Dobry czas na inwestycje i lepsze warunki płatności

Nie ma menedżerów nie zainteresowanych rozwiązaniami IT podnoszącymi wydajność organizacji. Jest to stwierdzenie tym bardziej słuszne w świetle konieczności restrykcyjnego zarządzania kosztami. Nie ma też zarządów, które nie widziałyby oszczędności i korzyści we wdrożeniu systemów IT wspomagających zarządzanie (póki co nie zastanawiajmy się czy mowa o ERP, CRM, Business Intelligence, czy nawet E-commerce) – ich pozytywny wpływ na wyniki finansowe został wielokrotnie przez przedsiębiorców zweryfikowany. Istnieją natomiast przedsiębiorcy, którzy mimo świadomości korzyści z wdrożenia nie podejmują się takiego projektu – bądź to ze względów finansowych, bądź ich organizacja nie jest gotowa na standaryzację pracy.

Po co wdrażać, kiedy przyszłość niepewna?

Powyższe pytanie towarzyszy raczej mniejszym firmom, które panicznie boją się inwestować. Liderzy rynkowi wiedzą, że najłatwiej zbudować przewagę konkurencyjną w czasach bessy, dlatego kontynuują inwestowanie w rozwiązania IT.

I tak, systemy ERP wdrażane są w celu optymalizacji – i tym samym oszczędności – w zakresie gospodarowania zapasami (tu oczywiście zyskują przedsiębiorstwa produkcyjne), skrócenia czasu potrzebnego na rozliczenia księgowe i kadrowe, czy centralizacji zarządzania zasobami w firmach o rozproszonej strukturze.

CRM z kolei ma na celu skoncentrowanie działań na najważniejszych Klientach i zadbanie o ich lojalność. Co istotne, właściwie wdrożony CRM może okazać się nieocenionym narzędziem monitorowania kosztów sprzedaży – wielokrotnie okazuje się, że stosunkowo wiele czasu poświęcamy na obsługę bądź pozyskiwanie (telefony, wyjazdy, próbki, prezenty – przecież to wszystko sporo kosztuje!) mało znaczących Klientów.

Prawdziwie istotne zmiany wnoszą jednak dopiero systemy Business Intelligence – to dzięki nim zarząd może szybko uzyskać zagregowane informacje (choćby o rentowności poszczególnych grup produktowych w wybranych regionach) potrzebne do elastycznego reagowania na coraz bardziej dynamiczne zmiany w otoczeniu rynkowym.

Naturalnie wartość wszystkich powyższych informacji jest różna dla różnych zarządów – zależy między innymi od rozmiaru organizacji, kultury organizacyjnej, czy możliwości finansowych danego przedsiębiorstwa.

Jak płacić dostawcy?

Wielu przedsiębiorców nieufnie podchodzi do inwestycji w system IT, co znajduje uzasadnienie w „niematerialności” całego przedsięwzięcia – ostateczny kształt systemu widoczny jest dopiero po zakończeniu wdrażania, a więc już po podjęciu decyzji o przeznaczeniu na projekt znaczących środków. Nie dziwi więc obawa, przed wydaniem kwot liczonych przynajmniej w dziesiątkach tysięcy złotych (a zazwyczaj w setkach tysięcy). To właśnie ryzyko związane z finansowaniem projektu powoduje, że część firm odkłada decyzję o wdrożeniu systemów IT. Powstaje więc pytanie jak finansować projekty IT w taki sposób, aby zamiast jednorazowej inwestycji zaplanować możliwie stałe, rozłożone w czasie wydatki.

Zakup licencji z powodzeniem można sfinansować leasingiem, uzyskując nie tylko kilkadziesiąt miesięcznych, stosunkowo niskich rat, ale również korzyści podatkowe związane z amortyzacją. Dostawcy rozwiązań IT często współpracują z instytucjami leasingowymi i umożliwiają tę formę finansowania przy relatywnie niewielkim stopniu formalności.

