Wybór systemu ERP to jedna z tych decyzji, które mogą zaważyć na przyszłości Twojej firmy. Jeśli nie masz doświadczenia w pracy z tego typu oprogramowaniem, łatwo o zakup przysłowiowego „kota w worku” – czyli rozwiązania, które szybko okaże się nietrafioną inwestycją. Aby uniknąć tego problemu, możesz skorzystać z tzw. wersji demo. Dzięki niej nie tylko zobaczysz, jak działa oprogramowanie w praktyce, ale także ocenisz, czy spełnia Twoje wymagania i potrzeby. Jak przetestować demo ERP, by zrobić to dobrze i po wdrożeniu nie żałować wydanych pieniędzy?
| REKLAMA |
 |
Po co w ogóle testować demo ERP?
Szukając systemu ERP, możesz poświęcić mnóstwo czasu na analizowanie dziesiątek ofert. Przeglądanie stron producentów, studiowanie cenników i czytanie referencji to jednak za mało, by podjąć świadomą decyzję. Dlaczego? Bo nawet najlepiej opisana funkcja nie powie Ci, jak system działa w praktyce, jaki ma interfejs i czy komfortowo się z niego korzysta.
Jak poradzić sobie z tym problemem? Najprościej – testując demo ERP, czyli wersję demonstracyjną systemu udostępnianą przez producenta, która pozwala zobaczyć, jak działa oprogramowanie w praktyce – bez konieczności podejmowania od razu decyzji o zakupie. Takie rozwiązania oferują praktycznie wszyscy najwięksi dostawcy oprogramowania – Symfonia, Comarch, enova365, SAP czy Oracle.
Przetestowanie demo systemu ERP może przynieść wiele korzyści:
- zobaczysz, jak wygląda interfejs użytkownika i przekonasz się, czy jest intuicyjny oraz czy łatwo odnaleźć w nim potrzebne funkcje,
- sprawdzisz, czy system działa płynnie i bez opóźnień,przetestujesz, w jaki sposób system obsługuje poszczególne procesy i czy możesz je dostosować do własnych potrzeb,
- ocenisz elastyczność i możliwości dostosowania systemu pod specyficzne potrzeby Twojej firmy,
- zidentyfikujesz potencjalne braki lub nadmiar funkcji – może się okazać, że system oferuje moduły, których nigdy nie użyjesz, albo brakuje w nim czegoś, co na pewno Ci się przyda,
-
przekonasz się, jak system sprawdza się w rękach osób, które będą z niego korzystać na co dzień.
Jakie demo systemu ERP wybrać?
Nie wszystkie wersje demo są takie same. Część z nich to tylko product tour, czyli po prostu interaktywna prezentacja systemu. Dzięki niej poznasz interfejs, główne moduły i sposób działania poszczególnych procesów. Nie możesz jednak wgrać danych ani samodzielnie skonfigurować systemu, aby np. sprawdzić, czy obsługuje nietypowe scenariusze. Taka wersja demo systemu ERP jest jednak bardzo dobrym rozwiązaniem na wstępnym etapie, gdy chcesz szybko rozeznać się w możliwościach kilku rozwiązań i odrzucić te, które nie spełniają Twoich oczekiwań.
Kiedy już dokonasz wstępnej selekcji, koniecznie przetestuj tradycyjne demo, czyli wersję, która da Ci możliwość samodzielnej interakcji z systemem. Dopiero tam możesz ustawić własne procesy, wprowadzić dane, przetestować różne scenariusze i sprawdzić, jak faktycznie działa oprogramowanie. Pamiętaj jednak, że klasyczne demo ERP także ma pewne wady. Po pierwsze – najczęściej wymaga instalacji na komputerze lub dostępu do środowiska testowego, Po drugie – nie działa „od razu”. W przeciwieństwie do product tour pełną wersję demonstracyjną musisz najpierw skonfigurować i uzupełnić danymi, choćby przykładowymi. A to zajmuje czas i wymaga wiedzy.
|
Jak przygotować się do testowania demo systemu ERP?
Przeklikanie kilku zakładek to trochę za mało, żeby dobrze zrozumieć, z jakim system masz do czynienia. Jeśli chcesz wyciągnąć z demo coś więcej niż pierwsze wrażenie, do testowania wersji demonstracyjnej musisz się dobrze przygotować. Od czego zacząć?
