Dobry czas na inwestycje i lepsze warunki płatności

Po co wdrażać, kiedy przyszłość niepewna?

Powyższe pytanie towarzyszy raczej mniejszym firmom, które panicznie boją się inwestować. Liderzy rynkowi wiedzą, że najłatwiej zbudować przewagę konkurencyjną w czasach bessy, dlatego kontynuują inwestowanie w rozwiązania IT.

I tak, systemy ERP wdrażane są w celu optymalizacji – i tym samym oszczędności – w zakresie gospodarowania zapasami (tu oczywiście zyskują przedsiębiorstwa produkcyjne), skrócenia czasu potrzebnego na rozliczenia księgowe i kadrowe, czy centralizacji zarządzania zasobami w firmach o rozproszonej strukturze.

CRM z kolei ma na celu skoncentrowanie działań na najważniejszych Klientach i zadbanie o ich lojalność. Co istotne, właściwie wdrożony CRM może okazać się nieocenionym narzędziem monitorowania kosztów sprzedaży – wielokrotnie okazuje się, że stosunkowo wiele czasu poświęcamy na obsługę bądź pozyskiwanie (telefony, wyjazdy, próbki, prezenty – przecież to wszystko sporo kosztuje!) mało znaczących Klientów.

Prawdziwie istotne zmiany wnoszą jednak dopiero systemy Business Intelligence – to dzięki nim zarząd może szybko uzyskać zagregowane informacje (choćby o rentowności poszczególnych grup produktowych w wybranych regionach) potrzebne do elastycznego reagowania na coraz bardziej dynamiczne zmiany w otoczeniu rynkowym.

Naturalnie wartość wszystkich powyższych informacji jest różna dla różnych zarządów – zależy między innymi od rozmiaru organizacji, kultury organizacyjnej, czy możliwości finansowych danego przedsiębiorstwa.

Jak płacić dostawcy?

Wielu przedsiębiorców nieufnie podchodzi do inwestycji w system IT, co znajduje uzasadnienie w „niematerialności” całego przedsięwzięcia – ostateczny kształt systemu widoczny jest dopiero po zakończeniu wdrażania, a więc już po podjęciu decyzji o przeznaczeniu na projekt znaczących środków. Nie dziwi więc obawa, przed wydaniem kwot liczonych przynajmniej w dziesiątkach tysięcy złotych (a zazwyczaj w setkach tysięcy). To właśnie ryzyko związane z finansowaniem projektu powoduje, że część firm odkłada decyzję o wdrożeniu systemów IT. Powstaje więc pytanie jak finansować projekty IT w taki sposób, aby zamiast jednorazowej inwestycji zaplanować możliwie stałe, rozłożone w czasie wydatki.

Zakup licencji z powodzeniem można sfinansować leasingiem, uzyskując nie tylko kilkadziesiąt miesięcznych, stosunkowo niskich rat, ale również korzyści podatkowe związane z amortyzacją. Dostawcy rozwiązań IT często współpracują z instytucjami leasingowymi i umożliwiają tę formę finansowania przy relatywnie niewielkim stopniu formalności.

Inną drogą jest zawarcie z dostawcą odpowiedniej umowy, która będzie uzależniała płatność za licencję od realizacji kolejnych etapów projektu – np. 30% licencji po podpisaniu umowy, 20% po uruchomieniu modułu magazynowego, 20% po uruchomieniu modułu produkcyjnego, 30% po zakończeniu projektu.

Część dostawców umożliwia również zakup licencji na raty, finansując w ten sposób projekty swoich Klientów. W umowach sprzedaży (rozkładających płatność nawet na 5 lat) znajdują się wtedy zapisy zwiększające bezpieczeństwo dostawcy (np. możliwość ograniczenia dostępu do systemu w przypadku znacznego opóźnienia w płatności), a sama idea nie różni się od tradycyjnej sprzedaży ratalnej, włączając w to zdyskontowanie przychodów dostawcy.

Sprawa nieco się komplikuje, kiedy chcemy zaplanować w czasie wydatki związane z usługami wdrożeniowymi. W praktyce bardzo trudno wynegocjować z dostawcą płatność na zasadzie umowy o dzieło – wynika to z faktu, że ryzyko projektu zależne jest przede wszystkim od czynników związanych z odbiorcą systemu (dostępność pracowników i wiedzy, zmieniające się pomysły zespołu wdrożeniowego, choroby i urlopy itd.) i z punktu widzenia dostawcy jest w pełni zrozumiałe i uzasadnione. Wyjściem z tej sytuacji, jest przygotowanie harmonogramu wdrażania, w którym prace zostaną rozłożone równomiernie w całym okresie trwania projektu (przeciętne wdrożenie ERP to około 6 miesięcy).

Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby podobnie jak w przypadku licencji również rozliczenie wdrażania uzależnić od realizacji kolejnych kroków projektowych. Takie warunki można negocjować jedynie z tymi dostawcami, którzy mogą poszczycić się sporym doświadczeniem w realizacji projektów, mają stosunkowo dużą siłę przetargową u producentów systemów, oraz prowadzą biznes w sposób zorientowany na Klienta.

Oczywiście na znaczną część projektów IT można uzyskać dofinansowanie ze środków unijnych – zasady przyznawania dotacji są znane polskim przedsiębiorstwom nie od dzisiaj. Jak wiadomo ubieganie się o dofinansowanie wiąże się z koniecznością przygotowania obszernej dokumentacji i oddelegowania do tego zadania pracownika lub zewnętrznego podmiotu. Większość dostawców IT współpracuje z firmami wyspecjalizowanymi w pozyskiwaniu dotacji unijnych, jednak nawet bardzo doświadczone instytucje nie mogą w 100% zagwarantować pozyskania dofinansowania.

Warto również wspomnieć o outsourcingu rozwiązań IT – z perspektywy finansowania projektów IT, jest to rozwiązanie podobne do sprzedaży ratalnej, tyle, że miesięczne raty obejmują również wdrażanie systemu. Umowy outsourcingowe podpisywane są zazwyczaj na 3 – 5 lat i z finansowego punktu widzenia są niemal równie atrakcyjne co np. leasing. Ta forma współpracy z dostawcą ma natomiast jedną, bardzo poważną wadę – w bezpośredni sposób uzależnia Klienta od dostawcy. Systemy utrzymywane są na serwerach tego ostatniego, co stwarza możliwość „zakręcenia kurka” z dostępem do systemu, oraz uzależnia możliwość i jakość pracy od wydajności i bezawaryjności łącz internetowych.

Na zakończenie należy zwrócić uwagę, że nadchodzące – trudniejsze – czasy, są dobrym momentem aby z poważnymi dostawcami IT poważnie negocjować. Ci, którzy mają za sobą szereg udanych wdrożeń, odpowiednio przygotowanych pracowników i sprawdzony produkt będą na takie negocjacje gotowi.

Źródło: www.questy.pl