Controlling w Narodowym Instytucie Leków

Dzięki takiemu rozwiązaniu informatycznemu Instytut mógłby kontrolować i planować wykorzystanie tych środków w taki sposób, aby przy ich pomocy zrealizować ambitne plany rozwojowe.

W grudniu 2006 Narodowy Instytut Leków podejmuje decyzję o zakupie i wdrożeniu nowych rozwiązań wspomagających ten obszar działalności.

Przebieg wdrożenia

Przed wdrożeniem rozwiązania, prace służb administracyjno ekonomicznych wspierane były przez oprogramowanie Macrologic w wersji Windows, a do celów związanych z przygotowaniem informacji zarządczych wykorzystywany był przede wszystkim Excel. Przygotowanie analiz ekonomicznych i niezbędnych raportów wymagało dużego nakładu pracy i było czasochłonne.

Plan wdrożenia części kontrolingowej zakładał etapową realizacje zadań. Na początek zaplanowano zaktualizowanie oprogramowania klasy ERP z dotychczasowej wersji na Xpertis. W kolejnym kroku zaimplementowano Xpertis Kontroling. Dzięki ścisłej współpracy z Narodowym Instytutem Leków, wynikającej z wcześniejszych kontaktów i opieki nad pracującymi systemami, wdrożenie nie musiało być poprzedzone analizą przedwdrożeniową gdyż, już przed zakupem nowego produktu, Macrologic znał potrzeby i oczekiwania Instytutu.

Aktualizacja oprogramowania jak również wdrożenie Xpertis Kontroling odbyło się sprawnie i nie zakłóciło toku normalnej pracy Instytutu. Przerwa w pracy poświęcona na zmianę oprogramowania i uzgodnienie niezbędnych danych trwała tylko 1 dzień.

Więcej czasu poświęcono natomiast na modyfikacje obecnego systemu informacyjnego i przygotowywania danych dla potrzeb kontrolingu.

Poszczególne komórki Instytutu dopracowują i ustalają procedury przekazywania danych do programu Xpertis Kontroling, który funkcjonalnie jest gotowy do realizacji celów postawionych przed wdrożeniem. Wdrożenie przebiegło szybko, zostaliśmy profesjonalnie przeszkoleni, a Xpertis okazał się łatwy w obsłudze.

Efekty wdrożenia

Monitorowanie wykonania planów, nanoszenie odchyleń od budżetu i sporządzanie raportów dla dyrekcji wymagało wielu dni żmudnej pracy i było obarczone niebezpieczeństwem popełnienia wielu błędów. Jest to więc obszar gdzie obecnie Xpertis Kontroling jest najintensywniej wykorzystywany. Dzięki zastosowaniu rozwiązania Xpertis Kontroling wiele procesów zostało zautomatyzowanych, co pozwoliło na znaczną oszczędność czasu pracowników działów finansowych i ekonomicznych, dając jednocześnie pewność prawidłowości danych i poprawności uzyskiwanych zestawień.

Dzięki wykorzystaniu narzędzia Xpertis Kontroling możliwe jest przygotowanie jednego kompleksowego sprawozdania, ujmującego wszystkie z rodzajów działalności jaką prowadzimy przy zachowaniu odpowiedniej elastyczności wykorzystania tych danych. Bazując na tym sprawozdaniu możemy, praktycznie na każde żądanie i to niemal natychmiastowo, sporządzać potrzebne nam zestawienia w różnych układach, zawierające pełne dane na temat każdego rodzaju działalności w zadanym, interesującym nas okresie (miesiąca, roku, kwartału). Pozwala nam to tworzyć zbiór przesłanek do optymalnego zarządzania Instytutem praktycznie w każdym obszarze, na którym działamy oraz znacznie przyspieszyć podejmowanie istotnych dla nas decyzji.

