Analiza przedwdrożeniowa ważnym aspektem implementacji systemu elektronicznego obiegu dokumentów

Katgoria: ECM / Utworzono: 24 październik 2015

Primesoft

Coraz więcej polskich przedsiębiorców i managerów zauważa potrzebę wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów – rozwiązania, które optymalizuje procesy biznesowe  i przekłada się na uzyskanie efektywniejszych wyników. Kluczowym elementem każdej implementacji jest precyzyjnie przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa, o której opowiadają nam eksperci z firmy Primesoft Polska. To właśnie ona jest najważniejszym etapem każdego projektu i decyduje o sukcesie implementacji.

REKLAMA

Przebieg analizy

Celem spotkania analitycznego jest dokładna weryfikacja potrzeb i problemów występujących  u klienta w zakresie obiegu informacji oraz szczegółowa identyfikacja procesów biznesowych przebiegających w danym przedsiębiorstwie, które zostaną objęte wdrożeniem. Firmy oferujące analizę przedworożeniową są cenione na rynku ze względu na dużą elastyczność ich produktu. Klient może mieć pewność, że proponowany przez nie system nie jest tylko pudełkowym rozwiązaniem, lecz rzeczywiście zostanie indywidualnie dopasowany do wymogów odbiorcy.

Czas trwania analizy jest różny, w zależności od stopnia złożoności procesów i zakresu wdrożenia systemu workflow. W poznańskiej spółce Primesoft Polska tego typu spotkania i rozmowy  z klientem trwają od 2 do 3 dni roboczych.

Od wielu lat działamy na rynku, mamy na swoim koncie setki zrealizowanych projektów, nasi eksperci posiadają bogate know how, dlatego przeprowadzona przez nas analiza zawsze jest precyzyjna. Chcemy podczas jej przebiegu dokładnie poznać wszystkie procesy odbywające się w przedsiębiorstwie planującym skorzystać z naszego systemu V-Desk – mówi Dariusz Jarczyński z Primesoft Polska.

W rozmowach uczestniczą kluczowe osoby ze strony firmy mające związek z obszarami objętymi implementacją, które przekazują wdrożeniowcom niezbędną wiedzę biznesową na temat projektowanego przez nich procesu. Najczęściej są nimi dyrektorzy finansowi, managerowie poszczególnych komórek oraz księgowi mający na co dzień styczność z przepływem danych dokumentów np. faktur, umów, zamówień, wniosków itd. Bardzo istotne jest, by już na samym początku ze strony firmy zainteresowanej wdrożeniem zaangażowana została osoba, która będzie opiekunem biznesowym systemu.

Analiza i co dalej?

Wnikliwa analiza pozwala poznać konsultantom zasady funkcjonowania danej firmy i dzięki temu lepiej dopasować system workflow. Specjaliści z Primesoft Polska weryfikują podczas analizy stan zastany u klienta starając się podpowiedzieć właściwe, najbardziej optymalne rozwiązania dla jego lepszego funkcjonowania.

Już na tym etapie doradzamy, jakich zmian wymagają procesy, by wdrożony system elektronicznego obiegu dokumentów spełnił swoje założenia – doprecyzowuje Michał Matejko z Primesoft Polska.

Po przeprowadzonej analizie przedwdrożeniowej przygotowywany jest dokument podsumowujący spotkanie analityczne – zawierający opis specyfikacji projektu wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów V-Desk w danej firmie. Dopiero na tym etapie z reguły szacowane są koszty implementacji i harmonogram działań. Po uzyskaniu akceptacji od Klienta, kolejnym krokiem jest rozpoczęcie prac projektowych i wdrożeniowych. Szacunkowy czas trwania projektu to około 3-4 miesiące, obejmuje on: spotkania, konfigurację systemu, prace integracyjne, testy oraz profesjonalne szkolenia dla pracowników, którzy będą użytkownikami V-Desk.

Firma Primesoft Polska posiada bogate doświadczenie w projektowaniu i wdrażaniu rozwiązań klasy workflow dlatego też coraz więcej firm decyduje się na skorzystanie z ich oferty. Warto pamiętać, że klienci, którzy decydują się na wybór partnera biznesowego (w tym przypadku producenta systemu elektronicznego obiegu dokumentów) z reguły nawiązują z nim długofalową współpracę z perspektywą rozbudowy systemu.

Źródło: Primesoft

Najnowsze wiadomości

Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes

W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF

SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.

Czytaj całość

Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.

Czytaj całość

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością

Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP

Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.

Czytaj całość

SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP

Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.

Czytaj całość

Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)

Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.

Czytaj całość

Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników

Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.

Czytaj całość

Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej

Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".

Czytaj całość