Mądry Polak po szkodzie PKW - wskazówki dla wybierających system ERP

Fundamentalną przyczyną fiaska projektu PKW był zły wybór dostawcy, który nie miał odpowiedniego potencjału, by należycie wdrożyć rozwiązanie. W chwili najważniejszej próby, kiedy system powinien działać jak należy, rozwiązanie zawiodło. Co z tego doświadczenia może wynieść przedsiębiorstwo, które zastanawia się nad wyborem i wdrożeniem u siebie nowego systemu ERP?

Kwestia rozpoznania potrzeb

Konsultanci ERP często podkreślają, że organizacje chcące wdrożyć system, jeszcze zanim zaczną analizować oferty potencjalnych dostawców, powinny dobrze rozpoznać swoje potrzeby. Choć brzmi to dosyć oczywiście, warto podkreślić, że w praktyce biznesowej nie jest to takie proste. Badania Sage przeprowadzone w grupie małych i średnich przedsiębiorstw pokazały, że około 1/3 decydentów nie zna pojęcia „system ERP”. Podobnie duża grupa nie do końca wie, jakie kryteria klasyfikują rozwiązanie w gronie systemów ERP. Czy zatem MSP może skutecznie analizować własne potrzeby pod kątem optymalnego wyboru ERP?

Zazwyczaj w MSP typowy scenariusz jest taki: w pewnych obszarach dotychczasowe działania i praktyki przestają wystarczać, pojawia się zbyt wiele obciążeń i błędów, zaczyna przeszkadzać chaos organizacyjny. Menedżerowie mają coraz głębszą świadomość, że tracą pewne zasoby. W takich sytuacjach rzadko mają przekonanie, że to właśnie kompleksowy system wspomagający zarządzanie jest dla nich uniwersalnym rozwiązaniem. Raczej myślą o działaniach doraźnych lub takich, które odpowiadają na konkretny, najbardziej palący w danej chwili problem. Do tego trzeba dodać ograniczone zasoby – wszak do wykonania rzetelnej analizy (również potrzeb) niezbędni są ludzie, którzy w MSP najczęściej są zbyt zajęci, by można ich było oddelegować do analizy sytuacji. Ograniczonym zasobem bywają też finanse.

Inwestycja w kompleksowy system informatyczny kojarzy się dużym wydatkiem – barierą. Tym bardziej o ROI (szacowaniu zwrotu z inwestycji) raczej rzadko się myśli, choć przecież właśnie dzięki analizie wymagań i sytuacji przedsiębiorstwa można spróbować określić, ile dzięki wdrożeniu ERP firma zyska w perspektywie najbliższych lat. Ze względu na te wszystkie ograniczenia, to dostawcy ERP powinni być dla swoich potencjalnych klientów partnerami w rozpoznaniu potrzeb. Powinni pomóc odpowiedzieć na pytania: co nowy system może zmienić w organizacji, jakie przyniesie wartości dla firmy i użytkowników, w jaki sposób pomoże uzyskać zakładane rezultaty, jak konkretnie rozwiąże zidentyfikowane problemy organizacyjne, itd. Takie rozpoznanie potrzeb zwiększa bezpieczeństwo całego projektu wdrożeniowego ERP. Pozwala też podjąć decyzję, czy ERP jest w danej sytuacji przedsiębiorstwa jest dla niego rzeczywiście najlepszą opcją i czy właśnie teraz decydować się na wdrożenie.

Kwestia potencjału dostawcy

Należy pamiętać, że system PKW był tworzony od podstaw na potrzebę obsługi specyficznych procesów – w żargonie IT: był szyty na miarę. W przypadku ERP mówimy standardowych systemach, czyli już istniejących rozwiązaniach, które nie są szyte na miarę, lecz parametryzowane odpowiednio pod kątem klienta. Taki standard oferuje pakiet gotowych funkcjonalności, rozwiązań wspomagających obieg informacji, interfejsów użytkownika oraz narzędzi raportujących i wspomagających podejmowanie decyzji. Dostawcy, oferując standardowe wersje ERP, konkurują ze sobą m.in. w tym obszarze, klient może bowiem porównać udostępniane w standardowych wersjach funkcjonalności, rozwiązania dla obiegu informacji czy interfejsy użytkowników. Z perspektywy przedsiębiorcy ważne jest zatem, by sprawdzić, na ile skutecznie oferowany system obsłuży jego działalność na wszystkich poziomach. I czy do obsługi jego działalności wystarczy wersja standardowa ERP, czy może ze względu na specyfikę procesów biznesowych do standardu trzeba dodać nowe funkcjonalności. Właśnie dlatego o powodzeniu projektów wdrożeniowych ERP decyduje m.in. właściwe rozpoznanie potrzeb organizacji i użytkowników. Bez przejścia etapu analizy, przedsiębiorca nie będzie mógł dokonać właściwego wyboru dostawcy.

