Nowa jakość zarządzania finansami w ADe Line SA

Implementacji systemu dokonała wrocławska firma Infosynergia, partner handlowy i wdrożeniowy firmy Solemis Group SA, przedstawiciela kanadyjskiego producenta systemu PROPHIX w Polsce.

Wdrożenie systemu PROPHIX i wykorzystanie jego możliwości usprawnienia budżetowania w połączeniu z automatycznym, bieżącym monitorowaniem wykonania budżetu, są dla nas podstawą sukcesu zmian w zarządzaniu firmą – mówi Zbigniew Mrozek, Prezes Zarządu i główny udziałowiec ADe Line SA.

Dziś, w pół roku po implementacji, widać konkretne efekty i wymierne korzyści z precyzyjnego planowania i oparcia decyzji na realnych danych, a nie wyczuciu menedżerów i zarządu. Dostosowaliśmy ofertę do różnych upodobań klientów w różnych regionach. Zmniejszyliśmy zapasy magazynowe i przyspieszyliśmy rotację produktów – co w przypadku handlu jest sprawą kluczową - dodaje Rafał Gawędzki, Kierownik działu controllingu ADe Line SA. Spokojnie mogę powiedzieć, że inwestycja w PROPHIX już się nam zwróciła.

AlmiDecor - inspirowanie jest naszą misją

Inspiracją do założenia w 1989 roku firmy, stały się dla właścicieli przytulne, rozświetlone wnętrza Skandynawii oraz egzotyczne kolory i zapachy Orientu.

Od pierwszej chwili działania misją firmy jest tworzenie pięknych wnętrz i inspirowanie innych do kreowania pięknej przestrzeni wokół siebie.

Misję tę firma realizuje za pomocą ponad 500 pracowników w 40 sklepach AlmiDecor (w tym po dwa w Czechach i na Litwie) i 20 sklepach pod marką FLO (w tym 1 na Litwie). Sklepy oferują pełną gamę mebli i drobiazgów do wyposażenia wnętrz.

Realne dane do podejmowania decyzji

Bogata oferta (30 głównych grup asortymentowych – m. in. meble, tekstylia, oświetlenie, nakrycie stołu oraz upominkowy koncept FLO) w połączeniu z lokalnymi gustami odbiorców to ogromne wyzwanie dla kadry kierowniczej związane ze sprawnym oraz efektywnym planowaniem i zarządzaniem. Powodem sięgnięcia przez zarząd ADe Line SA po narzędzia klasy Business Intelligence (BI) była chęć podniesienia sprawności i jakości zarządzania, m.in. przez:

• szybsze uzyskiwanie bardziej dokładnej informacji o bieżącym stanie firmy
• lepszą kontrolę i analizę kosztów oraz możliwość ich racjonalizacji
• większą precyzję planowania potrzeb zakupowych
• przyspieszenie procesu budżetowania i możliwość bieżącej kontroli jego realizacji
• możliwość szybszego uzyskiwania przez zarząd niestandardowych raportów i analiz
• możliwość kwartalnej weryfikacji budżetu
• możliwość wielowymiarowych analiz i budżetowania
• budżetowanie i controlling wielowalutowy • zapewnienie możliwości elastycznego rozwoju systemu

Wybór rozwiązania

Podobnie jak w przytłaczającej większości firm, przed implementacją systemu PROPHIX planowanie, budżetowanie i analizy prowadzone były w niezliczonych arkuszach kalkulacyjnych, a całościowa weryfikacja budżetu odbywała się praktycznie tylko raz, w trakcie roku finansowego. Decyzję o implementacji systemu Business Intelligence podjęto jednocześnie z wprowadzaniem zmian organizacyjnych w firmie i wprowadzaniem nowego układu rachunku wyników firmy.

