Jak systemy ERP zwiększają jakość usług?

 

Systemy ERP w firmach usługowych – do czego mogą się przydać?

Systemy ERP to wielofunkcyjne narzędzia, dzięki którym prowadzenie oraz rozwój dowolnego biznesu są o wiele prostsze. Mamy tu na myśli nie tylko przedsiębiorstwa stricte sprzedażowe, gdzie kontrola stanów magazynowych czy dokumentów sprzedażowych jest jednym z podstawowych wymagań prawidłowego i stałego wzrostu. Mówimy również o firmach usługowych nieposiadających magazynu fizycznych towarów, lecz jednocześnie wykorzystujących systemy ERP. Stają się one drogą do zwiększania konkurencyjności rynkowej i oferowania coraz lepszych rodzajów usług.

Jak to możliwe? Za popularność tego typu narzędzi informatycznych w firmach usługowych odpowiada w dużej mierze modułowa budowa rozwiązań ERP. Moduły te dostosowywane są do wymagań różnych działów. Jednocześnie zaś umożliwiają bezproblemową współpracę w ramach jednego systemu przez wspólną bazę danych dla całego przedsiębiorstwa.

Odpowiednie moduły systemu ERP sprawiają, że rozwój biznesu usługowego staje się prostszy i szybszy. Efektem jest znaczny wzrost jakości oferty. Z czego to wynika? Pora przyjrzeć się przykładom.

Zastosowanie systemów ERP w firmach usługowych

Jak wspomnieliśmy wcześniej, system ERP posiada budowę modułową. Oznacza to, że wraz z jego wdrożeniem musimy wybrać, które moduły są nam potrzebne do pracy. W przypadku firmy usługowej w grę wchodzi inny zestaw niż ten, który wybralibyśmy dla przedsiębiorstwa nastawionego na sprzedaż towarów. Jako jeden z najpopularniejszych systemów ERP na rynku, enova365 oferuje pełen zakres funkcji, których odpowiednie dopasowanie sprawdzi się w firmach usługowych.

Podstawowym wyborem w takim przypadku będzie z pewnością moduł CRM nastawiony na budowanie oraz śledzenie relacji z kontrahentami. Przydać się może również moduł Projekty, który daje możliwość planowania oraz zarządzania realizacją konkretnych przedsięwzięć. Z kolei Workflow umożliwi automatyzację codziennych procesów. W zależności od typu działalności możemy wybrać także funkcje Serwis lub Wypożyczalnia, które ułatwią rejestrowanie usług serwisowych lub wypożyczanie sprzętu.

Efekty wdrożenia systemu ERP w firmie usługowej

Jak widać, dzięki podstawowym modułom dostępnym w enova365, mamy możliwość zbudowania skutecznego systemu ERP. Efekt pomoże poprawić jakość usług i pracować nad stałym rozwojem przedsiębiorstwa. Dobrze wdrożone oraz skonfigurowane narzędzie zapewni nam szereg usprawnień w codziennej pracy. Wśród nich wyróżnić możemy m.in.:

• automatyzację przepływu dokumentów wewnątrz firmy, dzięki której tworzymy odpowiednie ścieżki dla kluczowych dokumentów i zmniejszamy ryzyko ich zaginięcia w czasie trwania całego procesu,
• bazę klientów w jednym, łatwo dostępnym miejscu, na podstawie której śledzimy relacje z poszczególnymi kontrahentami, otwarte projekty, a także rozliczenia za usługi już zakończone,
• obsługę lejka sprzedażowego, za pomocą którego na bieżąco weryfikujemy etapy, na jakich znajduje się dany kontrahent w procesie sprzedażowym, a także usprawniamy ów proces, dzięki odnajdywaniu i eliminowaniu tzw. wąskich gardeł,
• stałe badanie wskaźników przedsiębiorstwa przy pomocy Pulpitów wchodzących w skład modułu Business Intelligence, który pozwala na szczegółową analizę wszystkich aspektów działania biznesu, włącznie z wyszukiwaniem zagrożeń oraz szans.