Inną drogą jest zawarcie z dostawcą odpowiedniej umowy, która będzie uzależniała płatność za licencję od realizacji kolejnych etapów projektu – np. 30% licencji po podpisaniu umowy, 20% po uruchomieniu modułu magazynowego, 20% po uruchomieniu modułu produkcyjnego, 30% po zakończeniu projektu.

Część dostawców umożliwia również zakup licencji na raty, finansując w ten sposób projekty swoich Klientów. W umowach sprzedaży (rozkładających płatność nawet na 5 lat) znajdują się wtedy zapisy zwiększające bezpieczeństwo dostawcy (np. możliwość ograniczenia dostępu do systemu w przypadku znacznego opóźnienia w płatności), a sama idea nie różni się od tradycyjnej sprzedaży ratalnej, włączając w to zdyskontowanie przychodów dostawcy.

Sprawa nieco się komplikuje, kiedy chcemy zaplanować w czasie wydatki związane z usługami wdrożeniowymi. W praktyce bardzo trudno wynegocjować z dostawcą płatność na zasadzie umowy o dzieło – wynika to z faktu, że ryzyko projektu zależne jest przede wszystkim od czynników związanych z odbiorcą systemu (dostępność pracowników i wiedzy, zmieniające się pomysły zespołu wdrożeniowego, choroby i urlopy itd.) i z punktu widzenia dostawcy jest w pełni zrozumiałe i uzasadnione. Wyjściem z tej sytuacji, jest przygotowanie harmonogramu wdrażania, w którym prace zostaną rozłożone równomiernie w całym okresie trwania projektu (przeciętne wdrożenie ERP to około 6 miesięcy).

Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby podobnie jak w przypadku licencji również rozliczenie wdrażania uzależnić od realizacji kolejnych kroków projektowych. Takie warunki można negocjować jedynie z tymi dostawcami, którzy mogą poszczycić się sporym doświadczeniem w realizacji projektów, mają stosunkowo dużą siłę przetargową u producentów systemów, oraz prowadzą biznes w sposób zorientowany na Klienta.

Oczywiście na znaczną część projektów IT można uzyskać dofinansowanie ze środków unijnych – zasady przyznawania dotacji są znane polskim przedsiębiorstwom nie od dzisiaj. Jak wiadomo ubieganie się o dofinansowanie wiąże się z koniecznością przygotowania obszernej dokumentacji i oddelegowania do tego zadania pracownika lub zewnętrznego podmiotu. Większość dostawców IT współpracuje z firmami wyspecjalizowanymi w pozyskiwaniu dotacji unijnych, jednak nawet bardzo doświadczone instytucje nie mogą w 100% zagwarantować pozyskania dofinansowania.

Warto również wspomnieć o outsourcingu rozwiązań IT – z perspektywy finansowania projektów IT, jest to rozwiązanie podobne do sprzedaży ratalnej, tyle, że miesięczne raty obejmują również wdrażanie systemu. Umowy outsourcingowe podpisywane są zazwyczaj na 3 – 5 lat i z finansowego punktu widzenia są niemal równie atrakcyjne co np. leasing. Ta forma współpracy z dostawcą ma natomiast jedną, bardzo poważną wadę – w bezpośredni sposób uzależnia Klienta od dostawcy. Systemy utrzymywane są na serwerach tego ostatniego, co stwarza możliwość „zakręcenia kurka” z dostępem do systemu, oraz uzależnia możliwość i jakość pracy od wydajności i bezawaryjności łącz internetowych.

Na zakończenie należy zwrócić uwagę, że nadchodzące – trudniejsze – czasy, są dobrym momentem aby z poważnymi dostawcami IT poważnie negocjować. Ci, którzy mają za sobą szereg udanych wdrożeń, odpowiednio przygotowanych pracowników i sprawdzony produkt będą na takie negocjacje gotowi.

Źródło: www.questy.pl