System analiz i raportowania ProClarity w Vitrosilicon SA

W tej sytuacji przygotowanie np. comiesięcznego rachunku zysków i strat czy bilansu – wymaganych przez spółkę Ciech, z którą Vitrosilicon jest powiązany kapitałowo – odbywało się niemal ręcznie. Podobnie w dziale produkcji rejestrowanie zdarzeń odbywało się częściowo w arkuszach Excela.

Szukaliśmy narzędzia, które pomoże nam uzyskiwać szybko informacje niezbędne do podejmowania decyzji zarządczych i przydatnych przede wszystkim w dziale sprzedaży. Prezentacja systemu ProClarity pokazała, jak bogate informacje możemy wydobyć z gromadzonych przez nas danych. To przekonało zarząd Vitrosiliconu do wdrożenia tego rozwiązania – mówi Zygmunt Kułacz, kierownik Działu Kontroli, Planowania i Analiz w Vitrosilicon SA i szef zespołu wdrożeniowego. System analityczny miał objąć 5 obszarów: sprzedaż i marketing, produkcja, finanse, zarządzanie finansami, rozrachunki.

Wielkie porządki, niezbędne dodatki

Wdrożenie ProClarity wymagało stworzenia hurtowni danych, gromadzącej dane z różnorodnych źródeł wykorzystywanych w Vitrosiliconie. Dane te są przetwarzane, porządkowane, czyszczone i układane pod potrzeby analityczne firmy. Ocena pracochłonności tego zadania przed wdrożeniem była zbyt optymistyczna – stwierdza Zygmunt Kułacz. - System PRO/MIS, będący głównym źródłem danych dla hurtowni, jest złożony. Analiza gromadzonych w nim danych i stworzenie mechanizmów pobierania ich do hurtowni wymagało od firmy Bonair naprawdę ogromnej pracy. Przede wszystkim zespół wdrożeniowy Bonairu (4 osoby) musiał poznać system, z którym wcześniej nie miał do czynienia. Z kolei podczas pobierania danych historycznych od 2000 roku, okazało się, że trzeba przenieść do hurtowni dane z 60 oddzielnych baz - w każdej znajdowały się dane finansowe dotyczące jednego miesiąca.

Analiza danych źródłowych pokazała, że konieczne są dodatkowe prace, umożliwiające wprowadzanie brakujących danych i porządkujące ich rejestrowanie. Bonair przygotował moduł produkcyjny, pozwalający rejestrować usystematyzowane i poprawne dane z hal produkcyjnych w arkuszach Excela obudowanych makrami i słownikami. Zawarty w module produkcyjnym mechanizm przesyła dobowe raporty z poszczególnych hal z lokalnych komputerów do hurtowni danych. Moduł produkcyjny został wdrożony w naszym zakładzie w Iłowej. Mamy jeszcze dwa inne zakłady, jednak model produkcji jest tam prostszy niż w Iłowej. Wdrażanie modułu rejestracji teoretycznie można przeprowadzić bez problemu w pozostałych zakładach – wyjaśnia Zygmunt Kułacz.

Dla działu sprzedaży powstał dodatkowy program umożliwiający wprowadzanie kosztów ogólnozakładowych dla poszczególnych grup produktów oraz kosztów ogólnych sprzedaży. Wprowadzane dane są również zapamiętywane w hurtowni i pozwalają obliczyć później marżę i rentowność produktu. Dane z systemu PRO/MIS dotyczą jedynie technicznego kosztu wytwarzania i tylko niektórych wskaźników. Dział sprzedaży zyskał dodatkowe spore możliwości i funkcjonalność. Obecnie może analizować rentowność zarówno poszczególnych produktów, jak i grup produktowych – ocenia Zygmunt Kułacz.

Rok na wdrożenie

Prace wdrożeniowe trwały rok. Najpierw na podstawie informacji od przyszłych użytkowników z kluczowych działów firmy, a także dotychczasowych raportów Bonair ustalił, jakie analizy i raporty pracownicy Vitrosiliconu chcieliby mieć, czyli co powinno znaleźć się w hurtowni. Z kolei analiza danych źródłowych pozwoliła stwierdzić, co z nimi można zrobić, czy wystarczą do tworzenia żądanych raportów oraz jakie dodatkowe dane są potrzebne. Jak podkreśla szef wdrożenia w Vitrosiliconie, system ProClarity został dopasowany zarówno do potrzeb, jak i możliwości firmy. Realizacja wdrożenia odbywała się w kilku etapach. Najpierw zainstalowano prototyp rozwiązania w obszarach: sprzedaż, finanse i produkcja, a w dalszej kolejności: rozrachunki i zarządzanie finansami. Prototypy pozwoliły doprecyzować, co jeszcze zmienić. Umożliwiały też sprawdzenie, czy dane uzyskane za pomocą prototypu zgadzają się z danymi z systemu PRO/MIS. Na etapie weryfikacji danych mrówczą pracę wykonywali pracownicy Vitrosiliconu, przede wszystkim z działu Kontroli, Analiz i Planowania oraz z księgowości – ocenia Zygmunt Kułacz. Dopiero po wprowadzeniu zmian i testach prototypu zainstalowano pod koniec maja 2007 roku rozwiązanie w wersji użytkowej.