Jeśli więc mówimy o potencjale dostawcy ERP, przedsiębiorca powinien zwrócić uwagę na:

• zaangażowanie dostawcy ERP na etapie analiz potrzeb organizacji i wymagań użytkowników,
• zakres funkcjonalny standardowej wersji ERP – na ile pokrywa potrzeby,
• doświadczenie dostawcy w podobnych projektach wdrożeniowych, 
• udokumentowanie metodyki wdrożeniowej – czyli wyjaśnienie sposobu, w jaki przeprowadzony zostanie projekt w organizacji na poziomie wdrożenia standardu i ewentualnie dopisania dodatkowych funkcjonalności. Poza tym, jak zostaną podzielone role między dostawcę i klienta, w jakim składzie uformowany zostanie zespół wdrożeniowy, który przejmie odpowiedzialność za wdrożenie; 
• opiekę gwarancyjną i powdrożeniową – na jaką pomoc może liczyć przedsiębiorca po zakończonym wdrożeniu, w jaki sposób i na jakich warunkach dostawca zapewni aktualizacje systemu w przypadku zmian w obowiązujących przepisach,
• cenę rozwiązania i usług wdrożeniowych.

Powyższe zagadnienia wskazują, że dla powodzenia projektu wdrożeniowego ERP nie wystarczy tylko dobrze wybrać dostawcę. Nawet najlepszy system trzeba umiejętnie wdrożyć. Słuszny wybór jedynie otwiera drogę do sukcesu. W odróżnieniu od PKW, gdzie termin wyborów samorządowych wyznaczał absolutny deadline oddania w pełni działającego systemu, w projektach ERP bywa inaczej. To przedsiębiorca decyduje, które z obszarów są priorytetem w optymalizacji i informatyzacji. W zależności od uwarunkowań, projekt można rozciągać w czasie lub starać się jak najszybciej go zamknąć. Niemniej, ze względu na wspomniane wyżej ROI, warto określać kamienie milowe wdrożenia, by wiedzieć, w jaki sposób inwestycja w ERP przekłada się na zysk firmy i poprawę jej kluczowych wskaźników efektywności. Przedsiębiorstwo świadome potrzeb określa kamienie milowe projektu w odniesieniu do swoich rezultatów biznesowych.

Kryterium najniższej ceny

Zapewne głównym przekleństwem przetargów jest kryterium najniższej ceny (zostało ono ograniczone w wyniku nowelizacji Prawa Zamówień Publicznych 19 października 2014 r.). Jeśli w wyborze zaawansowanych rozwiązań i technologii zmuszeni jesteśmy kierować się jedynie ceną, nie mamy praktycznie żadnego wpływu na jakość kupowanego rozwiązania. Ten dylemat dotyczy jednak zamówień publicznych. W biznesie jest inaczej. Choć dla każdego przedsiębiorcy koszty są istotne, nie mogą przesłaniać kryteriów jakościowych. To jakość systemu ma przełożenie na efektywność organizacji, redukcję ryzyka operacyjnego i jej przyszłe przychody. Dlatego też kluczową sprawą dla przedsiębiorcy powinna być – obok weryfikacji funkcjonalnej systemu ERP – weryfikacja czynników jakościowych systemu. O jakości systemu mogą świadczyć doświadczenia dostawcy, jego kompetencje, potencjał osobowy, technologia i funkcjonalność rozwiązania. Dlatego przed dokonaniem wyboru ERP warto zestawić takie dane jak liczba zrealizowanych przez dostawcę podobnych wdrożeń, opinie klientów o użytkowanym systemie czy studium przypadków wdrożeń. Dodając do tego podejście dostawcy do naszej konkretnej sytuacji oraz analizę funkcjonalności systemu, nie powinniśmy mieć problemu z wyborem optymalnego rozwiązania. I chętnie w nie zainwestujemy, nawet gdyby miałoby być droższe pozostałych ofert.

Autor: Bartłomiej Kołodziejski, Product Marketing Manager Sage Symfonia ERP
Źródło: www.sage.com.pl