Analizując oszczędność czasu związanego z przygotowaniem prowadzonej przez nas sprawozdawczości z użyciem rozwiązania Xpertis Kontroling zauważamy, że poprzednio potrzebowaliśmy pięciokrotnie więcej czasu na osiągnięcie podobnych rezultatów starymi metodami.

Dzięki zgromadzonym danym mamy możliwość bieżącego monitorowania rentowności projektów naukowych i działalności poszczególnych zakładów naukowych oraz szybki dostęp do informacji niezbędnej do rozliczeń grantów na badania naukowe.

Przy pomocy rozwiązania Xpertis wykonujemy prognozy miesięczne, analizę odchyleń, korekty budżetu oraz tworzymy roczny budżet dla całego Instytutu.

Pracownicy Instytutu wysoko oceniają także wsparcie oferowane przez Macrologic. Bardzo szybko otrzymujemy odpowiedzi i wyjaśnienia na temat działania poszczególnych funkcji systemu. Możemy liczyć zarówno na wsparcie techniczne jak i merytoryczne, dzięki stałemu kontaktowi z Konsultantami Biznesowymi.

Korzyści biznesowe

Najważniejszą, najbardziej dostrzegalną w tej chwili, wymierną korzyścią płynącą z wdrożenia rozwiązania Xpertis Kontroling jest czas zaoszczędzony w procesie monitorowania wykonania planów, nanoszenia odchyleń do budżetu oraz raportowania. Czas ten możemy teraz poświęcić na analizy finansowe, sprawniejsze zarządzanie naszymi finansami oraz ważne dla Instytutu wnioskowanie.

Zastosowanie Xpertis Kontroling wiąże się także z innymi korzyściami. Zarówno rzetelność uzyskiwanych wyników jak i dokładność danych przyczyniły się do wzrostu zaufania do procesów planowania i budżetowania oraz późniejszego ich rozliczania.

Zyskaliśmy na wiarygodności dzięki dokładności i rzetelności. Zwiększyło się zaufanie do sposobu wykonywania analiz, a co za tym idzie - do procesu budżetowego.

Wykorzystując rozwiązanie Xpertis, Instytut może obecnie tworzyć wielowymiarowe analizy i na podstawie uzyskanych wyników kontrolować efektywność wykorzystanych środków finansowych na prace badawczo-rozwojowe.

Dzięki szybkiemu dostępowi do danych nastąpiła poprawa sprawności zarządzania. Zwiększyła się trafność wyboru realizowanych przedsięwzięć dzięki możliwości rzetelnej oceny rentowności zakładów naukowych i projektów naukowych.

Rozwiązanie

Zastosowano rozwiązanie: Xpertis Kontroling zintegrowany z najnowszą wersją Xpertis Finanse, Xpertis Personel, Xpertis Logistyka, dla 15 użytkowników.

Dlaczego Macrologic?

Narodowy Instytut Leków użytkuje rozwiązania firmy Macrologic od 1997 roku. Początkowo były to rozwiązania z zakresu finansów, personelu i logistyki. Kiedy więc w 2006 roku Instytut podjął decyzję o wdrożeniu zaawansowanego rozwiązania wspomagającego rachunkowość zarządczą, na dostawcę oprogramowania dla celów kontrolingu wybrano ponownie firmę Macrologic, gdyż zaoferowała oprogramowanie spełniające oczekiwania Instytutu, jednocześnie ściśle zintegrowane z dotychczas używanymi przez NIL systemami wspomagającymi księgowość Instytutu.

Decydujące znaczenie przy wyborze miały również dotychczasowe pozytywne doświadczenia ze współpracy z firmą Macrologic.

Długoletnia współpraca pozwoliła Instytutowi na bardzo dobre poznanie firmy Macrologic i fachowości jej pracowników, a doskonałe rozeznanie potrzeb NIL w obszarze kontrolingu przez specjalistów z firmy Macrologic, gwarantowało powodzenie całego przedsięwzięcia.

Źródło: www.macrologic.pl