanie kadrami, płacami, magazynem, dostawami, prowadzenie rozliczeń księgowych czy relacji z klientami. Dla firm z branży handlowej to możliwość uzyskania pełnowymiarowego, zdywersyfikowanego wsparcia na kilku równoległych poziomach: logistycznym, serwisowym i e-commerce – wylicza Adrian Lapierre.

Przykładem zastosowania takiej kompleksowej obsługi jest marka Lilou znana na rynku jako producent biżuterii i akcesoriów. Firma korzysta z systemu ERP w chmurze i integracji z oprogramowaniem sklepu internetowego.

W ramach współpracy z SoftProject otrzymujemy wszystkie niezbędne do działania firmy elementy infrastruktury i usług IT, w tym: hosting, utrzymanie systemu magazynowo - księgowego, wsparcie techniczne i helpdesk dla naszych pracowników. Obsługa zapewnia nam dostawę sprzętu, dostęp do Internetu oraz doradztwo w zakresie wspierania rozwoju firmy w obszarze informatyzacji wszystkich procesów biznesowych. W celu usprawnienia i integracji prowadzonych działań partnerzy stworzyli zespół współpracujących ze sobą aplikacji. Opracowane zostało wdrożenie systemu obsługi kodów kreskowych, moduł produkcji i optymalizacja procesów zawiązanych z przyjęciem towaru i sprzedażą, integracja sklepu internetowego z oprogramowaniem magazynowo – księgowym oraz projekt serwisu www i e-commerce. System serwisu sprzedaży wsparty został aplikacją mobilną na iPad i elektroniczną obsługą gwarancji, sprzęgając krajowe systemy księgowe z francuskim oddziałem firmy – informuje Antoine Danzon, Dyrektor Finansowy Lilou.

Kolejnym przykładem wykorzystania kompleksowego rozwiązania, które integruje i automatyzuje wszystkie procesy wymiany dokumentów realizowane między firmą a otoczeniem zewnętrznym, jest BE&W – najstarsza, polska agencja fotograficzna, w której posiadaniu znajduje się ogromna baza fotografii.

Tak duży zasób wymaga zapewnienia wydajnej obsługi klienta i dostosowania do zmieniającego się rynku elektronicznego. Aby zintegrować te cele zdecydowaliśmy wdrożyć innowacyjny system, który będzie łączył w sobie formułę serwisów microstockowych, zapewniając przy tym obsługę rynku prasowego. Celem projektu, który realizujemy we współpracy z firmą SoftProject jest stworzenie systemu informatycznego umożliwiającego pełne zautomatyzowanie komunikacji i wymiany danych z naszymi partnerami na możliwie wszystkich polach działalności. Prace obejmują także automatyzację wymiany zasobów cyfrowych z wykorzystaniem rozwiązań EDI, formuły SaaS oraz przetwarzania danych w oparciu o rozwiązania data mining. Proces ten pozwoli m.in. skrócić czas potrzebny na wystawienia faktury redukując niemal całkowicie błędogenny czynnik ludzi. W ramach współpracy z dostawcami wdrożony zostanie także system B2B z modułami funkcjonalnymi i modułem aplikacji internetowej - podaje Bolesław Edelhajt, Prezes Zarządu Agencji Fotograficznej BE&W.

System dostarczy również platformę SaaS dla fotografów, którzy dzięki niej będą mogli publikować zdjęcia newsowe niemal w czasie rzeczywistym, zaraz po ich wykonaniu. Umożliwi także zarabianie na zdjęciach osobom, które nie będąc zawodowymi fotografami wykonują niepowtarzalne zdjęcia telefonami komórkowymi. Intuicyjny system działający w chmurze prywatnej będzie więc dostępny na urządzeniach mobilnych i na komputerach.

BIZNES TO SPRAWNA KOMUNIKACJA - JESTEŚ W EDI ALBO POZA NIM

Dzięki rozwiązaniom EDI możliwa stała się współpraca starych systemów z nowymi, a w rezultacie tej integracji - lepszy kontakt z partnerami i klientami. Korzyści, które wynikają z wdrożenia tej koncepcji są policzalne nie tylko na poziomie operacyjnym - redukcja kosztów, eliminacja błędów podczas wprowadzania danych, szybszy czas wymiany informacji, ale również na poziomie relacji biznesowych. Wzmocnienie więzi między kontrahentami i większe wykorzystanie procedury just-in-time, to powody, dla których EDI to niezbędny standard komunikacji nie tylko na linii system-system, ale business-to-consumer, -to-business, -to-partner.