Coraz więcej przedsiębiorstw poszukuje odpowiedzi na pytanie dotyczące kosztów wdrożenia systemu ERP. W niniejszym artykule skupimy się na kluczowych aspektach, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze systemu ERP, elementach wpływających na cenę jego implementacji oraz przedstawimy zalecenia, jak oszacować te koszty.

Najważniejsze informacje:

• Na koszt wdrożenia ERP składają się m.in. analiza przedwdrożeniowa, koszt zakupu lub wynajmu systemu ERP oraz infrastruktury IT i oprogramowania dodatkowego. Poza tym, trzeba wziąć pod uwagę koszt dostosowania systemu do Twoich potrzeb, jego wdrożenia oraz utrzymania.
• System ERP może być zainstalowany w chmurze lub na infrastrukturze własnej klienta. W wypadku enova365, niezależnie od miejsca instalacji, z systemu można korzystać zdalnie i w pełni dostosować go do potrzeb firmy. Możesz rozłożyć inwestycję w czasie, decydując się na wynajem oprogramowania lub wybrać jednorazową płatność, kupując licencję na własność.
• Szacowania kosztu wdrożenia systemu ERP nie warto zaczynać od analizy cennika. W pierwszym kroku lepiej umówić się na bezpłatną prezentację systemu, która pozwoli się zorientować czy dany system jest odpowiedni dla Twojej firmy oraz poznać wstępną wycenę. Następnie warto przetestować demo.
• Żeby dowiedzieć się, ile kosztuje system ERP zamów analizę przedwdrożeniową. Nie tylko określi ona koszt wdrożenia systemu ERP w Twoim biznesie, ale także pozwoli ocenić, czy Twoje oczekiwania, co do efektów wdrożenia są realne.

Ile kosztuje system ERP?

Czy jesteśmy w stanie odpowiedzieć w prosty i klarowny sposób? Niestety nie, ponieważ całkowity koszt systemu ERP zależy od szeregu różnych czynników. Dobrą analogią jest pytanie „ile kosztuje samochód?” – odpowiedź w tym przypadku zależy od klasy, marki oraz niezbędnego wyposażenia dodatkowego.

Podobnie jest z systemem ERP – każda firma musi wybrać takie rozwiązanie, które będzie spełniać jej konkretne potrzeby, co oznacza, że nie można dokładnie określić, ile będzie wynosić cena ERP. Zależy ona od bardzo wielu czynników, w tym od tego:

• ile osób będzie korzystać z systemu i z których jego modułów,
• czy system ERP będzie integrowany z innym, zewnętrznym oprogramowaniem,
• ile czasu będzie trwało wdrożenie,
• w jakim stopniu system będzie dostosowywany do indywidualnych potrzeb klienta,
• czy firma ma już infrastrukturę, na której może uruchomić system, czy musi ją kupić albo zmodernizować, czy też zamierza korzystać z systemu w chmurze.

Te elementy wpływające na koszt wdrożenia systemu ERP i to jak go oszacować szerzej omówimy w dalszej części artykułu.

Koszt wdrożenia systemu ERP – co zawiera?

Wdrożenie systemu ERP to proces składający się z wielu kroków, których wykonanie zapewni nam wielofunkcyjne narzędzie do zarządzania rozwojem biznesu. Kluczowe jest poznanie wszystkich wydatków, składających się na całkowity koszt ERP. Należą do nich między innymi:

• analiza przedwdrożeniowa, której celem jest poznanie potrzeb danej organizacji. Pozwala zebrać informacje o wewnętrznych procesach i funkcjach, które musi odzwierciedlać wdrożony system ERP,
• koszt zakupu/wynajmu systemu ERP, czyli koszt wszystkich obszarów/funkcjonalności dopasowany do liczby użytkowników,
• koszt infrastruktury IT oraz oprogramowania dodatkowego – bazodanowego czy systemów operacyjnych – które zostaną zakupione na własność lub wynajęte,
• wdrożenie i dostosowanie oprogramowania ERP do wszystkich procesów, które dana firma będzie za jego pomocą wykonywać. W tym koszcie zawiera się również tworzenie wszelkich dedykowanych rozwiązań, pozwalających zaspokoić potrzeby przedsiębiorstwa,
• migracja danych, czyli przeniesienie danych z dotychczas wykorzystywanego systemu do nowego ERP,
• szkolenie pracowników, podczas którego nabywają oni wiedzę niezbędną do obsługi nowego systemu,
• opieka utrzymaniowa, w ramach której partner wdrożeniowy serwisuje system ERP, aktualizuje go oraz zapewnia bezproblemowe działanie.