Wszystkie powyższe elementy, jak i dziesiątki innych niewymienionych w tej części artykułu, pozwalają sprawnie zarządzać firmą. Zapewniają również wielofunkcyjne narzędzie do stałej kontroli jakości oferowanych usług.

Jednak jak w praktyce wykorzystać systemy ERP do podniesienia jakości firmy usługowej? W dalszej części artykułu opisujemy to na przykładzie kilku różnych branż. Podnoszenie jakości usług przy pomocy systemów ERP w firmach usługowych.

Działalność usługowa to bardzo ważna gałąź gospodarki. Mimo że nie produkuje fizycznych towarów, zapewnia rozwiązania pomagające innym firmom lub dostarcza produkty w formie niematerialnej. Rozwój Internetu, powszechna w działaniach biznesowych cyfryzacja oraz zwiększenie znaczenia outsourcingu sprawiają, że mamy dziś do czynienia z dużym popytem na zewnętrzne usługi oferowane przez wyspecjalizowane w danej dziedzinie przedsiębiorstwa. Wiele firm istniejących na rynku właśnie w taki sposób zapewnia sobie opiekę specjalistów w danej dziedzinie. Nie ma wówczas potrzeby rekrutowania ich do wewnętrznych struktur swojej organizacji.

W dzisiejszej rzeczywistości biznesowej takimi usługami najczęściej są m.in. usługi księgowe, rekrutacyjne, serwisowe czy też informatyczne. W każdej z nich potencjalny klient szuka możliwie najlepszego partnera, dzięki któremu osiągnie założone dla swojej firmy cele. By współpraca układała się jak najlepiej, właściciele firm usługowych mogą usprawnić zarządzanie swoimi przedsiębiorstwami oraz komunikację z klientami z pomocą odpowiedniego rozwiązania ERP. Jest nim właśnie enova365. W jaki sposób oprogramowanie to może wspomóc przedsiębiorstwa usługowe? Oto kilka przykładów wpływu ERP na jakość świadczonej pracy w różnych branżach.

Systemy ERP w księgowości

Księgowość to branża, dla której systemy ERP stworzone zostały w pierwszej kolejności. Większość z dostępnych na rynku (w tym właśnie enova365) posiada specjalną wersję dla biur rachunkowych. Dostarcza ona wszystkie narzędzia niezbędne do prowadzenia księgowości klientów.

Rozwiązania ERP nie tylko zapewniają pełen dostęp do bazy dokumentów księgowych. Przeprowadzają nas również przez cały proces rozliczania podatków i składek ZUS. Pilnują także, aby odbywało się to zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami.

Systemy ERP są dziś w stanie zautomatyzować wiele obowiązków należących do tej pory do codziennych, rutynowych działań księgowego. Zapewnia to tym samym dużą oszczędność czasu przy jednoczesnym wyeliminowaniu błędów będących efektem tzw. „czynnika ludzkiego”.

Co więcej, dzięki modułowi Pulpit Kontrahenta w enova365 biura rachunkowe mogą udostępniać swoim klientom dostęp do specjalnego panelu. Pozwala on śledzić m.in. liczbę dokumentów zakupowych, faktur sprzedażowych czy wysokość należnych podatków oraz składek.

Systemy ERP w wypożyczalni

Z biznesowego (jak również prywatnego) punktu widzenia wypożyczenie danego sprzętu jest często o wiele bardziej opłacalne niż jego zakup. Płacimy bowiem za faktyczny czas użytkowania, co wiąże się ze znacznymi oszczędnościami, zwłaszcza gdy danej rzeczy potrzebujemy na krótki czas.

Wypożyczalnia sprzętu budowlanego, samochodów czy nawet urządzeń komputerowych to dobry pomysł na biznes. Warunkiem jest jednak zapewnienie pracownikom odpowiednie narzędzia do kontroli posiadanych towarów. Porządek w dokumentacji usprawni zaś działanie biznesu i kontakt z klientami. Świetnie sprawdzi się w tym wypadku moduł Wypożyczalnia wchodzący w skład oferty systemu ERP enova365.

