Recepta na perfekcyjne wdrożenie

---

Bakoma Sp. z o. o. powstała w 1989 roku i jest jednym z największych polskich producentów przetworów mlecznych, posiada w swojej ofercie około 130 różnych rodzajów galanterii mlecznej. Siedziba firmy znajduje się w Warszawie, a produkcja jogurtów, serków i deserów mlecznych odbywa się w nowoczesnym zakładzie w Elżbietowie koło Sochaczewa.
Bakoma należy do koncernu spożywczego, w skład którego wchodzą m.in. Polskie Młyny S.A. – młyny w Brzegu, Teresinie i Bydgoszczy – producent mąki Szymanowskiej, Biotanol S.A. (producent biopaliw) oraz Komagra i Bioagra OIL. Zakres działalności koncernu obejmuje skup i przetwórstwo mleka, przetwórstwo zboża i produkcję pasz oraz produkcję roślinną i zwierzęcą.

---

Firma Bakoma to nowocześnie zarządzane przedsiębiorstwo, które funkcjonuje na polskim rynku już od ponad dwudziestu lat. Od dziesięciu lat Bakoma korzysta z oprogramowania wspomagającego zarządzanie personelem firmy TETA SA, zbudowanego na bazie danych Oracle. Z oprogramowania TETY korzystają także wszystkie spółki z koncernu spożywczego, w którego skład wchodzi Bakoma.

Kiedy w roku 1999 wdrażaliśmy system do zarządzania personelem, wynikało to przede wszystkim z tego, że nasz stary system HR był mało skuteczny, nienowoczesny, niestabilny i mało wrażliwy na zmiany. Firma TETA oferowała nam produkt, który nie tylko spełniał nasze ówczesne wymagania, ale przez lata zmieniał się i rozbudowywał – tak jak nasze potrzeby. Gdy nasza firma zaczęła się rozwijać i tworzyć kolejne spółki rozbudowując przez lata koncern spożywczy, to nowe firmy również zaczęły korzystać z systemu TETA Personel – mówi Dariusz Kubaszewski, Administrator systemu HR w Bakomie.

Pracownicy Bakomy to bardzo świadomi i wymagający użytkownicy, którzy wiedzą, że nowoczesne oprogramowanie HR nie tylko usprawnia pracę specjalistów działów kadrowopłacowych, ale przede wszystkim pozwala na sprawne zarządzanie procesami związanymi z obsługą pracowników. Początkowo głównym zadaniem wdrażanej aplikacji była ewidencja danych i automatyzacja procesów kadrowo-płacowych, ale z biegiem czasu potrzeby firmy rosły i zmieniało się także podejście do zarządzania tymi procesami.

Każde nowe wdrożenie przynosiło kolejne usprawnienia, kolejne nowości, kolejne korzyści. Gdy w 2006 roku uruchomiliśmy moduł TETA HRM, dzięki któremu zautomatyzowaliśmy m.in. obsługę urlopów pracowniczych korzyści były widoczne od razu. Dlatego długo nie wahaliśmy się, gdy pojawiła się możliwość wdrożenia nowej wersji systemu TETA Personel, zbudowanego w technologii .NET. Wcześniejsza wersja systemu spełniała oczywiście wszystkie nasze oczekiwania, ale mieliśmy też pewność że ta nowoczesna technologia przyniesie kolejne usprawnienia i udogodnienia w naszej codziennej pracy – mówi Dariusz Kubaszewski.

Projekt wdrożenia TETA Constellation w Bakomie pojawił się już w 2006 roku podczas pierwszej premierowej prezentacji produktu na Kongresie Użytkowników Oprogramowania TETA.

TETA była wtedy w trakcie intensywnych prac nad tym nowym produktem, ale już wtedy aplikacja bardzo mi się spodobała. System HR napisany w technologii .NET wydawał się bardzo elastyczny i bardzo nowoczesny. Oczywiście prezentowana w Wiśle aplikacja znajdowała się na innym poziomie rozwoju niż teraz – przed twórcami systemu była jeszcze długa droga i wiele pracy. Ale trzymałem rękę na pulsie śledząc rozwój i postępy prac nad nowym produktem, i gdy tylko uznałem że przyszedł właściwy moment podjęliśmy ostateczną decyzję o migracji na nową technologię – wspomina Dariusz Kubaszewski.

Po pierwsze – dobry haromonogram prac

Decyzja o wdrożeniu aplikacji TETA Personel zbudowanej w technologii .NET zapadła ostatecznie na początku 2009 roku. Rozpoczęcie prac związanych z projektem nastąpiło w marcu 2009 roku. Ze względu na specyfikę firmy i bardzo sprecyzowane wymagania, istotną sprawą było dokładne przygotowanie projektu i harmonogramu wdrażanego rozwiązania.