Aby właściwie określić, jaka będzie cena ERP w przypadku Twojej firmy trzeba więc wziąć pod uwagę sporo czynników. Co więcej, większość zmiennych wymienionych powyżej poznasz dopiero po przeprowadzeniu analizy przedwdrożeniowej. Jednak jeszcze przed wyborem firmy wdrożeniowej warto sprawdzić, na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu ERP.

Wybór systemu ERP – na co zwrócić uwagę?

System ERP może działać w chmurze, lub być uruchomiony lokalnie na infrastrukturze własnej klienta. Każde z rozwiązań ma swoje za i przeciw, uzależnione od indywidualnych preferencji, które krótko omówimy poniżej.

Zakup na własność (on-premise) zasobów informatycznych przedsiębiorstwa to tradycyjna forma zakupu niezbędnego oprogramowania, infrastruktury IT czy aplikacji potrzebnych do pracy. Jeżeli przedsiębiorca kupuje na własność licencję na oprogramowanie czy zasoby związane z infrastrukturą IT (np. serwery), staje się ich dożywotnim użytkownikiem oraz osobą odpowiedzialną za właściwą konserwację i aktualizację sprzętu. Ponieważ koszt zakupu ERP to przy tym modelu zakupu opłata wnoszona jednorazowo, więc firma decydująca się na taki model musi posiadać wyższy budżet wejściowy niż w wypadku chmury.

W przypadku wersji chmurowej otrzymasz abonamentowy dostęp do funkcjonalności, których potrzebujesz – najczęściej udostępnianych jako pojedyncze moduły funkcjonalne lub zgrupowane w obszary merytoryczne dla określonej liczby użytkowników. Sam system ERP, jak i przetwarzana oraz zasilana przez niego baza danych będą znajdować się w chmurze, a więc, w zależności od systemu ERP, albo na serwerach producenta systemu ERP albo serwerach wynajętych od innego dostawcy.



Podsumowując, w enova365 licencję na oprogramowanie możesz wynająć lub kupić, a niezależnie od modelu dystrybucyjnego możesz:

• dokładać lub odejmować moduły/obszary,
• zainstalować na infrastrukturze własnej lub wynająć ją w chmurze,
• zintegrować z zewnętrznym oprogramowaniem i dostosowywać do własnych potrzeb.

O tym, co wybierzesz może zdecydować scenariusz rachunku ekonomicznego. Jeśli masz już w budżecie zaplanowany wydatek związany z wdrożeniem oprogramowania możesz wybrać zakup „na własność” z jednorazową opłatą z góry, taki scenariusz często będzie występował w sytuacjach, gdy firma otrzymała dofinansowanie na zakup oprogramowania.

Natomiast jeśli nie chcesz mrozić kapitału w licencjach oprogramowania możesz je wynająć, rozkładając tym samym inwestycję w czasie z możliwością ulokowania środków w innych pilnych potrzebach firmy, które nie są dostępne w formie abonamentu.

Wysokość miesięcznego abonamentu za wynajem modułu funkcjonalnego może się wahać od kilkudziesięciu do kilkuset złotych, a abonament możesz opłacać miesięcznie lub np. rocznie.

Kolejna możliwość, o której warto wiedzieć to dobieranie funkcjonalnych modułów programu dla każdego użytkownika osobno – wówczas będziesz mieć do czynienia z tzw. licencją stanowiskową – lub określenie, ile osób łącznie powinno mieć dostęp do systemu i jakie obszary ten system ma obsługiwać – tu z kolei będzie mowa o licencji obszarowej lub serwerowej. O wyborze decyduje opłacalność scenariusza.

Jak oszacować koszty wdrożenia systemu ERP?

Decydując się na wdrożenie systemu ERP w swojej firmie, powinniśmy możliwie jak najwcześniej poznać dokładne koszty związane z taką inwestycją. Jak to zrobić najlepiej?

Przede wszystkim, oszacowania kosztów wdrożenia systemu ERP nie zaczynaj od analizy cennika. Z kilku powodów.