1. Określ swoje cele i kryteria wyboru
Zanim umówisz się na prezentację ERP, zastanów się, czego oczekujesz od systemu. Zastanów się nad głównymi celami i problemami, które chcesz rozwiązać. Testowanie demo to idealna okazja, by sprawdzić, czy dany system ERP rzeczywiście rozwiąże Twoje bolączki. Może chcesz poprawić planowanie produkcji, usprawnić obsługę zamówień, a może zyskać lepszą kontrolę nad zapasami? Przełóż te cele na konkretne wymagania, których będziesz szukać w programie.
Pamiętaj również o wszelkich konkretnych potrzebach technicznych i ograniczeniach budżetowych. Zdefiniowanie wszystkich tych elementów z wyprzedzeniem pozwoli Ci skupić się na najważniejszych funkcjach, uniknąć rozpraszania się niepotrzebnymi narzędziami i ocenić system na podstawie tego, co naprawdę jest dla Ciebie ważne.
2. Przygotuj realistyczne dane i scenariusze
Pomyśl także o specyficznych sytuacjach, z którymi system ERP powinien sobie poradzić – na przykład pilne zamówienie, problem z zapasami czy nagła zmiana w harmonogramie produkcji. Przygotuj też kilka mniej oczywistych scenariuszy, takich jak zwrot towaru, błąd w dostawie, podwójna płatność lub zamówienie z brakującymi danymi. Dzięki temu lepiej ocenisz, jak system radzi sobie z sytuacjami „spoza schematu”.
3. Zaangażuj swoich pracowników
Nie testuj demo samodzielnie. Zamiast tego poproś o pomoc także osoby z działów, które na co dzień będą korzystać z systemu. Każdy z nich spojrzy na oprogramowanie z innej perspektywy i zauważy inne, ważne dla niej zalety i wady konkretnego rozwiązania.
4. Zachowaj obiektywność
Jeśli testujesz kilka różnych systemów, postaraj się podejść do każdej wersji demonstracyjnej z tymi samymi celami i kryteriami. Użyj tego samego zestawu pytań, danych i scenariuszy dla każdego testowanego systemu. Tylko w ten sposób możesz je uczciwie i obiektywnie porównać.
Aby ułatwić sobie śledzenie postępów, przygotuj z wyprzedzeniem prosty arkusz lub matrycę ocen. Oceniaj każdy system pod kątem takich czynników, jak użyteczność, funkcjonalność i zgodność z Twoimi celami.
5. Zaplanuj działania
Jeśli po zakończeniu demo nadal masz pytania i wątpliwości, nie wahaj się skontaktować z producentem i umówić na prezentację systemu. Dzięki temu zyskasz szansę na lepsze zapoznanie się z systemem ERP, sprawdzenie wszelkich funkcji, których nie udało Ci się zobaczyć podczas demo i przetestowanie czy system da się dopasować do procesów, jakie zachodzą w Twojej firmie.
6. Sprawdź różne role i poziomy dostępu
System ERP powinien umożliwiać tworzenie różnych poziomów uprawnień i ról użytkowników. Dlatego koniecznie sprawdź, co widzi i co może zrobić osoba w roli administratora, księgowego, magazyniera czy pracownika produkcji. Czy dostęp do danych i funkcji jest odpowiednio ograniczony? Czy przypadkiem nie każdy ma dostęp do wszystkiego? Przetestowanie działania systemu z poziomu różnych ról pozwoli Ci ocenić jego elastyczność i bezpieczeństwo – zwłaszcza w firmie, gdzie dostęp do informacji musi być bardzo dokładnie kontrolowany.
Czego nie robić podczas testowania demo ERP?
Podczas testowania demo łatwo popełnić błędy, które zafałszują obraz systemu. Aby mieć pewność, że Twoja ocena będzie rzetelna, warto wiedzieć, jakich pułapek się wystrzegać.
Błąd 1: testowanie systemu „na sucho”, bez udziału osób z działów operacyjnych
Często zdarza się, że demo testują tylko osoby z zarządu lub IT, które mają ogólne pojęcie o systemie, ale nie używają go na co dzień. Dlaczego to błąd? Bo łatwo tu przeoczyć ważne niuanse i problemy, które są krytyczne dla pracowników operacyjnych. W efekcie system, który wyglądał dobrze, może okazać się koszmarem w codziennym użytkowaniu.