Co można zobaczyć

Nowe rozwiązanie wymaga od użytkowników większej dyscypliny przy wprowadzaniu danych. Nie można sobie pozwolić na ignorowanie pewnych pól w formularzach, bo pojawią się nieprawidłowości w analizach – stwierdza Zygmunt Kułacz. Taki rygor się opłaca, bo dzięki niemu każdego dnia rano zainteresowani i uprawnieni pracownicy mają wgląd do spójnych informacji o aktualnym stanie sprzedaży czy spływie należności.

Na serwerze analitycznym znajduje się 5 bibliotek – dla każdego analizowanego obszaru. W bibliotekach są książki raportów odnoszące się do jakiegoś zagadnienia, a w książce - już konkretne raporty. Przykładem są raporty pokazujące sprzedaż grupy produktów. Można zobaczyć – zarówno w formie tabelarycznej, jak i graficznej - jak ich sprzedaż układa się latami, np. kwartalnie. Każdą z grup można rozbić na konkretne modele produktów i zobaczyć, które najlepiej się sprzedają we wskazanym okresie. Dane te można zobaczyć nie tylko w ujęciu globalnym, ale też w rozbiciu na regiony, województwa, a nawet miasta. W ten sam sposób można śledzić, co, ile, w jakiej średniej cenie, z jaką marżą kupuje od Vitrosiliconu każdy z klientów. Co więcej, można na bieżąco sprawdzać, którzy klienci zalegają z zapłatą i w jakiej wysokości.

W obszarze zarządzania finansami dostępne są miesięczne rachunki zysków i strat, pokazujące, jak wyglądają plany oraz ich realizacja. Server analityczny potrafi też automatycznie obliczać podstawowe wskaźniki świadczące o kondycji firmy w wybranym czasie i prezentować te dane np. w postaci intuicyjnych symboli graficznych, takich jak wykrzyknik, smutna, uśmiechnięta twarz, prędkościomierz. W bibliotece z raportami z produkcji znalazły się raporty dotyczące awarii, przestojów produkcji, wielkości produkcji. Kierownik produkcji może monitorować na bieżąco dzienną wydajność hal produkcyjnych, pracowników lub automatu.

Oprócz ProClarity zainstalowane zostało także narzędzie MS Reporting Services. Na razie są w nim dostępne dwa przykładowe raporty: o sprzedaży oraz rachunek zysków i strat. W pierwszym przypadku użytkownicy mogą zobaczyć dane o sprzedaży w wybranym przez siebie okresie dla konkretnej grupy produktów. Drugi raport zestawia plany i ich realizację w wybranym miesiącu – ma on taką formę, jakiej wymaga Ciech. Wystarczy przenieść go do Excela i wysłać.

Wykorzystanie

Zakończenie wdrożenia ProClarity zbiegło się w czasie ze zmianą zarządu Vitrosiliconu oraz zmianą dyrektora finansowego i handlowego. Obecnie system jest instalowany na komputerach dyrektorów i potrzeba czasu, aby był w pełni wykorzystywany do celów zarządczych – uważa Zygmunt Kułacz. Na razie system nie jest wykorzystywany w 100 procentach, ale używa go dyrektor handlowy, pracownicy pionu sprzedaży i marketingu oraz działu kontroli, planowania i analiz. Na przykład raport sprawozdawczy dla Ciechu to teraz prawie gotowiec – sprawdza się tylko niektóre pozycje w raporcie – stwierdza z zadowoleniem Zygmunt Kułacz.

Tymczasem właściciel Vitrosiliconu – Ciech – zdecydował o zmianie do 2008 roku systemu PRO/MIS na inny, działający na bazie Oracle'a. Jeśli Vitrosilicon zdecyduje się na wykorzystywanie ProClarity do analizy danych z Oracle'a, niezbędne będą modyfikacje systemu analiz poprzez integrację w kostkach OLAP dotychczasowych danych z danymi z Oracle’a. Bonair ma już doświadczenie w takich rozwiązaniach, więc decyzja zależy od klienta.

Na razie w ramach umowy o pomocy technicznej, konsultanci Bonairu odpowiadają na pytania i uwagi użytkowników ProClarity oraz pozostałych wdrożonych rozwiązań. Ostatnio modyfikowali zasilanie hurtowni danymi finansowymi w związku z tym, że Vitrosilicon zaczął księgować transakcje walutowe.

