| REKLAMA |
 |
1. Zacznij od strategii i realnych problemów, a nie od checklisty funkcji
Na start zadaj sobie (i kluczowym osobom w firmie) kilka bardzo konkretnych pytań:
- Jakie 3–5 największych problemów ma dziś organizacja?
Przykładowo: chaos w magazynie, brak wiarygodnych danych finansowych na czas, ręczne przepisywanie zamówień z maila do systemu. - Jakie cele biznesowe chcesz wesprzeć systemem w perspektywie 2–3 lat?
Np. wejście na nowe rynki, poprawa marży, skrócenie czasu realizacji zamówień, lepsza kontrola kosztów.
Na tej podstawie definiujesz główne scenariusze biznesowe (use case’y), które nowy ERP musi obsłużyć. To one stają się osią całego procesu wyboru, zamiast abstrakcyjnej listy funkcjonalności.
Tak zdefiniowane scenariusze są też świetnym materiałem do późniejszej ankiety dla dostawców czy scenariuszy demo – patrzysz, kto realnie obsługuje Twoje procesy, a nie tylko „ma moduł”.
2. Zdefiniuj zakres projektu: co ma być „w ERP”, a co poza nim?
Kolejny krok to precyzyjne określenie granic projektu. Ustal:
- Jakie obszary biznesowe obejmuje wdrożenie:
- finanse i księga główna,
- sprzedaż i zakupy,
- magazyn i logistyka,
- produkcja,
- serwis, projekty, HR, CRM itp.
- Jakie spółki, oddziały, kraje wchodzą do systemu w pierwszym etapie.
- Jakie systemy pozostają w krajobrazie IT i będą integrowane z ERP (np. e-commerce, WMS, system kadrowo-płacowy).
Dobrze opisany zakres sprawia, że każdy dostawca wycenia ten sam projekt, a nie własną interpretację Twoich potrzeb. Dzięki temu oferty są porównywalne, a Ty faktycznie porównujesz podobne scenariusze, a nie kompletnie różne koncepcje.
3. Zbuduj listę wymagań - ale mądrze i z priorytetami
Rozbudowane, wielotysięczne tabelki wymagań rzadko przynoszą realną wartość. Dużo lepiej:
Podziel wymagania na czytelne kategorie
Na przykład:
- procesy finansowe,
- sprzedaż / zakupy,
- magazyn / logistyka,
- produkcja / projekty,
- raportowanie / BI,
- integracje, bezpieczeństwo, UX.
Oznacz priorytety
- MUST HAVE - bez tego projekt nie ma sensu,
- SHOULD HAVE - znacząco ułatwi codzienną pracę,
- NICE TO HAVE - miło mieć, jeśli budżet i harmonogram pozwolą.
Zamień „funkcje” na pytania biznesowe
Zamiast surowego hasła „Obsługa numerów partii”, lepiej zapytać dostawcę:
„W jaki sposób system wspiera śledzenie partii i numerów seryjnych w procesie przyjęcia, produkcji i wysyłki?”
Tak przygotowaną listę w prosty sposób zmienisz w scorecard: dostawcy odpowiadają, a Ty oceniasz ich odpowiedzi w skali (np. 1–5), zamiast opierać się na marketingowych zapewnieniach „tak, mamy”.
4. Patrz na całkowity koszt posiadania (TCO), nie tylko cenę licencji
Przy systemach ERP prawdziwym kosztem nie jest „cena startowa”, ale całkowity koszt posiadania (TCO) w horyzoncie 3–5 lat. Ujmij w nim:
- Licencje / subskrypcje – opłaty jednorazowe lub cykliczne.
- Wdrożenie - analiza, konfiguracja, migracje danych, integracje, testy, szkolenia.
- Utrzymanie i rozwój - support, modyfikacje, kolejne moduły, aktualizacje.
- Ukryte koszty organizacyjne:
- czas kluczowych pracowników zaangażowanych w projekt,
- ewentualne zatrudnienie administratora / analityka.
Warto przygotować prosty arkusz TCO i poprosić każdego dostawcę o oszacowanie kosztów w tych samych kategoriach. Dopiero wtedy faktycznie porównujesz „jabłka z jabłkami”, a nie np. tani abonament bez wdrożenia z drogą ofertą „all inclusive”.
5. Wybierz model wdrożenia: chmura czy on-premise?
Kolejna strategiczna decyzja to wybór modelu technologicznego.
Chmura (SaaS / cloud) zwykle oznacza:
-
niższy próg wejścia,
-
szybsze i częstsze aktualizacje,
-
mniej administracji po stronie Twojego IT,
-
ale też mniejszą swobodę głębokich modyfikacji oraz zależność od cyklu aktualizacji producenta.
On-premise / hosting własny daje:
-
większą kontrolę nad infrastrukturą i aktualizacjami,
-
często szersze możliwości kastomizacji,
-
ale wyższe koszty utrzymania (serwery, backupy, administratorzy).
