Business Intelligence w Business Center Club

BCC prowadzi aktywny lobbing gospodarczy na rzecz rozwoju gospodarki wolnorynkowej, tworzenia dobrego prawa, obrony interesów polskich przedsiębiorców. Eksperci Klubu współtworzą i opiniują ustawy gospodarcze, uczestniczą w pracach komisji parlamentarnych. Prace rządu na bieżąco ocenia grupa wybitnych fachowców tworzących Monitorujący Komitet BCC.

Od 2002 r. Klub reprezentuje interesy pracodawców w Trójstronnej Komisji ds. Społeczno-Gospodarczych. Ponadto wyraża opinię przedsiębiorców w Wojewódzkich Komisjach Dialogu Społecznego oraz jest inicjatorem Forum Dialogu, płaszczyzny komunikowania się poszczególnych grup społecznych w sprawach najważniejszych dla rozwoju Polski. W Klubie działa także, jako inicjatywa ogólnopolska, Studenckie Forum BCC.

Business Center Club jest organizacją międzynarodową, wyróżnioną w siedzibie Parlamentu Europejskiego nagrodą EKES za znaczący wkład w krzewienie integracji i tożsamości europejskiej. Honorowymi członkami BCC są m.in. J.M. Barroso, L. Balcerowicz, G. Bush, J. Buzek, J. Chirac, B. Clinton, J. Lewandowski, M. Thatcher, W. Bartoszewski i L. Wałęsa.

Wyzwanie

Do 2011 r. plany i sprawozdania dla Zarządu BCC były tworzone przy wykorzystaniu arkuszy programu Excel. Dyrektorzy Biur opracowywali plany roczne przychodowe i wybrane pozycje kosztowe w arkuszach, które następnie uzupełniano o koszty wynagrodzeń i amortyzacji. Wykonanie planów było przepisywane ręcznie z systemu finansowo-księgowego zarówno do zbiorczego arkusza całego podmiotu, jak i do poszczególnych arkuszy Dyrektorów Biur. W efekcie był to proces uciążliwy i czasochłonny, a do tego — z uwagi na dużą liczbę arkuszy i danych porównywalnych — obciążony znacznym ryzykiem pomyłek.

Raz w miesiącu tworzę dla Zarządu sprawozdania z wykonania planów. Dotyczą one okresów narastających w porównaniu do analogicznego okresu za rok poprzedni, jak i w porównaniu do zakładanych planów. Brakowało nam informacji o rentowności poszczególnych biur oraz o wskaźnikach ekonomicznych firmy — mówi Katarzyna Herman, Główna księgowa i Członek Zarządu BCC. — Pewnych usprawnień wymagały także działania organizacyjne pomiędzy kierownikami centrów odpowiedzialności czy to za zyski, czy za koszty. Konieczne było narzędzie, które wspomoże bieżące zarządzanie organizacją i umożliwi stworzenie warunków niezbędnych do ekonomicznego rozwoju firmy ¬— dodaje.

Zarząd BCC poszukiwał zatem rozwiązania, dzięki któremu możliwe byłoby uzyskanie szybkiej, kompletnej i bieżącej informacji na temat kondycji finansowej całej organizacji oraz wspierającego proces budżetowania dla poszczególnych biur.

Potrzebne były odpowiednie narzędzia informatyczne, które pozwoliłyby na tworzenie przez Dyrektorów Biur ilościowych i wartościowych planów rocznych w jednym, ustalonym formacie. Następnie plany te, po uzupełnieniu danymi o wynagrodzeniach i amortyzacji, byłyby sumowane w systemie, w wyniku czego zbiorczy plan dla całej organizacji powstawałby w sposób automatyczny, szybko i bez pomyłek.

Współpraca z firmą Macrologic

Macrologic zaproponował rozwiązanie problemów, z jakimi borykał się BCC. Współpraca obydwu firm trwa od wielu już lat — systemy autorstwa Macrologic są wykorzystywane jako wsparcie procesów zarządczych realizowanych przez BCC w następujących obszarach: finanse i księgowość, logistyka, kadry i płace, bankowość elektroniczna, środki trwałe, kasa. Nie tylko oferowane systemy, ale i profesjonalne wsparcie konsultantów zadecydowały o tym, że także w zakresie usprawnienia rachunkowości zarządczej Zarząd BCC podjął współpracę z firmą Macrologic.

Przebieg wdrożenia

Prace rozpoczęto od upgrade’u do najnowszej wersji posiadanych przez BCC systemów. Następnym etapem była analiza przedwdrożeniowa, która miała na celu zdefiniowanie potrzeb i oczekiwań Zarządu BCC w zakresie usprawnień w prowadzeniu rachunkowości zarządczej. Do prac analitycznych zostali włączeni pracownicy wyższego szczebla ze strony BCC. Powołany zespół wdrożeniowy przygotował harmonogram prac.

