Jaki zespół wdrożeniowy zagwarantuje skuteczne wdrożenie systemu ERP?

Kluczowe elementy budowy zespołu wdrożeniowego

1. Zrozumienie procesów przez pracowników

Michał Lipiec, członek zarządu BPX S.A., zwraca uwagę na to, że zespół wdrożeniowy musi składać się z osób, które posiadają najlepszą wiedzę na temat praktycznego funkcjonowania poszczególnych procesów w organizacji. Ważne jest, aby osoby te miały również umiejętności liderskie i były w stanie podejmować decyzje, które mają wpływ na codzienne funkcjonowanie firmy. W projektach wdrożeniowych, jak podkreśla Lipiec, struktura zespołu musi być hierarchiczna, aby skutecznie zarządzać procesami i unikać chaosu decyzyjnego.

2. Hierarchiczna struktura zespołu

Wdrożenie systemu ERP nie lubi chaosu ani zbyt dużej demokracji – zauważa Michał Lipiec. Dlatego niezwykle ważne jest, aby zespół miał jasno określoną strukturę, która wspiera szybkie podejmowanie decyzji. Na czele zespołu powinien stać komitet sterujący złożony ze sponsora projektu, kierownika projektu oraz właścicieli biznesowych odpowiedzialnych za poszczególne obszary funkcjonalne. Kierownik projektu pełni kluczową rolę w koordynacji działań i utrzymywaniu komunikacji zarówno wewnątrz zespołu, jak i z firmą wdrożeniową.

3. Odpowiedni dobór osób po stronie klienta

Jak podkreśla Dawid Paruzel, dyrektor ds. realizacji usługi ERP w DPS Systems, dobór odpowiednich osób do zespołu wdrożeniowego to pierwszy krok do sukcesu. Nawet jeśli klient nie zna się na systemach ERP, musi wyznaczyć osobę, która podejmie się koordynacji działań związanych z wdrożeniem. Ważne, aby te osoby były liderami w swoich działach, ponieważ to one będą reprezentować interesy organizacji i współpracować z firmą wdrożeniową. Muszą one rozumieć, jak procesy w firmie funkcjonują w praktyce, a także jak można je zoptymalizować przy pomocy systemu ERP.

4. Konsultanci i eksperci po stronie dostawcy

Po stronie dostawcy kluczową rolę odgrywa zespół konsultantów, którzy muszą nie tylko znać funkcjonalności systemu, ale również umieć "czytać" potrzeby biznesowe klienta. Mateusz Bucki, dyrektor operacyjny inSolutions, zwraca uwagę na to, że idealny zespół wdrożeniowy po stronie dostawcy powinien składać się z konsultantów wiodących, odpowiedzialnych za różne obszary funkcjonalne systemu ERP. Taki zespół musi być wspierany przez Solution Architecta, który dba o spójność całego rozwiązania i eliminuje potencjalne konflikty między poszczególnymi modułami systemu.

Osiem zasad skutecznego wdrożenia ERP

1. Wyznacz odpowiednie osoby do współpracy z firmą wdrożeniową

Sukces wdrożenia ERP zaczyna się od odpowiedniego doboru osób po stronie klienta. Każdy dział, który będzie korzystał z systemu, musi mieć swojego reprezentanta w zespole wdrożeniowym. Tylko w ten sposób można zapewnić, że system będzie dopasowany do specyficznych potrzeb firmy.

2. Reprezentacja wszystkich działów

Dawid Paruzel podkreśla, że system ERP jest narzędziem, które ma obsługiwać całą organizację, a nie tylko wybrane jej części. Dlatego w procesie wdrożeniowym muszą brać udział przedstawiciele wszystkich działów – od logistyki, przez sprzedaż, aż po finanse i kadry. Brak zaangażowania któregoś z działów może prowadzić do problemów z integracją procesów.

3. Jasno określ obowiązki członków zespołu

Każdy członek zespołu wdrożeniowego musi mieć jasno określone zadania i zakres odpowiedzialności. Michał Lipiec podkreśla, że projekt ERP to dodatkowa praca, która wymaga zaangażowania i precyzyjnego podziału ról. Bez tego łatwo o dezorganizację, która opóźni wdrożenie lub sprawi, że system nie będzie spełniał oczekiwań.

