| REKLAMA |
 |
Firmy, które zarządzane są w oparciu o realne i bieżące dane, nie tylko minimalizują ryzyko, ale także lepiej zarządzają własnym budżetem. Analizy, wgląd w wydatki poszczególnych działów czy budżety projektów i optymalizacja wszystkich procesów finansowo-księgowych, mogą pomagać w zwiększaniu dochodów. Jak dbać o efektywną kontrolę nad finansami i wyciągać z tego jak największe korzyści?
1. Regularność i kontrola na bieżąco
Jednym z powodów, dla których kontrola finansowa często kojarzy się negatywnie, jest brak regularnych działań w tym zakresie. Jeśli na co dzień procesy finansowo-księgowe nie są uporządkowane, okresowa kontrola nie tylko będzie nieefektywna, ale także utożsamiana z przykrym obowiązkiem. Tymczasem regularny nadzór nad nimi może przynieść realne korzyści finansowe. Umożliwia to podejmowanie przemyślanych decyzji biznesowych. Minimalizuje również ryzyko błędów takich jak ponoszenie niepotrzebnych wydatków czy kosztów, których nie ma możliwości rozliczyć np. ze względu na przedawniony termin wystawienia faktury.
Aby taka bieżąca kontrola była możliwa, ważne jest stworzenie uporządkowanych schematów działania, które dokładnie wyznaczają obowiązki w zakresie finansów czy księgowości wszystkim pracownikom. Zespół musi dokładnie wiedzieć, jak powinna wyglądać dobrze opisana faktura, kto jest odpowiedzialny za jej akceptację, jak wygląda proces przekazania jej do księgowości itd. Informacje te powinny być łatwo dostępne, tak aby w łatwy sposób można je było sprawdzić, a także przekazać w procesie onboardingu nowych pracowników.
2. Automatyzacja
Szczególnie w przypadku, gdy firma się rozwija i prowadzi coraz więcej projektów, ręczne uzupełnianie dokumentów finansowych może być coraz trudniejsze, a także zajmuje coraz więcej czasu. Co więcej, dane przechowywane za pomocą arkuszy kalkulacyjnych zazwyczaj nie są dostępne w czasie rzeczywistym – ich analiza często wymaga dodatkowych godzin. Skuteczniejszym rozwiązaniem, szczególnie dla dużych firm, jest skorzystanie z dostępnych na rynku narzędzi, które automatyzują większość tych procesów. Systemy ERP sprawiają, że pracownicy mogą uniknąć wiele zadań, które do tej pory wykonywali sami. To duże oszczędności czasu – zdecydowana większość procesów finansowo-księgowych odbywa się bezpośrednio w systemie. Zmniejsza to również ryzyko wystąpienia błędów. Nowoczesne oprogramowanie ERP pozwala np. wysyłać faktury elektroniczne z możliwością płatności natychmiastowej czy automatyczne przypomnienia o niezapłaconych fakturach.
3. Dostęp do danych w czasie rzeczywistym
Zautomatyzowana księgowość może być prowadzona na bieżąco. Wszystkie dokumenty finansowe znajdują się w jednym systemie, co umożliwia ich dokładną analizę. Oprogramowanie ERP przetwarza faktury, rozliczenia bankowe i sprawozdania w tle. Gdy pojawią się jakieś rozbieżności lub np. przekroczenie założonego budżetu – wysyłany jest alert, który pozwala na szybką reakcję.
Dostęp do bieżących danych jest jeszcze łatwiejszy wtedy, gdy oprogramowanie jest dostępne również z poziomu przeglądarki, a także urządzeń mobilnych. Pozwala to zarządzać finansami niezależnie od czasu czy lokalizacji. Warto zwrócić uwagę na tę funkcjonalność w procesie wyboru odpowiedniego dostawcy oprogramowania.
Źródło: Exact
1. Regularność i kontrola na bieżąco
Jednym z powodów, dla których kontrola finansowa często kojarzy się negatywnie, jest brak regularnych działań w tym zakresie. Jeśli na co dzień procesy finansowo-księgowe nie są uporządkowane, okresowa kontrola nie tylko będzie nieefektywna, ale także utożsamiana z przykrym obowiązkiem. Tymczasem regularny nadzór nad nimi może przynieść realne korzyści finansowe. Umożliwia to podejmowanie przemyślanych decyzji biznesowych. Minimalizuje również ryzyko błędów takich jak ponoszenie niepotrzebnych wydatków czy kosztów, których nie ma możliwości rozliczyć np. ze względu na przedawniony termin wystawienia faktury.
