Cyfryzacja firmy handlowo-produkcyjnej to wdrożenie oprogramowania, dzięki któremu poszczególne procesy mogą przebiegać elektronicznie – bez papieru, za to ze wsparciem automatyzacji. Sprawdź, które procesy handlowo-produkcyjne można zdigitalizować i jak cyfrowa firma handlowo-produkcyjna działa na co dzień.
| REKLAMA |
 |
Jakich procesów dotyczy cyfryzacja firmy handlowo-produkcyjnej?
Jeżeli zastanawiasz się, czy każdy proces w firmie produkcyjno-handlowej da się zdigitalizować, mamy dobrą wiadomość. Każdy, który ma przebiegać według określonych reguł, składa się z wielu etapów i jest realizowany przez wielu uczestników.
Chodzi o to, że kiedy zaplanujesz określony porządek działań, wyznaczysz osoby odpowiedzialne za ich realizację i skonfigurujesz procesy w systemie, to wtedy właśnie system ERP będzie przypominał o konieczności wykonania zadań. Będzie także agregował w jednym miejscu informacje, kluczowe dla sprawnego działania sprzedaży, zakupów, produkcji i księgowości. A także księgował faktury i przyporządkowywał je do miejsc powstawania kosztów.
Wdrożenie takich działań pozwoli się więc pozbyć całego szeregu problemów, w tym takich jak:
- rozproszone dane,
- długi czas potrzebny na przygotowanie ofert,
- chaos informacyjny, w którym zaopatrzenie nie wie, jakich surowców potrzebuje produkcja, a finanse nie znają planowanych kosztów produkcji,
- zaniżone lub zawyżone wyceny, spowodowane tym, że kalkulowanie rzeczywistych kosztów produkcyjnych i porównanie ich z planowanymi jest trudne oraz czasochłonne.
Innymi słowy, korzystanie z jednego systemu ERP, który łączy wszystkie działy w firmie i umożliwia automatyzację, rozwiązuje wiele problemów często występujących w branży handlowo-produkcyjnej. Ale zacznijmy od początku.
E-ofertowanie czyli ofertowanie jako proces workflow
W firmie, która produkuje na zamówienie, każda oferta może być inna, w zależności od zamówienia. Choć oferty są różne, sam proces ofertowania może być standardowy, a pracownicy mogą oszczędzać czas, dzięki wsparciu automatyzacji.
Jak przebiega cyfrowe ofertowanie? Kiedy zapytanie ofertowe wpłynie do firmy, trzeba zwykle zebrać następujące dane:
- ile czasu zajmie realizacja,
- jakie zasoby ludzkie i surowce zaangażuje,
- jakie będą koszty: surowców, maszyn czy wynagrodzeń.
Żeby usprawnić proces gromadzenia tych informacji system automatycznie dostarczy tworzoną ofertę do pracowników ją przygotowujących, opiniujących oraz akceptujących. Co istotne, system powiadomi osoby zaangażowane w proces, że potrzebne jest ich działanie, dzięki czemu wszystko przebiegnie szybciej. Po wykonaniu wszystkich potrzebnych kroków oferta trafia do klienta.
Niepotrzebna jest ani jedna kartka papieru, wszystkie informacje są w systemie i jest do nich łatwy wgląd.
Automatyczne generowanie zleceń produkcyjnych i zapotrzebowania materiałowego
Jeśli klient zaakceptuje ofertę, to tworzone jest “zamówienie od odbiorcy”, na podstawie którego można generować zlecenia produkcyjne z wcześniej przygotowanej technologii. Z nich powstaną plany produkcyjne i zapotrzebowanie materiałowe. To pierwsze trafia na produkcję i do działu księgowości, a to ostatnie do działu zakupów, który następnie zbiera oferty na zakup potrzebnych surowców czy materiałów. Ten proces również może przebiegać standardowo, a obieg dokumentów może być z góry zaplanowany.
Przykładowo, możesz ustalić, że dział zakupów każdorazowo zbiera oferty na surowce od 5 dostawców. Kiedy wpłyną, system przesyła je do wyznaczonych osób do zaopiniowania, a one wybierają i akceptują najlepszą ofertę. Z zaakceptowanej oferty można wygenerować zamówienia do dostawców, którzy dostarczają do firmy potrzebny towar.