4. Rola sponsora i kierownika projektu

Jednym z kluczowych elementów struktury zespołu jest wyznaczenie sponsora projektu, który będzie wspierał zespół wewnętrznie, oraz kierownika projektu, który będzie odpowiedzialny za codzienną koordynację prac. Sponsor projektu, jak mówi Lipiec, powinien być osobą z wyższego kierownictwa firmy, posiadającą uprawnienia do podejmowania strategicznych decyzji.

5. Zadbaj o odpowiednie kompetencje po stronie dostawcy

Zespół wdrożeniowy po stronie dostawcy systemu ERP powinien składać się z wysoko wykwalifikowanych specjalistów. Kluczową rolę odgrywa tutaj Solution Architect, który zapewnia spójność całego rozwiązania. Po stronie dostawcy ważne jest także wsparcie analityków, którzy pomagają w modelowaniu procesów biznesowych, wdrożeniowców odpowiedzialnych za konfigurację systemu oraz programistów, którzy dostosowują system do specyficznych potrzeb klienta.

6. Motywacja zespołu

Mateusz Bucki zwraca uwagę na to, jak ważne jest, aby członkowie zespołu wdrożeniowego rozumieli, jak ich praca przekłada się na poprawę funkcjonowania firmy. Zmotywowani pracownicy, którzy widzą, że ich zaangażowanie przynosi realne korzyści, są bardziej skłonni do podejmowania dodatkowych wysiłków w celu jak najlepszego wdrożenia systemu.

7. Zapewnienie czasu na wdrożenie

Wdrożenie systemu ERP to czasochłonny proces, który wymaga zaangażowania ze strony kluczowych pracowników firmy. Ważne jest, aby zapewnić im odpowiedni czas na realizację zadań wdrożeniowych i zredukować ich inne obowiązki w firmie. Projekt ERP często wymaga pełnoetatowego zaangażowania, dlatego warto odpowiednio wcześniej zaplanować oddelegowanie pracowników do tych zadań.

8. Reagowanie na problemy w trakcie wdrożenia

Każdy projekt wdrożeniowy, jak mówi Michał Lipiec, napotyka na swojej drodze przeszkody. Kluczowym elementem skutecznego wdrożenia jest szybka reakcja na problemy i elastyczność w podejmowaniu decyzji. Dzięki temu można uniknąć eskalacji problemów i zminimalizować ryzyko opóźnień.

Wdrożenie systemu ERP – jak budowa domu

Jak zauważa Piotr Malewski z XLE, wdrożenie systemu ERP można porównać do budowy domu. Podobnie jak w przypadku budowy, kluczowe jest zaangażowanie odpowiednich osób, planowanie i współpraca. Każdy członek zespołu pełni swoją rolę – kierownik projektu zarządza całością, a poszczególni przedstawiciele działów dbają o właściwe wdrożenie odpowiednich modułów ERP. Bez ich współpracy, system może działać, ale będzie pełen luk i niedopasowań, co w dłuższej perspektywie negatywnie wpłynie na firmę.

Komunikacja i motywacja – fundamenty sukcesu

Regularne spotkania zespołu, otwarta komunikacja i wspólne ustalanie priorytetów to kluczowe elementy, które pozwalają uniknąć problemów w trakcie wdrożenia. Motywacja członków zespołu jest również istotnym czynnikiem – kiedy widzą oni, że ich praca przynosi realne korzyści, ich zaangażowanie rośnie.

Wdrożenie systemu ERP to proces wymagający, który wymaga nie tylko odpowiednich narzędzi, ale przede wszystkim zaangażowania ludzi. Odpowiednio dobrany zespół wdrożeniowy, zarówno po stronie klienta, jak i dostawcy, jest kluczem do sukcesu. Kluczowe są tutaj kompetencje, motywacja oraz otwarta komunikacja. Tylko wtedy wdrożenie zakończy się sukcesem, przynosząc firmie oczekiwane korzyści w postaci zoptymalizowanych procesów, lepszego zarządzania i oszczędności czasu oraz zasobów.

Źródło: www.enova.pl