O wyborze PROPHIX zdecydowały trzy elementy:

• funkcjonalność
• elastyczność w dostosowaniu do potrzeb ADe Line SA i bardzo łatwa integracja z istniejącą w firmie hurtownią danych
• silne wsparcie ze strony firmy wdrażającej Infosynergia, sprawdzonego już od lat partnera firmy ADe Line SA w obsłudze rozwiązań Business Intelligence

Ostatecznie podjęto decyzję o wdrożeniu systemu PROPHIX Enterprise 7 w dziale finansowym i controllingu. Głównymi użytkownikami systemu są dyrektor finansowy i pracownicy działu controllingu. Generowane automatycznie raporty otrzymują regularnie kierownicy poszczególnych działów oraz zarząd firmy.

Całość wdrożenia w 3 miesiące

Zarząd ADe Line SA miał bardzo klarowną koncepcję potrzeb biznesowych i nowego układu rachunku wyników firmy. Dzięki temu, kierowany przez dyrektora finansowego ADe Line SA, wspólny zespół wdrażający - składający się ze specjalistów z Infosynergii oraz pracowników działu controllingu ADe Line SA – w zaledwie 3 miesiące poradził sobie z całym wdrożeniem układów budżetowych.

Zdecydowano, że zaimplementowane zostaną od razu wszystkie funkcjonalności oraz dokonana zostanie pełna integracja z eksploatowaną w firmie od wielu lat, opartą na platformie Microsoft SQL Server hurtownią danych, również dostarczoną, rozwijaną i administrowaną przez specjalistów z Infosynergii. Zaprojektowany został od razu cały dostęp do dokumentów i zdefiniowano podstawowe raporty.

Najistotniejszą częścią - z punktu widzenia użytkowników systemu – było szkolenie z tworzenia własnych raportów i pełnego wykorzystania możliwości analitycznych systemu. Wykształcenie użytkowników sprawnie posługujących się systemem, jest gwarancją, że system przyniesie wymierne korzyści biznesowe – wszystkie pomysły „a gdyby tak …” można będzie sprawdzić bazując na realnych danych.

PROPHIX umożliwił także precyzyjne powiązanie – dla celów planowania i controllingu – różnych okresów rozliczeniowych. Kalendarzowych dla potrzeb zakupowych i zgodnych z rokiem finansowym (zaczyna się od kwietnia) – dla potrzeb budżetowania.

Implementację wykonaliśmy w trakcie roku finansowego – mówi Rafał Gawędzki. Zdecydowaliśmy więc – bardziej dla świętego spokoju – korzystać równolegle z dwóch rozwiązań, ale tylko do zamknięcia roku obrachunkowego.

Uzyskane efekty biznesowe

Wdrożenie systemu PROPHIX było jednym z elementów zmiany biznesowego działania w Polsce i krajach ościennych – przejścia na precyzyjne planowanie i dogłębne analizy – zarówno w sprzedaży jak i marketingu.

Najważniejsze korzyści z implementacji systemu PROPHIX w ADe Line SA to:

• uzyskanie szybkiego dostępu do bieżących, precyzyjnych danych dotyczących firmy
• możliwość szybkiego sprawdzenia różnych scenariuszy przed podjęciem decyzji
• lepsza kontrola kosztów – możliwość różnego ich grupowania i wiązania z innymi danymi
• większa precyzja planowania potrzeb zakupowych – w podziale na sklepy w różnych regionach
• możliwość automatycznego monitorowania bieżącego wykonania budżetu
• szybciej przebiegający proces budżetowania
• usprawnienie procesu budżetowania – włączenie dodatkowych, zainteresowanych osób, które poprzednio nie mogły aktywnie uczestniczyć z braku narzędzi (arkusze na to nie pozwalały)
• szybsze reagowanie na wymagania informacyjne zarządu – przygotowywanie raportów i analiz ad hoc Rozwój systemu

Zarząd i obecni użytkownicy systemu odczuli już korzystne zmiany w codziennej pracy po wdrożeniu systemu PROPHIX. Zauważono nowe możliwości i oczywiście, pojawiły się nowe potrzeby. Zdecydowano już, że kolejnym krokiem będzie zwiększenie liczby użytkowników – dostęp do systemu dostaną menedżerowie poszczególnych działów firmy. Planowana jest również zmiana architektury systemu – przejście na platformę klient-serwer.

Źródło: www.solemis.com