Z jego pomocą stworzymy pełną bazę sprzętu przeznaczonego do wypożyczenia, dokładnie wyszczególniając wszystkie jego parametry. Będziemy mogli także na bieżąco rejestrować jego stan oraz dostępność. Zaoferujemy również wszelkie informacje, których potencjalni klienci mogą potrzebować do podjęcia decyzji.

Systemy ERP w serwisie

Usługi serwisowe to niezwykle ważny aspekt rynku usługowego. Naprawę posiadanego sprzętu zlecają nie tylko przedsiębiorstwa, ale także osoby prywatne.

Dzisiejsze serwisy, by zapewnić najwyższą jakość obsługi, muszą zatrudniać najlepszych fachowców oraz w odpowiedni sposób kontaktować się z klientami. Pozwala na to system ERP z włączonym modułem Serwis. Moduł ten wspomaga nas w przyjmowaniu zleceń serwisowych, a następnie informuje klientów o postępach prac. Bez względu na to, czy dotyczy to serwisu produktów fizycznych czy wirtualnych, jedną z najważniejszych rzeczy z punktu widzenia zleceniodawcy jest czas naprawy.

Serwis enova365 usprawnia pracę i sprawia, że staje się ona efektywniejsza. System zapewnia możliwość obsługi zleceń z jednego narzędzia, jednocześnie automatyzując kontakt z klientem, m.in. poprzez informowanie go o zmianach statusu zlecenia czy też umożliwiając szybki kontakt do serwisanta w celu uzyskania dodatkowych informacji.

Systemy ERP w software housie

Popularność usług informatycznych sprawiła, że rynek zapełnił się firmami typu software house oferującymi działania w ściśle wybranych branżach lub technologiach. Firmy tworzące oprogramowanie stanowią dziś jedną z najlepiej rozwijających się gałęzi sektora usługowego. Zatrudniając doskonałych developerów, w coraz większym stopniu budują konkurencyjność i zwiększają jakość swoich usług.

Robią to również dzięki wykorzystaniu systemów ERP, m.in. modułów takich jak CRM i Projekty. Pierwszy dedykowany jest działom handlowym. Dzięki niemu są one w stanie prowadzić szczegółowy rejestr relacji z kontrahentami, a następnie skuteczniej pozyskiwać ich dla konkretnych projektów firmowych. Moduł Projekty z kolei pozwala śledzić każde zlecenie klienta, zapewniając dostęp m.in. do budżetów, zadań rozpisanych na poszczególne osoby czy też terminów ich realizacji.

Wdrożenie systemu ERP w software housie usprawnia proces komunikacji z klientem, a także zapewnia porządek w czasie działań projektowych.

Systemy ERP w branży usługowej – dlaczego warto w nie zainwestować?

Dobrze wdrożony system ERP w firmie usługowej przyczynia się do poprawy jakości jej działań. Ma także zdecydowany wpływ na usprawnienie oferowanych przez nią usług. Odbywa się to na kilku płaszczyznach, m.in.:

• komunikacyjnej (ciągły dostęp do wszystkich danych o kliencie, a także historii kontaktów),
• projektowej (stała kontrola działań prowadzonych dla każdego z kontrahentów),
• analitycznej (dostęp do zaawansowanej i pogłębionej analizy informacji firmowych w celu np. znalezienia tzw. wąskich gardeł hamujących rozwój i poprawę jakości usług firmy).

System ERP w przedsiębiorstwie usługowym to wielofunkcyjne narzędzie, dzięki któremu jesteśmy w stanie szybciej i sprawniej obsługiwać klientów. ERP oferuje również dostęp do zaawansowanych narzędzi analitycznych i projektowych, dzięki którym możemy na bieżąco śledzić wszystkie wykonywane prace oraz wyciągać z nich wnioski biznesowe mające wpływ na dalszy rozwój naszej firmy.

Źródło: www.enova.pl