Inteligencja zawarta w systemie

Wraz z rozwojem firmy coraz częściej zaczęły pojawiać się pytania o właściwe wykorzystanie zasobów, w tym przede wszystkim zespołu ekspertów. Najważniejsze pytania brzmiały następująco:

• Czy wszystkie projekty mają zapewnioną odpowiednią ilość niezbędnych ludzi?
• Czy wszyscy nasi pracownicy mają odpowiednio określone i wypełnione kalendarze zadań? Jednocześnie okazało się, że rozwiązania, które wówczas funkcjonowały w firmie nie pozwalały udzielić na nie satysfakcjonującej odpowiedzi.

Firma potrzebowała centralnej bazy zawierającej wszystkie informacje związane z projektami oraz zasobami. Zanim w Affecto zaczął funkcjonować system People Planner wszelkie dane były gromadzone przy użyciu Excela. Efekt był taki, że powstawało mnóstwo różnych tabel. W sytuacjach, kiedy niezbędne było korzystanie z danych zawartych w różnych plikach, konsolidacja była zarówno kłopotliwa, jak i czasochłonna. Co gorsza Excel nie dostarczał zarządowi kompletnych informacji. Pokazywał co prawda, że w danej chwili pracownicy są w zbyt dużym stopniu obciążeni, nie stwarzał jednak możliwości planowania projektów.

People Planner umożliwia zarówno raportowanie, jak i planowanie a do tego wszystkie dane niezbędne do analizy są zgromadzone w jednym miejscu. Z dnia na dzień firma zyskała więc możliwość kontroli wykorzystania zasobów w ramach dowolnych jednostek, takich jak na przykład: branże, rynki lokalne, czy też poszczególne kategorie pracowników – mówi Hakim Laukkoski, Consulting Manager Affecto

Dlaczego People Planner?

People Planner okazał się rozwiązaniem najbardziej dopasowanym z dwóch powodów. Najważniejsze było oczywiście to, że system odpowiadał wyzwaniom biznesowym, którym musiała sprostać firma. Istotny od strony codziennego funkcjonowania firmy był także sam proces wdrożenia.. People Planner okazał się systemem, który przy swoich znaczących możliwościach związanych z analizą i planowaniem zasobów, jest jednocześnie prosty i łatwy w użytkowaniu. Dzięki temu proces implementacji nie wpłynął na ciągłość pracy w ramach projektów.

Jak wyglądał proces wdrożenia?

Pierwszym etapem wdrożenia był pilotaż, który objął grupę 4 osób, testujących działanie systemu w obszarze rzeczywistych procesów biznesowych. Całość oczywiście odbywała się pod nadzorem ludzi związanych z Maconomy.

W tym czasie nasi pracownicy mieli okazję zapoznać się z funkcjonowaniem systemu, oraz jego możliwościami. Wiedza, którą firma zyskała dzięki pilotażowi okazała się niezwykle pomocna podczas ostatecznego wdrożenia systemu w Affecto. Na bazie naszych doświadczeń, zostało również wkrótce przeprowadzone podobne wdrożenie w siostrzanej firmie – mówi Hakim Laukkoski, Consulting Manager Affecto

Korzyści po wdrożeniu

Najważniejszą korzyść stanowi oszczędność czasu specjalistów zaangażowanych w poszczególne projekty, co w przypadku takich firm, jak Affecto zwiększa szybkość reakcji na wyzwania biznesowe, a także zapewnia większą elastyczność. Odkryliśmy również jak dużą oszczędność czasu daje integracja danych gromadzonych w różnych formach i miejscach.

System usprawnił pracę firmy w warstwie zarządzania zasobami. Firma zyskała możliwość precyzyjnego określenia zapotrzebowania na poszczególne kompetencje pracowników, usprawniła proces rekrutacji, a także doprowadziła do bardziej efektywnego wykorzystania potencjału ludzkiego. Teraz wiemy już, że inwestycja w odpowiedni system może przynieść firmie konkretny wzrost przychodów. Dzięki temu inwestycja zwraca się z nawiązką – mówi Hakim Laukkoski Consulting Manager Affecto

Główne zalety systemu

Elastyczność. System daje możliwość centralnego definiowania kluczowych standardów, a jednocześnie daje jednostkom lokalnym swobodę i elastyczność, pozwalając im dostosować działania do specyfiki ich rynków.

Zwiększone wykorzystanie zasobów pracowniczych. System daje błyskawiczny wgląd online do wszystkich informacji o zasobach, wraz z łatwym dostępem do takich opcji, jak: przeglądanie, tworzenie czy zmiana rezerwacji.

Efektywne zarządzanie projektami. Rozwiązanie upraszcza wszystkie działania związane z planowaniem i realizacją projektów – począwszy od budżetowania, aż do końcowego rozliczenia. System jest bardzo przydatny już na etapie ofertowania, pozwalając w prosty i szybki sposób zabudżetować projekt.

Łatwe i szybkie wdrożenie. Moduły w systemie są prekonfigurowane pod kątem użycia w firmach doradczych i konsultingowych, co umożliwia szybkie rozpoczęcie pracy w systemie.

Źródło: Affecto