Fakty o wdrożeniu

Co:

• Hurtownia danych i wielowymiarowa baza analityczna (11 kostek OLAP) obsługująca obszary: sprzedaż i marketing, produkcja, finanse, rozrachunki oraz zarz ądzanie finansami.
• Narzędzia do analiz i raportowania (13 licencji): ProClarity Analytics Server 6.2 wraz z ProClarity Web Professional 6 do analiz wielowymiarowych, pulpit menadżerski ProClarity Dashboard Server 6.2, MS SQL Server 2005 Reporting Services do raportowania.
• System wprowadzania dobowych danych produkcyjnych wraz z mechanizmem automatycznego przesyłania ich na serwer hurtowni danych.
• Infrastruktura systemowo-sprzętowa.
• Szkolenia.

Gdzie:

Vitrosilicon SA – firma należąca do Grupy Kapitałowej Ciech, posiadająca trzy zakłady produkcyjne: w Iłowej, Żarach i Pobiedziskach. Wytwarza się w nich wyroby ze szkła (lampiony, pustaki szklane, słoje) oraz produkty chemiczne – krzemiany. Swoje produkty sprzedaje w Polsce i eksportuje je, głównie do krajów europejskich. Zatrudnia ponad 550 pracowników.

Kiedy:

• Maj 2006-lipiec 2006 - analiza potrzeb i weryfikacja ich wykonalności, analiza danych w systemie PRO/MIS wykorzystywanym przez Vitrosilicon SA, opracowanie dokumentu „Analiza wymagań i architektura rozwiązania”
• Wrzesień 2006 – instalacja prototypu rozwiązania dla obszarów: sprzedaż i marketing, finanse i produkcja, szkolenia z narzędzi i zainstalowanych prototypów
• Do grudnia 2006 – wdrożenie w docelowym kształcie rozwiązania do analizy i raportowania z obszarów sprzedaż i marketing, finanse, rozrachunki; instalacja modułu Produkcja do rejestrowania danych
• Marzec 2006 – instalacja i konfiguracja MS Reporting Services, końcowe szkolenia użytkowników, instalacja najnowszych wersji narzędzi ProClarity
• Maj 2007 – instalacja i wdrożenie analiz w zarządzania finansami, instalacja i wdrożenie końcowej wersji modułu Produkcja, utworzenie i konfiguracja przykładowego pulpitu menadżerskiego, prezentacja całości rozwiązania dla zarządu i dyrekcji, szkolenia dla administratorów; przekazanie dokumentacji systemu.

Korzyści z wdrożenia:

• Uporządkowanie danych
• Zmniejszenie liczby rejestracji niepoprawnych danych w arkuszach do wprowadzania dobowych raportów produkcyjnych
• Usprawnienie pozyskiwania bieżących informacji o stanie firmy
• Łatwiejsza analizy rynku, spływu należności w działach sprzedaży i marketingu
• Łatwa, przejrzysta i dostępna na różnych poziomach szczegółowości analiza, oparta na kompletnych i zweryfikowanych danych
• Możliwość drążenia danych (przechodzenie od ogółu do szczegółu) z uwzględnieniem różnych punktów widzenia danych
• Możliwość współdzielenia tworzonych analiz pomiędzy użytkownikami systemu.
• Szybkie generowanie stałych, złożonych raportów podsumowujących dla właściciela firmy

ProClarity wykorzystuje złożone źródła danych. Są nimi bazy Progress systemu PRO/ działającego Uniksie, arkusze Excela, w których rejestrowane są na halach produkcyjnych dane dobowe, pomocnicze arkusze Excela, dane o kosztach sprzedaży i kosztach ogólnych grup produktowych, rejestrowane w utworzonej przez Bonair aplikacji. Hurtownia jest zasilana danymi codziennie. Dane z systemu PRO/MIS są pobierane najpierw do buforowej bazy na serwerze hurtowni danych, a następnie przetwarzane do postaci tablic faktów i wymiarów, z których budowane są kostki analityczne OLAP. Kostek jest 11, obejmują one pięć obszarów tematycznych.

ProClarity Analytics Server zarządza połączeniami z wielowymiarowymi kostkami, przetwarza zapytania i centralnie administruje bezpieczeństwem, użytkownikami systemu, bibliotekami i książkami raportów itp. Udostępnia 5 bibliotek, w których znajduje się łącznie około 115 predefiniowanych analiz i raportów. Na stacjach roboczych użytkowników jest zainstalowany ProClarity Web Professional. Umożliwia on szybkie i proste tworzenie raportów oraz publikowanie ich w książce raportów na serwerze wraz z ustawieniem praw dostępu do nich.

ProClarity Dashboard Server to pulpit menadżerski, który umożliwia monitorowanie kluczowych wskaźników i wgląd w wiele raportów na jednym ekranie. Dodatkowo dostępny jest system raportowania MS Reporting Services, który w Vitrosiliconie został wykorzystany do przygotowania dwóch przykładowych raportów o stałej, złożonej strukturze (np. rachunku zysków i strat). Analitycy publikujący to ludzie, którzy tworzą biblioteki, książki i raporty. Pozostali użytkownicy oglądają te raporty i na ich podstawie mogą tworzyć własne raporty.

Źródło: BONAIR