Rozwiązanie: Zamiast testowania demo samodzielnie zaangażuj w ten proces także inne osoby, które będą korzystać z systemu. Niech księgowi sprawdzą moduł finansowy, a pracownicy odpowiadający za logistykę moduł magazynowy. Ich perspektywa będzie bezcenna.
Błąd 2: brak przygotowania i brak konkretnych scenariuszy
Testowanie demo sprowadza się do losowego klikania po zakładkach? Taki test niestety jest nieefektywny, bo nie zbierasz konkretnych informacji o systemie i nie sprawdzasz jego podstawowych funkcji.
Rozwiązanie: Zamiast tego przygotuj listę funkcji, które musisz sprawdzić i konkretnych scenariuszy opartych na codziennych operacjach. Możesz także pokazać dostawcy, jak obecnie wygląda dany proces w Twojej firmie i poprosić, aby pokazał, jak system ERP go obsłuży.
Błąd 3: skupianie się tylko na najbardziej zaawansowanych funkcjach
Dostawcy często prezentują najbardziej imponujące, skomplikowane funkcje, które wyglądają efektownie. W efekcie łatwo zapomnieć o podstawach i o tym, że 80% pracy to powtarzalne, codzienne czynności. Jeśli system sobie z nimi nie poradzi, najbardziej zaawansowane opcje na niewiele się zdadzą.
Rozwiązanie: Upewnij się, że system doskonale radzi sobie z procesami, które wykonujesz każdego dnia. Zwróć też uwagę na możliwość jego konfiguracji i dostosowania do konkretnych wymagań.
Błąd 4: ignorowanie kwestii integracji z innymi systemami
System ERP ma działać w ekosystemie Twojej firmy, a nie w próżni. Dlatego w czasie demo koniecznie zapytaj o możliwości integracji z programami i aplikacjami, których już używasz. Dowiedz się, czy istnieją gotowe konektory, czy potrzebne będą kosztowne niestandardowe rozwiązania. Sprawdź też, jak system radzi sobie z wymianą danych oraz czy daje możliwość rozbudowy o dodatkowe moduły w przyszłości.
Jak wyciągnąć wnioski po demo? Co oznacza „dobry” system dla Twojej firmy?
Pamiętaj, że nie musisz szukać systemu, który ma wszystkie możliwe funkcje świata. Szukaj takiego, który najlepiej odpowiada Twoim obecnym i przyszłym potrzebom i jest intuicyjny w obsłudze. Zwróć też uwagę na to, jak dostawca reaguje na Twoje pytania, jak szybko oferuje pomoc, jak wygląda jego proces wdrożeniowy i wsparcie po sprzedażowe. To równie ważne jak sam system.
Pamiętaj również, że cena zakupu to tylko część wydatków. Zanim podejmiesz ostateczną decyzję weź pod uwagę koszty wdrożenia, szkoleń, utrzymania, aktualizacji i ewentualnych integracji. Zdarza się, że tańszy na start system generuje znacznie wyższe koszty w dłuższej perspektywie.
Uważaj także na „czerwone flagi”, a zatem:
- brak możliwości sprawdzenia demo lub dostęp do zbyt ograniczonej wersji.
- dostawca, który nie słucha Twoich potrzeb, tylko prezentuje gotowy scenariusz.
- brak referencji od firm z Twojej branży lub o podobnej skali działania.
- zbyt optymistyczne obietnice bez pokrycia w konkretach.
- brak jasności co do kosztów wdrożenia.
Źródło: www.symfonia.pl
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i s… / Czytaj więcej
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób dział… / Czytaj więcej
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowa… / Czytaj więcej
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój… / Czytaj więcej
Menedżer cyfrowej transformacji 2026: lider, który łączy AI, ERP i ludzi
Zbliżając się do końca 2025 roku widać wyraźnie, że w 2026 menedżer cyfrowej transformacji nie będz… / Czytaj więcej
Jaki system ERP wybrać dla firmy handlowo-dystrybucyjnej?
Dla firmy handlowo-dystrybucyjnej najlepszy system ERP to taki, który wiernie odzwierciedla jej spo… / Czytaj więcej
