Projekty ERP: jak obrać właściwy kierunek?

 

Projekty ERP ‒ jakie czynniki wziąć pod uwagę podczas wdrożenia?

Powszechnie uważa się, że każdy projekt zaczyna się od procesu selekcji. Dr Axel Winkelmann, ekspert ERP i profesor na Uniwersytecie w Würzburgu, zaleca jednak, aby najpierw zastanowić się nad kilkoma podstawowymi aspektami. Jakimi?

1. Dlaczego potrzebuję systemu ERP?

Zanim przystąpimy do realizacji projektu wdrożenia systemu ERP, musimy zastanowić się, do jakich celów jest on nam potrzebny. Proces ten można rozpocząć od postawienia sobie następujących pytań: „jak chcemy pracować w nadchodzących latach?” oraz „gdzie widzimy potencjał dla zrównoważonych modeli biznesowych?”. Wówczas zyskamy pewność, że wykorzystamy w pełni potencjał oprogramowania ERP do rozwoju biznesu.

2. Identyfikacja słabych ogniw

Wewnętrzne problemy i przeszkody organizacyjne często utrudniają sprawny przepływ danych. Axel Winkelmann porównuje to do nieprzepuszczalnych warstw gliny. Podczas wdrożenia projektu ERP trzeba bowiem pamiętać, że spójność jest tak samo ważna w działalności biznesowej, jak i w organizacji projektu. Dzięki niej cele i wytyczne zarządu docierają bez problemów na wszystkie poziomy. Jednocześnie brane są pod uwagę sugestie pracowników ‒docierają one do osób decyzyjnych i nie pozostają bez odbioru na poziomie „tak, ale” gdzieś pośrodku. Mówiąc ogólnie ‒ złe zespoły są często powodem niepowodzeń w realizacji projektów ERP. Kardynalnym błędem jest natomiast zrzucanie odpowiedzialności za wszystkie działania na rzecz pracowników z sektora IT.

3. Określenie ram ekonomicznych

Jeżeli uważamy, że możemy obciążyć swoich pracowników pracą nad projektem ERP oprócz ich codziennej pracy, nie powinniśmy być zaskoczeni, gdy okaże się, że ich motywacja do pracy znacznie spadnie. Aby oszacować wewnętrzne obciążenie pracą, Winkelmann opracował empiryczną formułę: „Jeśli konsultant ERP spędzi w Twojej firmie jeden osobodzień, możesz dodać do tego dwa i pół lub trzy osobodni pracy własnej”.

Oprócz kwestii zaangażowania własnego zespołu należy również zweryfikować terminarz. Szczególnie istotne znaczenie mają szczyty sezonowe lub inne ważne z punktu widzenia prowadzenia biznesu terminy. Warto te dane zestawić z informacjami o wydajności zespołu projektowego pracującego nad wdrożeniem systemu ERP.

4. Usprawnienie komunikacji

W realizacji projektów ERP duże znaczenie ma umiejętność dzielenia się doświadczeniem i wiedzą. Niestety projekty, które działają w tle, często narażone są na niepowodzenie. Z tego względu tak ważne jest, aby włączać w nie pracowników i otwarcie informować o planach zarządu. Zwiększa to zaangażowanie, poczucie docenienia i gotowość pracowników do pracy z nowym oprogramowaniem.

5. Przygotowanie procesów zmian

Projekt ERP to nie tylko technologia, ale także zmiany organizacyjne, ponieważ reorganizacji muszą ulec działy, procesy czy dotychczas obowiązujące zasady. Nie każdy pracownik podejdzie do tych rozwiązań z entuzjazmem. Lepiej jest więc wspierać zrozumienie dla nadchodzących zmian i dać pracownikom szansę na aktywny udział w pracach.

6. Unikanie konfliktów

Podczas wdrożenia systemu ERP każdy dział może próbować odwzorowywać swoje dotychczasowe procesy i wymagania w nowym systemie. Nikt nie lubi dostosowywać się do zmian, a tym bardziej do innego oprogramowania. Konflikty wydają się więc nieuniknione. Ponieważ konsultanci ERP często nie są uważani za bezstronnych, racjonalne może okazać się zatrudnienie mediatora, jako neutralnej strony trzeciej. Od samego początku musi być jednak jasne, że chociaż dostosowania systemu ERP do potrzeb danej firmy są możliwe, należy je jednak ograniczać do minimum, aby nie mieć problemów z przyszłymi aktualizacjami.

7. Określenie źródeł danych

Axel Winkelmann zaleca również możliwie jak najszybsze określenie bazy danych przedsiębiorstwa. Warto zastanowić się, kto potrzebuje danych i jakiego typu. Należy też określić, skąd pochodzą informacje i dokąd są kierowane. Dzięki temu można już na nawet wczesnym etapie zdefiniować pierwsze wymagania technologiczne stawiane wobec systemu ERP.

8. Wykorzystanie know-how

Projekty ERP wdrażane są zwykle co 10, 20 lub 25 lat. Z tego względu może się zdarzyć, że niewielu pracowników będzie mieć doświadczenie w tego typu działaniach. Aby zdobyć niezbędną wiedzę, warto zatrudnić specjalistów i skorzystać z pomocy zewnętrznej. Konsultanci oddelegowani do wdrożenia systemu ERP od dostawcy również są bardzo pomocni ‒ nie tylko znają oprogramowanie, ale także mogą wskazać najlepsze praktyki stosowane podczas innych wdrożeń w podobnych branżach.

9. Progres, a nie perfekcja



Winkelman kładzie również duży nacisk na właściwe zarządzanie oczekiwaniami. Nie wszystkie procesy zostaną usprawnione od razu. Jednak dobrze przygotowany projekt ERP sprawi, że cała firma będzie gotowa na digitalizację, umożliwiając realizację innych i o wiele lepszych procesów niż dotychczas.

Źródło: www.proalpha.com/pl/