Zmiana interfejsu na TETA Constellation jest znacznie prostszym projektem niż normalne wdrożenie systemu. Ale użytkownicy muszą mieć świadomość, że nie jest to tylko instalacja nowej wersji. Dlatego cały proces trzeba traktować jak osobny projekt. Bakoma to duża firma – duża baza danych, osiem spółek, dane prawie dwóch tysięcy pracowników, setki wniosków urlopowych miesięcznie, duża grupa użytkowników do przeszkolenia. Wiedzieliśmy, że przed nami bardzo wiele pracy. Bardzo ważne było więc takie zaplanowanie całego przedsięwzięcia, aby cały proces przebiegał bez zakłóceń i przede wszystkim, by zminimalizować ryzyko jego negatywnego wpływu na procesy kadrowo-płacowe. Oczywiście ważne było, by prace realizowane były zgodnie z projektem i przebiegały zgodnie z harmonogramem, ale żeby był też czas na dodatkowe zadania, które pojawiają się zawsze w trakcie realizacji każdego projektu – mówi Joanna Krause, Menedżer Projektu z TETA SA.

Cały projekt migracji realizowany był w ośmiu spółkach koncernu spożywczego i obejmował aplikację TETA Personel. Przy opracowywaniu harmonogramu prac konieczne było uwzględnienie innych projektów realizowanych w Bakomie, a także dodatkowych prac, które mogły angażować pracowników kluczowych przy projekcie. Ważne było także uwzględnienie standardowych prac związanych z pracownikami – terminy rozliczeń płac, przygotowywania planów kosztów, ocen pracowniczych itp. Wzięto pod uwagę również dostępność zasobów i pracowników zaangażowanych w projekt – przecież wdrożenie przypadało na letnie miesiące, kiedy wielu pracowników przebywa na urlopach.

Bakoma korzysta z wielu programów – w związku z tym przeszliśmy już wiele wdrożeń, ale też dzięki temu wiele się nauczyliśmy. Zwykle wdrożenie oprogramowania kojarzy się pracownikom z prawdziwą rewolucją – napięty harmonogram działań, dodatkowe zadania, dodatkowe obowiązki, wiele nowości, wiele zmian. I zazwyczaj nie są to dla pracownika pozytywne skojarzenia. Dlatego w przypadku wdrożenia związanego z migracją na nową wersję TETA Personel.NET postanowiliśmy, że będzie inaczej – skutecznie, ale i spokojnie. I wszystkie konieczne do wykonania prace zaplanowaliśmy na sześć miesięcy – mówi Dariusz Kubaszewski.

Prace zostały podzielone na trzy podstawowe etapy – szkolenia administratorów, szkolenia użytkowników, parametryzację i wdrożenie aplikacji.

Po drugie – szkolenia użytkowników

Nasze doświadczenie wskazuje, że najczęstsze przyczyny problemów, które pojawiają się w bieżącej pracy z systemami informatycznymi – nie wynikają z winy tych systemów. W bieżącej pracy pracownikom bardzo często przeszkadza to, że nie znają w pełni aplikacji. Zawsze jest za mało czasu na szkolenia, za mało czasu na swobodne eksperymenty, na samodzielne sprawdzenie jak działają nowe funkcje. To oczywiste – gdy pracy jest dużo, to zawsze brak jest czasu na szkolenia. W Bakomie realizacja projektu była zatem doskonałą okazją do kompleksowego przeszkolenia wszystkich użytkowników. I co najważniejsze – na te szkolenia przeznaczono bardzo dużo czasu – mówi Joanna Krause, Menedżer Projektu z TETA SA.

Szkolenia użytkowników zaplanowano na trzy miesiące i każdy miesiąc dotyczył innego obszaru aplikacji TETA Personel.NET. Pierwszy miesiąc to czas zapoznania się z systemem TETA Personel.NET – jego ogólną obsługą i możliwościami. Szkolenia objęły również wszystkie funkcjonalności w module Kadry. Drugi miesiąc dotyczył naliczania listy płac, księgowania i pozostałych funkcjonalności obejmujących moduł Płace. Natomiast trzeci miesiąc przeznaczony został na szkolenie z pozostałych modułów wspomagających – umowy cywilno-prawne, świadczenia socjalne, rekrutacja.

Zgodnie z przyjętymi założeniami w pierwszym etapie pracownicy TETY przeszkolili administratorów z pełnej funkcjonalność nowej aplikacji. Następnie zadaniem administratorów było przekazanie całej swojej wiedzy pozostałym użytkownikom.

Szkolenia odbywały się na specjalnie przygotowanym koncie testowym, na którym zaimplementowano rzeczywiste dane firmy. To było bardzo istotne, by przy szkoleniach użytkownicy korzystali z swojej bazy danych – dzięki temu łatwiej mogli przyswoić wiedzę i wykonywać czynności, które później wykorzystują w swojej bieżącej pracy.

