Jak sprawnie zarządzać 1200 pracownikami markowej perfumerii?

W Polsce pierwsza perfumeria Douglas otwarta została w 2001 roku we Wrocławiu. Dzisiaj Douglas ma 97 sklepów o zróżnicowanych formatach w 48 miastach. Wynajmuje ponad 26.000 m² powierzchni w centrach handlowych i w lokalach przy ulicach handlowych. Szczególne miejsce w portfelu sklepów zajmuje Douglas House of Beauty w warszawskiej Arkadii – sklep flagowy i największa perfumeria w Polsce o powierzchni 1200 m². W asortymencie pielęgnacyjnym, makijażowym i zapachowym Douglas ma 20.000 produktów luksusowych i popularnych, w tym ponad 40 marek na wyłączność (m.in. Giorgio Armani Cosmetics, Bobbi Brown, La Mer, Tom Ford). Niezależnie od tego, jakie kosmetyki klient wybiera zawsze ma możliwość skorzystania z profesjonalnego doradztwa konsultantów.

Dzisiejszy koncept Douglasa to zintegrowana usługa będąca połączeniem sprzedaży kosmetyków i bogatej oferty serwisowej (manicure, pedicure, profesjonalny makijaż, gabinety spa) a także „edukacyjnej” w formule Szkoły Makijażu.

Wyzwanie

Do sierpnia 2010 roku Douglas Polska Sp. z o.o. powierzał sprawy pracownicze firmie zewnętrznej. W związku z bardzo dynamicznym rozwojem – na koniec 2010 roku w sieci perfumerii pracowało już 1200 osób – Spółka postanowiła utworzyć we własnych strukturach dział administracji personalnej i płac.

Przejęcie obowiązków związanych z prowadzeniem kadr i płac dla tak rozbudowanej grupy pracowniczej wymagało podjęcia decyzji o zakupie systemu informatycznego wspomagającego pracę spółki w tym obszarze.

System miał być intuicyjny, przejrzysty i łatwy w użytkowaniu, tak aby czas szkolenia ograniczyć do minimum. Nowy dział nie odczuwał jeszcze wielu potrzeb – te dopiero powstawały – dlatego też oczekiwano, że wdrożone rozwiązanie będzie elastyczne i będzie je można dostosowywać do pojawiających się potrzeb. – mówi Magdalena Litwińczuk-Dukała, Kierownik Działu Kadr i Płac w Douglas Polska Sp. z o.o. W przypadku zmian w organizacji system miał „iść za firmą”, być zmieniany w miarę jej rozwoju (np. nowe kierunki raportowania). Istotna była kompatybilność rozwiązania z innymi systemami (Płatnik, e-PFRON, portal sprawozdawczy GUS) oraz aktualizacje zgodnie z obowiązującym prawem.

Douglas Polska Sp. z o.o. rozpoczął samodzielne prowadzenie administracji personalnej i naliczanie płac. Kluczowym oczekiwaniem było skuteczne i sprawne wdrożenie, przeprowadzone w możliwie najkrótszym czasie. Firmie zależało też na imporcie danych archiwalnych od 2001 r., tj. od początku istnienia firmy.

Dlaczego Macrologic?

Nowe wyzwanie, jakim była samodzielna obsługa kadrowo-płacowa 1200 pracowników, wymagało od Spółki podjęcia szybkich i efektywnych działań. Dla Douglas Polska Sp. z o.o. kluczowym elementem przy wyborze systemu było znalezienie takiego dostawcy, który nie tylko zaimplementuje rozwiązanie, ale będzie służył kompleksowym doradztwem.

Rozważaliśmy oferty kilku dostawców oprogramowania. To, co wyróżniało Macrologic, to duża elastyczność. Firma gwarantowała możliwość dostosowania systemu do specyfiki struktury naszej organizacji. Jako jedyny Macrologic zaproponował szybkie i poprawne wdrożenie oczekiwanych przez nas funkcjonalności systemu kadrowo-płacowego. Proces implementacji i uruchomienia modułu kadrowo-płacowego trwał miesiąc, oczywiście przy ścisłej współpracy z konsultantem Macrologic. – mówi Magdalena Litwińczuk-Dukała, Kierownik Działu Kadr i Płac w Douglas Polska.

Powody, które zadecydowały o wyborze Macrologic to przede wszystkim intuicyjność i ergonomia oferowanego systemu oraz kompleksowość obsługi.

Zależało nam także na zapewnieniu ze strony dostawcy konsultanta z dużym doświadczeniem w zakresie zagadnień kadrowo-płacowych – mówi Magdalena Litwińczuk-Dukała.

Macrologic zagwarantował takie wsparcie merytoryczne w kwestii usprawnienia procesów związanych z zarządzeniem tym obszarem.

Przebieg wdrożenia

Projekt był realizowany w dwóch etapach. Pierwszy miał na celu uruchomienie programu do samodzielnego liczenia wynagrodzeń i obejmował wdrożenie systemu kadrowo-płacowego.

Firma wymagała dużej precyzji liczenia płac ze względu na dużą liczbę pracowników i rozproszenie terytorialne – mówi Tomasz Pawelec, Szef Projektu Macrologic. – Musieliśmy zgromadzić dane, „wygładzić” je i dopiero zaimportować do Xpertisa – dodaje.