Aby taka bieżąca kontrola była możliwa, ważne jest stworzenie uporządkowanych schematów działania, które dokładnie wyznaczają obowiązki w zakresie finansów czy księgowości wszystkim pracownikom. Zespół musi dokładnie wiedzieć, jak powinna wyglądać dobrze opisana faktura, kto jest odpowiedzialny za jej akceptację, jak wygląda proces przekazania jej do księgowości itd. Informacje te powinny być łatwo dostępne, tak aby w łatwy sposób można je było sprawdzić, a także przekazać w procesie onboardingu nowych pracowników.
2. Automatyzacja
Szczególnie w przypadku, gdy firma się rozwija i prowadzi coraz więcej projektów, ręczne uzupełnianie dokumentów finansowych może być coraz trudniejsze, a także zajmuje coraz więcej czasu. Co więcej, dane przechowywane za pomocą arkuszy kalkulacyjnych zazwyczaj nie są dostępne w czasie rzeczywistym – ich analiza często wymaga dodatkowych godzin. Skuteczniejszym rozwiązaniem, szczególnie dla dużych firm, jest skorzystanie z dostępnych na rynku narzędzi, które automatyzują większość tych procesów. Systemy ERP sprawiają, że pracownicy mogą uniknąć wiele zadań, które do tej pory wykonywali sami. To duże oszczędności czasu – zdecydowana większość procesów finansowo-księgowych odbywa się bezpośrednio w systemie. Zmniejsza to również ryzyko wystąpienia błędów. Nowoczesne oprogramowanie ERP pozwala np. wysyłać faktury elektroniczne z możliwością płatności natychmiastowej czy automatyczne przypomnienia o niezapłaconych fakturach.
System można dopasować do własnych potrzeb. Istnieje np. możliwość ustawienia zasad akceptacji dokumentów pod konkretną strukturę danej firmy. – mówi Filip Fludra, Sales Manager, Exact Software Poland. I dodaje: Już samo to usprawnienie procesu przypisywania kosztów do poszczególnych projektów, a także automatyczne wysyłanie dokumentów do odpowiedniej osoby odpowiedzialnej za ich akceptację, przynosi firmom wymierne korzyści.
3. Dostęp do danych w czasie rzeczywistym
Zautomatyzowana księgowość może być prowadzona na bieżąco. Wszystkie dokumenty finansowe znajdują się w jednym systemie, co umożliwia ich dokładną analizę. Oprogramowanie ERP przetwarza faktury, rozliczenia bankowe i sprawozdania w tle. Gdy pojawią się jakieś rozbieżności lub np. przekroczenie założonego budżetu – wysyłany jest alert, który pozwala na szybką reakcję.
W przypadku korzystania z oprogramowania ERP analiza wydatków jest możliwa nie tylko na podstawie okresowych raportów, ale także na bieżąco. Stała kontrola wszelkich wydatków może wpływać na zwiększenie dochodów przedsiębiorstwa. Łatwiej wówczas od razu zauważyć niepotrzebne wydatki, możliwość optymalizacji pewnych kosztów, a także zarządzać ryzykiem. – mówi Filip Fludra, Sales Manager Exact Software Poland.
Dostęp do bieżących danych jest jeszcze łatwiejszy wtedy, gdy oprogramowanie jest dostępne również z poziomu przeglądarki, a także urządzeń mobilnych. Pozwala to zarządzać finansami niezależnie od czasu czy lokalizacji. Warto zwrócić uwagę na tę funkcjonalność w procesie wyboru odpowiedniego dostawcy oprogramowania.
Źródło: Exact
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i s… / Czytaj więcej
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób dział… / Czytaj więcej
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowa… / Czytaj więcej
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój… / Czytaj więcej
Menedżer cyfrowej transformacji 2026: lider, który łączy AI, ERP i ludzi
Zbliżając się do końca 2025 roku widać wyraźnie, że w 2026 menedżer cyfrowej transformacji nie będz… / Czytaj więcej
Jaki system ERP wybrać dla firmy handlowo-dystrybucyjnej?
Dla firmy handlowo-dystrybucyjnej najlepszy system ERP to taki, który wiernie odzwierciedla jej spo… / Czytaj więcej