W każdej z naszych spółek działy kadrowo-płacowe funkcjonują w odrębny sposób – w niektórych spółkach pracownicy obsługują całość procesów, w innych natomiast – zajmują się tylko pewnymi obszarami i korzystają tylko z części funkcjonalności. Podczas szkoleń z TETA Personel.NET przyjęliśmy jednak założenie, by każdy z użytkowników, niezależnie od obsługiwanego obszaru, zaznajomił się z pełną funkcjonalnością nowej aplikacji. Tak aby w momencie uruchomienia systemu w nowej wersji użytkownicy czuli się z aplikacją swobodnie i bez problemów z niej korzystali. I to założenie udało się nam zrealizować – mówi Dariusz Kubaszewski z Bakomy.

Po trzecie – czas na wdrożenie

Równolegle ze szkoleniami realizowane były prace wdrożeniowe przygotowujące bazy Bakomy do migracji na nową wersję. Podstawowym celem tych prac było zasilenie dodatkowych struktur bazy danych, wykorzystywanych przez TETA Constellation. Ten etap prac wykonywali pracownicy TETY przy wykorzystaniu przygotowanych w tym celu mechanizmów.

Przejście na TETA Constellation to był dla nas także doskonały moment na zweryfikowania i uporządkowanie procedur funkcjonujących w naszej firmie. Mogliśmy się im przyjrzeć z perspektywy – i odpowiedzieć na pytanie co można robić lepiej, co można usprawnić, co zmodyfikować. Tym bardziej, że TETA Constellation w niektórych obszarach odbiega swoimi rozwiązaniami od wcześniejszej wersji systemu – pewne rzeczy są rozwiązane znacznie bardziej nowocześnie i funkcjonalnie. Dodatkowo była to doskonała okazja do porządków w bazach danych – bo gdy tak jak w Bakomie korzysta się dziesięć lat z systemu informatycznego, to w bazie danych pojawia się wiele rzeczy, które z czasem stają się nieaktualne – mówi Dariusz Kubaszewski.

W kolejnym etapie konieczne było wykonanie prac parametryzacyjnych poszczególnych modułów – m.in. aplikacji Kadry, aplikacji Płace, Modułu Obsługi Płatności, Modułu Rozliczanie Czasu Pracy. Konieczne było również przygotowanie dwóch interfejsów do systemów zewnętrznych. Administratorzy systemu HR z Bakomy w tym czasie przygotowywali wszelkie potrzebne do pracy raporty i zestawienia.

Wszystkie prace związane z przygotowaniem danych i parametryzacją wykonywane były na specjalnie do tego celu przygotowanej koncie. Po zakończeniu prac przygotowawczych przeprowadziliśmy wszelkie testy sprawdzające funkcjonowanie aplikacji, a następnie wykonaliśmy testową listę płac. I gdy wszystko zostało już sprawdzone i ostatecznie zaakceptowane – dane wraz ze składnikami parametryzującymi przenieśliśmy do bazy rzeczywistej. No i od tej pory wszystkie nasze działania odbywały się już na aplikacji TETA Personel.NET – mówi Joanna Krause z TETY.

Po czwarte – uruchomienie systemu

Uruchomienie rzeczywistej bazy danych TETA Constellation zaplanowano i zrealizowano w sierpniu – za ten miesiąc na systemie TETA Personel.NET naliczono wynagrodzenia pracowników wszystkich spółek.

Dla użytkowników systemu ostateczne przejście na system TETA Constellation odbyło się właściwie z dnia na dzień – jednego dnia wszyscy pracowali jeszcze na „starej” wersji systemu, a już następnego – na TETA Constellation. Oczywiście w pierwszych dniach po uruchomieniu asystowali nam pracownicy TETY – którzy wraz z administratorami z Bakomy stworzyli tzw. gorącą linię, by szybciej reagować na pytania i szybciej rozwiązywać problemy użytkowników. Ale tak naprawdę to nie mieliśmy żadnych problemów – gdyż starannie się do tego momentu przygotowaliśmy i przewidzieliśmy prawie wszystko. Niezaprzeczalnie wynikało to z faktu, że wszyscy użytkownicy byli dobrze przeszkoleni, dobrze czuli się z nową aplikacją i świetnie się nią posługiwali – wspomina Dariusz Kubaszewski.

…i projekt zakończony

Od samego początku TETA Personel.NET wydawał się nam bardzo nowoczesnym i przyjaznym systemem. I w praktyce okazało się to prawdą – aplikacja ma bardzo przyjazny interfejs, co sprawia, że pracownikom wygodnie i bezproblemowo się na niej pracuje. Dla nas najbardziej istotne jest także to, że TETA Personel.NET jest bardzo elastyczna – administrator, a nawet bardziej zaawansowany użytkownik, za pomocą dodatkowych narzędzi może elastycznie dopasowywać aplikację do swoich potrzeb. Łatwo można mieć zdefiniowane własny wygląd aplikacji, łatwo generować wydruki i eksportować je do Excela, a to dla zwyczajnego użytkownika ma istotne znaczenie. Dodatkową korzyścią migracji jest też takie przeszkolenie użytkowników, że stali się oni bardzo samodzielni i rzadko potrzebują pomocy i interwencji administratora systemu – podsumowuje Dariusz Kubaszewski.

Źródło: UNIT4