Decyzję podejmujesz, patrząc na bezpieczeństwo, regulacje w branży, strategię IT i budżet. Kluczowe jest też zapytanie dostawcy o scenariusze migracji (np. z on-prem do chmury w przyszłości), żeby nie zablokować sobie kierunku rozwoju na lata.
6. Stwórz shortlistę 2-4 systemów i partnerów
Oglądanie 10–15 prezentacji demo kończy się zwykle zmęczeniem i chaosem decyzyjnym. Dużo lepsze podejście:
- Na podstawie wymagań, budżetu i modelu wdrożenia (cloud / on-prem) wybierz:
- 2–3 główne systemy ERP,
- do każdego 1-2 partnerów wdrożeniowych.
Na tym etapie warto wprowadzić prostą ocenę punktową (np. skala 1–5) w kilku obszarach:
- dopasowanie funkcjonalne,
- dopasowanie do branży,
- technologia i architektura,
- kompetencje partnera wdrożeniowego,
- szacunkowy TCO.
Dzięki temu dyskusja w zespole opiera się na liczbach i kryteriach, a nie na ogólnym „tu demo się bardziej podobało”.
7. Zamiast marketingowego demo – scenariusze procesowe
Sposób przeprowadzenia prezentacji systemu ma ogromne znaczenie. Zamiast klasycznego, marketingowego demo:
- Poproś dostawców, aby przygotowali pokaz na podstawie Twoich realnych scenariuszy, np.:
- przyjęcie zamówienia klienta → rezerwacja zapasu → produkcja → wysyłka → faktura → raport marży;
- nowa oferta → akceptacja → zamówienie zakupu → dostawa → płatność.
- Poproś o nagranie demo lub dostęp do środowiska testowego (sandbox), żeby zwykli użytkownicy mogli samodzielnie „poklikać”.
Zwracaj szczególną uwagę na to:
- czy interfejs jest intuicyjny dla typowego użytkownika, a nie tylko dla konsultanta prowadzącego demo,
- jak szybko można zmienić filtr, dodać kolumnę, przygotować prosty raport,
- jak system prowadzi użytkownika przez proces (workflow, walidacje, podpowiedzi).
Dodatkowy plus: dobrze opisane scenariusze demo możesz później wykorzystać jako listę testów w fazie pilota/UAT.
8. Oceń partnera wdrożeniowego równie dokładnie jak system
W projektach ERP częściej „wykłada się” wdrożenie niż sam system. Dlatego:
- Poproś o referencje z Twojej branży i – jeśli to możliwe – porozmawiaj z tymi klientami.
- Zapytaj:
- jak wygląda skład zespołu projektowego (role, doświadczenie),
- jaką stosują metodykę wdrożenia (etapy, warsztaty, testy, szkolenia),
- jak rozliczane są zmiany zakresu (change requesty),
- jakie mają doświadczenia z projektami o podobnej skali i złożoności.
Zwróć uwagę, czy partner:
- zadaje trudne pytania,
- potrafi wskazać ryzyka,
- umie powiedzieć „to się nie opłaca” lub „tego lepiej nie robić”.
To zwykle dobry znak dojrzałego, odpowiedzialnego dostawcy, który myśli w kategoriach sukcesu projektu, a nie tylko sprzedaży licencji.
9. Zaplanuj zmianę organizacyjną, a nie tylko instalację systemu
ERP nie jest „kolejnym programem”, tylko zmianą sposobu pracy wielu działów. Dlatego z wyprzedzeniem przygotuj:
- sponsora biznesowego – osobę, która bierze odpowiedzialność za zmianę,
- zespół kluczowych użytkowników z różnych obszarów (finanse, sprzedaż, magazyn, produkcja),
- plan komunikacji:
- co konkretnie zmieni się w poszczególnych działach,
- jakie korzyści będą widoczne na poziomie codziennej pracy (mniej Excela, mniej ręcznego przepisywania danych, spójne informacje),
- plan szkoleń i wsparcia po starcie (kto pomaga, jak zgłaszać problemy, jak są priorytetyzowane).
Te elementy powinny być wpisane w harmonogram projektu i omówione z partnerem wdrożeniowym – inaczej łatwo o sytuację, w której technicznie wszystko działa, a organizacja „odrzuca” nowy system.
10. Decyzja i negocjacje – doprecyzowanie, nie tylko „zniżka na koniec”
Kiedy masz już:
- wyniki oceny funkcjonalnej,
- szacunkowy TCO,
- wrażenia i wnioski po demo,
- informacje o zespole wdrożeniowym,
możesz przejść do końcowego porównania 2 finalistów i negocjacji.
Zwróć uwagę na:
- Zakres – jakie moduły i procesy są objęte ofertą, ile dni wdrożeniowych uwzględniono, jakie integracje i migracje danych wchodzą w cenę.
- SLA i support – czasy reakcji, dostępność konsultantów, kanały wsparcia.
- Aktualizacje – częstotliwość, zakres zmian, zasady obsługi modyfikacji po aktualizacjach.
- Warunki wyjścia – dostęp do danych, możliwość eksportu, przeniesienia do innego systemu lub środowiska.