Bez papieru, bez rozproszonych informacji, ani długiego oczekiwania na decyzję. Wszystko przebiega elektronicznie, w z góry ustalonym porządku.
Elektroniczny obieg faktur zakupowych
Kiedy surowce zostają dostarczone do firmy, generowany jest dokument PZ i wpływa faktura zakupowa. Jeżeli dostawca wystawił ją na papierze, do systemu, razem ze skanem, wprowadza ją sekretariat. Jeżeli korzystasz z Krajowego Systemu e-Faktur po prostu importujesz ją do systemu ERP.
Następnie system przesyła fakturę do działu merytorycznego, który podpina ją pod odpowiedni dokument PZ, a w kolejnym kroku do księgowości, gdzie może zostać automatycznie rozksięgowana na odpowiednie zlecenia produkcyjne. Wystarczy raz określić potrzebne reguły, według których dokumenty kosztowe mają być przekazywane do opisu czy akceptacji, a następnie automatycznie dekretowane przez system, a system sam wykona kolejne kroki.
Czytaj także: Neptun Ship Service automatyzuje zarządzanie sprzedażą dzięki wdrożeniu enova365
Automatyczna kalkulacja kosztów produkcji
System, który wspiera działy zakupów i produkcję, może wspierać także księgowość. Możliwa jest automatyczna alokacja kosztów produkcji na poszczególne produkty i klientów, a także łatwe porównanie planowanych kosztów z tymi, jakie zostały rzeczywiście poniesione. Dzięki temu łatwo zweryfikujesz czy produkt został prawidłowo wyceniony – czy wycena nie jest zaniżona lub zawyżona. Co więcej, wiedza o tym, który składnik kosztu ma największy lub najmniejszy wpływ na wycenę pozwoli efektywniej zarządzać kosztami i dostawcami.
Pracę księgowych usprawnią także inne funkcje programu enova365 dla księgowych, takie jak automatyczna identyfikacja podmiotów z operacji bankowych z kontrahentami z bazy. Na podstawie zgodności numerów rachunków albo numerów dokumentów można automatycznie „parować” zobowiązania z należnościami.
Elektroniczna samoobsługa kontrahentów
Tam gdzie towary nie są produkowane na zamówienie, możliwa jest samoobsługa kontrahentów. Korzystając z Pulpitu Kontrahenta mogą oni sami sprawdzać listę oferowanych towarów i ich ceny, zamawiać oraz śledzić informacje o statusie dostaw, należnościach i zobowiązaniach. Z drugiej strony, handlowcy mogą dla klientów skonfigurować indywidualne cenniki oraz generować faktury czy komunikaty, które docierają do klientów w czasie rzeczywistym.
Wszystkie informacje są dostępne 24/7, bez angażowania działu obsługi klienta.
Czytaj także: Pulpit Kontrahenta – jak wspomoże Twój biznes?
Nie tylko handel, produkcja i księgowość – także cyfrowe kadry i płace
Jeżeli chcesz przejść na cyfrowe procesy w firmie handlowo-produkcyjnej, rozważ także cyfryzację kadr i płac. Oprócz modułów handlowych, produkcyjnych i księgowych, enova365 oferuje także moduły kadrowo-płacowe. Znajdziesz wśród nich e-teczki, które pozwalają na przechowywanie całej dokumentacji pracowniczej w formie cyfrowej oraz pulpity pracownicze, dzięki którym możliwa jest samoobsługa pracownicza. Innymi słowy, pracownicy sami mogą załatwiać swoje sprawy online, przy czym każdy dokument zapisywany jest w systemie, do którego dostęp ma również dział kadr.
Źródło: www.enova.pl
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i s… / Czytaj więcej
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób dział… / Czytaj więcej
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowa… / Czytaj więcej
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój… / Czytaj więcej
Menedżer cyfrowej transformacji 2026: lider, który łączy AI, ERP i ludzi
Zbliżając się do końca 2025 roku widać wyraźnie, że w 2026 menedżer cyfrowej transformacji nie będz… / Czytaj więcej
Jaki system ERP wybrać dla firmy handlowo-dystrybucyjnej?
Dla firmy handlowo-dystrybucyjnej najlepszy system ERP to taki, który wiernie odzwierciedla jej spo… / Czytaj więcej