Wdrożenie przebiegło bez zakłóceń i w terminie.

W maju 2010 rozpoczęliśmy proces poszukiwania odpowiedniego dostawcy systemu, w czerwcu podjęliśmy decyzję o wyborze Macrologic, w lipcu dostawca zainstalował aplikację, a w sierpniu już samodzielnie naliczyliśmy pierwszą listę. – mówi Magdalena Litwińczuk-Dukała, Kierownik Działu Kadr i Płac w Douglas Polska.

Drugi etap obejmował wdrożenie serwisu pracowniczego. Prace rozpoczęto od przeprowadzenia wdrożenia w centrali i w czterech placówkach w Warszawie. Następnie Macrologic uruchomił system w pozostałych filiach sieci Douglas na terenie całej Polski.

Wyzwaniem tego etapu było dostosowanie systemu do specyfiki struktury organizacyjnej Douglasa. Przeprowadziliśmy modyfikacje, które pozwoliły na obsługę wniosków urlopowych zgodnie z oczekiwaniami klienta – mówi Tomasz Pawelec, Szef Projektu Macrologic. Wdrożenie drugiego etapu projektu trwało 3 miesiące.

Rozwiązanie

W sieci perfumerii Douglas Polska Macrologic wdrożył rozwiązanie Xpertis wspierające zarządzanie personelem, obejmujące następujące aplikacje: Kadry i płace, Analizy HR, Alerty biznesowe dla 3 jednoczesnych dostępów oraz Serwis pracowniczy.

Korzyści biznesowe

Podstawowym celem wdrożenia w Douglas Polska było zapewnienie rzetelności przetwarzania danych, eliminacja ryzyka błędów w zakresie naliczania płac, automatyzacja procesów realizowanych przez dział kadr i płac oraz usprawnienie przekazywania informacji pracownikom. Macrologic zaimportował do systemu dane z całego okresu działalności Douglas Polska.

Dzięki wdrożeniu Xpertisa Spółka sprawnie i bez pomyłek nalicza wynagrodzenia.

Przygotowanie dekretacji listy płac pracowników dla całej firmy z podziałem na MPK zajmuje obecnie ok. pół godziny, łącznie z dokładnym sprawdzeniem wartości – mówi Magdalena Litwińczuk-Dukała. ¬– Generując jeden raport, otrzymuję wszystkie potrzebne informacje.

Pracując z Xpertisem, Douglas Polska ma gwarancję działania zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie prawa pracy oraz możliwość masowego generowania i składania deklaracji podatkowych, a także sprawozdań do innych urzędów z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

Uruchomienie systemu e-deklaracji spowodowało, że Spółka usprawniła proces przygotowania i wysyłania deklaracji podatkowych dla pracowników do urzędu skarbowego.

W Xpertisie jest wiele przydatnych, nowych rozwiązań, jak np. korekty deklaracji ZUS, elektroniczna wysyłka PIT. Proces wysyłania deklaracji PIT jest prosty i sprawny. Przygotowuję PIT-y z podziałem na MPK, następnie wysyłam do Urzędów Skarbowych. System sam wskazuje, kto z pracowników powinien otrzymać informację PIT-11 za dany rok. Nie muszę się martwić, czy nie zapomniałam o jakimś pracowniku, czy kogoś nie pominęłam. To znacząco oszczędza czas pracy – mówi Magdalena Litwińczuk-Dukała, Kierownik Działu Kadr i Płac w Douglas Polska. – Mimo iż wdrożenie było realizowane w środku roku, proces przygotowania PIT-ów za rok 2010 przebiegł bezbłędnie. – dodaje.

Kadra zarządzająca każdej perfumerii uzyskała bieżący dostęp do wszystkich niezbędnych informacji dotyczących przebiegu zatrudnienia pracowników. Douglas Polska usprawnił także proces dostarczania pracownikom informacji o wynagrodzeniu, czyli przekazywania wydruków list płac z RMUA. Taka informacja jest automatycznie drukowana na „tajnych kopertach” w podziale na filie, dostarczana do odpowiednich placówek, a następnie przekazywana do poszczególnych pracowników.

Dzięki wykorzystaniu aplikacji urlopowej Douglas Polska zwiększył kontrolę nad ewidencją urlopów. Po zatwierdzeniu przez bezpośredniego przełożonego wniosku urlopowego jest on wprowadzany do systemu przez kadrę zarządzającą w poszczególnych filiach, co jest równoznaczne z jego zatwierdzeniem. Rejestracja wniosku zajmuje kilka minut, a ewidencja urlopów odbywa się automatycznie. Taka informacja od razu trafia do działu kadr. W efekcie kierownicy filii mają rzetelną i bieżącą informację o stopniu wykorzystania urlopów przez swoich pracowników, bez konieczności sporządzania comiesięcznych sprawozdań przez dział kadr i płac.

W skrócie…

Główne korzyści:

• rzetelne, zgodne z obowiązującymi przepisami przetwarzanie informacji kadrowo-płacowych
• niskokosztowe, elektroniczne dostarczanie danych do urzędów
• usprawnienie procesu dostarczania pracownikom informacji o wynagrodzeniu
• poprawa jakości zarządzania urlopami
• zwiększenie efektywności pracy działu kadr i płac

Źródło: Macrologic