Po pierwsze, cennik systemu ERP jest zawsze bardzo rozbudowany, bo obejmuje wiele różnych opcji korzystania z systemu, a zanim nie przeanalizujesz dokładnie swoich potrzeb tak naprawdę nie wiesz, czego potrzebujesz i co będzie dla Ciebie najbardziej opłacalne.

Bez wsparcia profesjonalisty możesz także nie zdawać sobie sprawy z potencjału systemu ERP w kwestii usprawnienia Twoich procesów, bo niektóre systemy ERP – takie jak enova365 są bardzo elastyczne i na etapie wdrożenia można wyposażyć je w funkcje stworzone specjalnie na potrzeby danej firmy. Z powyższych powodów, pierwszym krokiem na drodze określenia „ile kosztuje system ERP” powinno być umówienie się na prezentację systemu.

1. Zamów prezentację systemu ERP u jego producenta

Ponieważ taka prezentacja będzie prowadzona przez firmę wdrożeniową specjalnie dla Twojego biznesu, otrzymasz informacje, w jaki sposób dany system ERP pomoże Ci usprawnić określone procesy lub pokonać wybrane wyzwania. Poznasz także szacunkową cenę wdrożenia systemu w Twojej firmie.

W enova365 taka prezentacja jest bezpłatna. Co więcej, przeprowadzi ją firma wdrożeniowa, która ma doświadczenie we wdrażaniu rozwiązań, jakich potrzebujesz i wyjaśni co najlepiej sprawdzi się u Ciebie.

2. Sprawdź demo systemu

Po bezpłatnej prezentacji systemu ERP warto poprosić o demo systemu, żeby zobaczyć, jak konkretne moduły programu ERP działają. Ważne, by zrobić to jednak dopiero po prezentacji, a nie przed nią, bo wtedy wiesz już wstępnie, jakie dany system ma możliwości i które funkcje warto testować.

3. Zleć przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej

Bardzo pomocna jest wspomniana wcześniej analiza przedwdrożeniowa, którą często można wykupić jako osobną usługę. Czasem, bywa też ona bezpłatna. Taka analiza pozwoli Ci na uzyskanie informacji na temat wszelkich rozwiązań technologicznych niezbędnych do wprowadzenia systemu ERP, a przede wszystkim da odpowiedź czy Twoja organizacja jest gotowa na wdrożenie systemu ERP. Dowiesz się także, czy Twoje oczekiwania są realne i ile będzie kosztować ich wprowadzenie w życie.

Analiza wdrożeniowa dostarczy Ci także informacji o tym, co jest możliwe do zrobienia w standardzie, a co nie i wymaga dopisania dedykowanych opcji. Poznasz także zakładane miesięczne koszty opieki technologicznej, serwisowania i aktualizacji systemu oraz koszty szkoleń i zakupu infrastruktury serwerowej.

4. Sprawdź opcje dofinansowania

Zbadaj, czy na wdrożenie systemu ERP możesz uzyskać dofinansowanie z funduszy unijnych lub czy grę wchodzi leasing oprogramowania ERP.

5. Podejmij decyzję o wyborze systemu ERP, mając komplet informacji

Dysponując już wszystkimi informacjami, związanymi z ewentualnym wdrożeniem, także estymacją budżetu, koniecznego do przeprowadzenia wdrożenia, możesz podjąć świadomą decyzję o inwestycji w dany system, bo wiesz dokładnie ile kosztuje ERP w Twoim wypadku.

Czy warto inwestować w system ERP?

Systemy ERP to narzędzia z ogromnym potencjałem, które właściwie wykorzystane pozwolą wznieść firmę na zupełnie nowy poziom. Umożliwiają one:

• skuteczne zarządzanie wewnętrznymi procesami, co pozwala szybciej podejmować kluczowe dla firmy decyzje,
• standaryzowanie procesów, umożliwiając pracownikom szybsze wdrożenie się i postępowanie zgodnie z zaprogramowanymi krokami,
• analizę danych, która znacznie ułatwia ustalanie strategii, mierzenie wyników oraz wyciąganie wniosków z podejmowanych działań, 
• poprawienie komunikacji między poszczególnymi działami, ułatwiające i przyspieszające współpracę, • skalowanie przedsiębiorstwa, możliwe dzięki automatyzacji i standaryzacji wielu podejmowanych działań.

Źródło: www.enova.pl