Czy dane dają nam mądrość?

Sektor MŚP stanowi przeważającą większość przedsiębiorstw w Polsce – 99,8%. Charakteryzuje je aktualnie pozytywny trend rozwojowy: w ostatnich latach wzrosła ich liczba, wartość produkcji, przychody, nakłady inwestycyjne, a także liczba zatrudnionych. Jednocześnie małe i średnie firmy, które nie korzystają z jednego wspólnego systemu informatycznego, mierzą się z rozproszonymi zbiorami informacji. W takim środowisku trudno jest uzyskać pełny obraz i zdecydować, co jest wartościowe. Efektywne korzystanie z danych może nie tylko pomóc zarządzać przedsiębiorstwem, ale także pomaga osiągać konkurencyjną przewagę. Jak zatem przejść od gromadzenia do zarządzania danymi?

Od danych do mądrości

Głównym wyzwaniem jest fakt, że dane są wartościowe tylko wtedy, kiedy coś nam mówią. Dobrze wyjaśnia to piramida DIKW (Data, Information, Knowledge, Wisdom). Dane na samym dole piramidy to tylko liczby. To właśnie ich używamy jako źródła do wyciągnięcia cennych informacji. Wykorzystywanie i przetwarzanie informacji prowadzi do wiedzy. Ostatnim etapem jest mądrość, która pochodzi z gromadzenia i łączenia wielu różnych rodzajów wiedzy. Pomiędzy pierwszym a ostatnim elementem piramidy jest ogromna przepaść.

Liczby nie mają znaczenia, dopóki nie są osadzone w odpowiednim kontekście, nie zostaną wykorzystane i poddane interpretacji. W ciągu ostatnich lat, komputery powoli podbijały pierwsze trzy warstwy piramidy. Proces ten rozpoczęły systemy danych, które następnie ewoluowały w systemy informatyczne. Dzisiaj, dzięki sztucznej inteligencji i algorytmom uczenia maszynowego, szybko zamieniają się one w systemy wiedzy. Aktualnie oprogramowanie podejmuje samodzielne decyzje, w oparciu o wiedzę pochodzącą z informacji i zebrane dane.

ERP dla małych i średnich przedsiębiorstw

Producenci systemów informatycznych dla firm zatrudniają analityków danych (data scientists) oraz biznesowych (business intelligence) i w ten sposób starają się pomagać firmom MŚP nie tylko zarządzać danymi, ale także mądrze i odpowiednio je wykorzystywać. Systemy ERP nowej generacji pomagają klientom osadzić dane w odpowiednim kontekście. Istnieje różnica między danymi, które są ustrukturyzowane, jak np. raporty finansowe, a nieuporządkowanymi, takimi jak e-maile czy rozmowy prowadzone poprzez media społecznościowe między członkami zespołów. Głównym problemem jest to, że te informacje nie są dostępne na poziomie centralnym i mogą nawet zniknąć (np. WhatsApp przechowuje wiadomości tylko przez jakiś czas). Poza dokumentami czy twardymi danymi, wiedza pracowników i proces dzielenia się nią jest istotnym zasobem w firmie. Nowoczesne oprogramowanie umożliwia łączenie danych z rozmowami na ich temat, w ramach specjalnych modułów wspierających social collaboration w firmie. Tego typu aplikacje zapewniają bieżący dostęp do informacji i potrzebnych dokumentów, przy wykorzystaniu urządzeń mobilnych – także niezależnie od lokalizacji, co wspiera współpracę i płynne przepływ zadań i informacji w zespołach.

Spojrzenie poza własną organizację

Ważnym aspektem efektywnego wykorzystywania danych i wyciągania wniosków jest osadzenie ich nie tylko w kontekście wewnętrznym, ale także rynkowym. Nowoczesne systemy umożliwiają porównywanie wskaźników KPI z innymi firmami, np. Exact Software oferuje specjalne funkcje monitorowania przeznaczone dla sektora MŚP, które pozwalają klientom na sprawdzenie, jak wypadają na tle konkurencji. Umożliwia to odpowiedzi m.in. na pytania: Jak w porównaniu z innymi firmami z tej branży wypadają moje przychody? Jak przedstawia się przepływ finansowy i czas, w którym klienci opłacają faktury?

MŚP są motorem gospodarki, a systemowe rozwiązania wspierające zarządzanie danymi pomagają im w efektywnej działalności. Nowoczesne systemy obejmują już nie tylko dane, ale wspierają w wyciąganiu odpowiednich informacji i budowaniu wiedzy. Mądrość – to coś, co firmy muszą budować same. Jest to początkowo trudny proces, który wymaga pracy i zaangażowania, ale oparty na solidnych podstawach, umożliwia osiąganie biznesowych korzyści.

Autor: Phill Robinson, CEO Exact Software