Zebraliśmy informacje, które już były wykorzystywane do procesu budżetowania, a które uznaliśmy za istotne dla nas. Na podstawie tych wytycznych konsultanci Macrologic stworzyli arkusze budżetowe dostosowane do naszych potrzeb — mówi Katarzyna Herman, Członek Zarządu BCC.

W wyniku sesji analitycznych została opracowana koncepcja modeli biznesowych, określony został sposób ewidencjonowania i gromadzenia danych rzeczywistych oraz procedury budżetowania, jak również ustalone zostały kryteria weryfikacji danych z Controllingu z danymi księgowymi — mówi Damian Szymczak, Szef Projektu Macrologic.

Po zakończeniu analizy Macrologic rozpoczął wdrożenie systemu controllingowego. Cały proces, począwszy od upgrade’u, poprzez cykl analityczny aż do zakończenia wdrożenia systemu Xpertis Controlling trwał 5 miesięcy.

Rozwiązanie

Macrologic wdrożył w BCC Xpertis Controlling dla 6 użytkowników, komponenty MS SQL oraz dodatek Excel. W ramach parametryzacji systemu wprowadzone zostały definicje modeli ustalonych na sesjach analitycznych, stworzono automaty pobierania danych do podziałów controllingowych oraz zdefiniowano funkcje pobierania danych i kolejności pobierania podziałów.

Korzyści biznesowe

W wyniku wdrożenia systemu Xpertis Controlling BCC usprawnił cały system budżetowania. Informatyzacja tego obszaru przyczyniła się do eliminacji pomyłek związanych z ręcznym wpisywaniem danych oraz ograniczenia czasochłonności obsługi procesu budżetowania wynikającej m.in. z konieczności wielokrotnego wprowadzania danych do budżetu poprzez ręczne przepisywanie ich do arkuszy kalkulacyjnych. W tej chwili kontrola wykonania budżetu jest obliczana w sposób automatyczny, a cały proces zajmuje kilkanaście minut.

Zarząd BCC zyskał bieżącą informację o rentowności poszczególnych biur.

Dane są automatycznie pobierane z systemu finansowo-księgowego, a ja mogę w zależności od potrzeb — a nie dopiero po zamknięciu miesiąca — sprawdzać wykonanie budżetu. Mam możliwość śledzenia na bieżąco, w których biurach i ile jeszcze zostało, a w których jednostkach budżet został już przekroczony —mówi Katarzyna Herman, Członek Zarządu BCC.

Dyrektorzy Biur, uzyskując dostęp do systemu, zostali włączeni do współdecydowania o kształcie budżetu całej organizacji. To znacząco przyczyniło się do poprawy komunikacji i skrócenia czasu obiegu dokumentów, gdyż nie trzeba już przesyłać arkuszy excelowych, a osoby uprawnione mają dostęp do danych w czasie rzeczywistym.

Zwiększyliśmy świadomość przyczyn powstawania kosztów, gdyż teraz koszty te są porozbijane na poszczególne ośrodki decyzyjne, a każdy Dyrektor Biura ma możliwość bieżącej kontroli tych kosztów i, w razie konieczności, podjęcia działań optymalizacyjnych. W efekcie uzyskaliśmy większą odpowiedzialność Dyrektorów Biur — mówi Katarzyna Herman. — Jest to też element motywacji do osiągania większych zysków, bo mamy powiązanie ośrodka decyzyjności z systemem wynagrodzeń. Wszelkie działania innowacyjne są widoczne w wykonaniu budżetu i pracownicy są za to wynagradzani. Tu ważny jest pomiar dokonań będących wynikiem budżetowania i kontroli jego wykonania — dodaje.

Gromadzenie danych liczbowych z poprzednich okresów w jednym miejscu, tj. w systemie, ułatwi prowadzenie analizy zarządczej. To zwiększy możliwości oceny kondycji organizacji, a w efekcie pozwoli szybciej reagować na zmiany.

Przyszłość

Plany Katarzyny Herman, Członka Zarządu BCC:

Przewiduję dalszy rozwój controllingu w naszej organizacji. Będę dążyć do wprowadzenia controllingu zarządczego na podstawie strategicznej karty wyników. Taki efektywny model wzmocni zarządzanie. I to właśnie — także z punktu widzenia zarządzania wartością BCC — chciałabym osiągnąć.

Źródło: www.macrologic.pl