Dobry kontrakt precyzyjnie określa: co ma być dostarczone, w jakim czasie i jak będzie mierzony sukces projektu. Rabat jest miły, ale marginalny, jeśli później przez lata zmagasz się z niejasnym zakresem i słabym wsparciem.
Prosta checklista do wyboru systemu ERP
Możesz potraktować poniższą tabelę jako mini-scorecard kontrolny:
| Obszar | Pytanie kontrolne | OK? |
|---|---|---|
| Cele biznesowe | Czy system wspiera nasze 3–5 kluczowych celów strategicznych? | ☐ |
| Zakres i moduły | Czy oferta obejmuje wszystkie krytyczne obszary (finanse, magazyn, produkcja…)? | ☐ |
| Dopasowanie branżowe | Czy partner ma udokumentowane wdrożenia w naszej branży? | ☐ |
| UX i ergonomia | Czy użytkownicy po demo uznali system za intuicyjny? | ☐ |
| Raportowanie i analityka | Czy będziemy w stanie samodzielnie budować raporty i analizy? | ☐ |
| Integracje | Czy scenariusze integracji z istniejącymi systemami są realnie przemyślane? | ☐ |
| Budżet TCO | Czy znamy szacunkowy koszt 3–5-letni, a nie tylko cenę startową? | ☐ |
| Partner wdrożeniowy | Czy ufamy zespołowi, z którym będziemy pracować przez najbliższe miesiące/lata? | ☐ |
| Plan zmiany organizacyjnej | Czy mamy sponsora, zespół, plan szkoleń i komunikacji? | ☐ |
Na koniec: skąd brać dane rynkowe i jak zacząć?
Opisany proces pozwala bardzo świadomie podejść do wyboru ERP, ale nie oznacza, że musisz wszystko robić „od zera”. Żeby szybciej zorientować się w dostępnych na rynku rozwiązaniach i zawęzić listę systemów do analizy, warto skorzystać z serwisów porównawczych, takich jak www.raport-erp.pl.
Możesz tam sprawdzić m.in. które systemy obsługują interesujące Cię obszary biznesowe, w jakich branżach są najczęściej wdrażane oraz jak plasują się względem siebie poszczególne rozwiązania. Połączenie takiego przeglądu rynku z opisanym wyżej, uporządkowanym procesem wewnętrznym daje znacznie większą szansę, że finalny wybór ERP będzie decyzją biznesowo uzasadnioną, a nie efektem jednego efektownego demo.
FAQ: najczęstsze pytania o wybór ERP
1. Jaki budżet powinna mieć firma na wdrożenie ERP?
Nie ma jednej uniwersalnej kwoty, ale praktycznie zawsze wdrożenie kosztuje więcej niż same licencje. Dobrym punktem odniesienia jest założenie, że prace wdrożeniowe to co najmniej kilkukrotność rocznego kosztu licencji – ostateczna wartość zależy od zakresu, skali i poziomu kastomizacji systemu oraz poziomu przygotowania organizacji. Warto skonfrontować swoje założenia z przedziałami cenowymi i klasami rozwiązań prezentowanymi w serwisach takich jak www.raport-erp.pl.
2. Czy mała firma naprawdę potrzebuje systemu ERP?
Nie zawsze. W przypadku mikrofirm lub prostych działalności usługowych często wystarczą: program księgowy, prosty system magazynowy oraz CRM albo dobrze uporządkowany Excel. ERP zaczyna mieć sens tam, gdzie procesów jest dużo i są złożone, rośnie liczba zaangażowanych osób, a dane nie „sklejają się” między działami. Przeglądając profile typowych klientów poszczególnych systemów na raport-erp.pl, możesz szybko ocenić, czy jesteś już w grupie firm, dla których ERP to naturalny kolejny krok.
3. Co jest ważniejsze: wybór systemu czy partnera wdrożeniowego?
W praktyce oba elementy są krytyczne, ale doświadczenie pokazuje, że dobry system + słabe wdrożenie najczęściej oznacza duży ból i niewielkie efekty. Z kolei dobry partner, nawet z nieidealnym produktem, potrafi wyciągnąć z niego dużą wartość dzięki właściwej konfiguracji, podejściu procesowemu i sensownemu zarządzaniu zmianą. Dlatego w procesie wyboru oceniaj system i partnera równolegle, a jako dodatkowe źródło informacji o pozycji rynkowej i typowych wdrożeniach wykorzystaj zestawienia dostępne na www.raport-erp.pl.
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i s… / Czytaj więcej
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób dział… / Czytaj więcej
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowa… / Czytaj więcej
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój… / Czytaj więcej
Menedżer cyfrowej transformacji 2026: lider, który łączy AI, ERP i ludzi
Zbliżając się do końca 2025 roku widać wyraźnie, że w 2026 menedżer cyfrowej transformacji nie będz… / Czytaj więcej
Jaki system ERP wybrać dla firmy handlowo-dystrybucyjnej?
Dla firmy handlowo-dystrybucyjnej najlepszy system ERP to taki, który wiernie odzwierciedla jej spo… / Czytaj więcej
