Jaki powinien być ERP nowej generacji?

 

Kluczowe dla osiągania najlepszych korzyści jest stosowanie rozwiązań dopasowanych do aktualnych wymagań rynku. Nowoczesne systemy są znacznie bardziej zautomatyzowane i inteligentne niż kiedyś, pozwalają na dostęp z różnego rodzaju urządzeń, niezależnie od lokalizacji, a także stawiają na bieżącą wymianę informacji i interakcje między użytkownikami.

Od tradycyjnego ERP do inteligentnych systemów

Pierwsze systemy ERP powstawały już w latach 70. ubiegłego wieku jako rozwiązania budowane wewnętrznie przez firmy na ich własne potrzeby. Dopiero w latach 90. pojawiać zaczęli się profesjonalni dostawcy oferujący kompleksowe rozwiązania do zarządzania przedsiębiorstwem. Wdrażane on premise, czyli na infrastrukturze własnej klienta, z interfejsem wzorowanym na systemie Windows, ściśle zdefiniowaną ścieżką interakcji, zamknięte i przeznaczone tylko dla wybranego grona użytkowników – tak wyglądały tradycyjne systemy ERP. Przez blisko trzy dekady rynek znacznie ewoluował, jednak jak wskazuje ekspert firmy Exact Software Poland, Filip Fludra, systemy zbudowane na takim tradycyjnym podejściu nadal nie są rzadkością.

Tymczasem, taki model nie przystaje już do dynamicznie zmieniającego się rynku, ewoluujących potrzeb firm i kultur organizacyjnych bazujących na współpracy.



1. Informacja dowolnie współdzielona

Informacje w rękach wybranych – tak najlepiej można podsumować model, na którym opierają się tradycyjne systemy ERP. Dane, kluczowy zasób firmy, są dostępne jedynie dla „elity” pracowników, często wyłącznie z poziomu firmowych komputerów. Dostęp do nich jest pilnie strzeżony, a dzielenie się informacją jest skomplikowane i generuje znaczne koszty. W przypadku systemów nowej generacji, słowem kluczem jest „zaangażowanie”.



2. Doświadczenie użytkownika w centrum uwagi

Systemy ERP nowej generacji w centrum stawiają również doświadczenie użytkownika, co jest efektem postępującej konsumeryzacji firmowego IT. Pracownicy oczekują, żeby system ERP był tak prosty w użytkowaniu jak Google czy Facebook, dlatego najnowsze systemy ERP powinny nawet najbardziej złożone dane prezentować w możliwe prosty sposób.



3. Interakcja i kontekst

Tradycyjne rozwiązania ERP często pomijają również tzw. czynnik ludzkich interakcji, które zachodzą obok transakcji realizowanych w systemach: sztywno zdefiniowane procesy, brak możliwości przechowywania dokumentów czy wsparcie decyzyjne oparte o ograniczone reguły, to tylko niektóre ograniczenia wynikające z systemów starszej generacji.

Według eksperta firmy Exact, by firmy mogły efektywnie działać, transakcjom ERP powinien towarzyszyć zorganizowany wokół nich przepływ pracy (ang. workflow) orasz szerszy kontekst, jaki tworzą niestrukturyzowane interakcje między pracownikami, klientami czy dostawcami. Z poziomu ERP dostępna jest korespondencja biznesowa czy cyfrowy dostęp do różnego rodzaju formularzy, np. zamówień, zleceń czy faktur.



Dostępne w najnowocześniejszych systemach rozwiązania do współpracy online (tzw. Social Collaboration) udostępniają pracownikom np. timeline’y czy grupy robocze, które pracownicy mogą wykorzystywać w pracy nad projektami, co ułatwia współpracę szczególnie w międzynarodowych i rozproszonych geograficznie zespołach. Co ważne, wszystkie te interakcje i nieformalne dyskusje toczą się w bezpiecznym firmowym środowisku i są zachowane – pracownicy mogą do nich sięgnąć w każdym momencie.

4. Automatyzacja wszędzie tam, gdzie to możliwe

Im większa i bardziej rozwijająca się działalność, tym większym wyzwaniem staje się wprowadzanie kolejnych transakcji do tradycyjnego systemu ERP. Ręczne wprowadzanie danych jest nie tylko czasochłonne, ale kosztowne. Niesie ze sobą też wysokie ryzyko błędu i wydłuża czas przetwarzania danych i realizacji transakcji w systemie. To wszystko z kolei nie tylko demotywuje pracowników, ale może też bezpośrednio wpłynąć na doświadczenie klienta. Dlatego automatyzacja jest jednym z niezbędnych elementów nowoczesnego ERP. Wiele procesów w firmie składa się ze standardowych i powtarzalnych czynności. Łatwo można poddać je cyfryzacji i sprawić, by użytkownicy zamiast wprowadzać je ręcznie, prowadzili jedynie prostą kontrolę. Dane, wprowadzane bezpośrednio do systemów, umożliwiają także lepsze i proaktywne monitorowanie warunków biznesowych – są dostępne na bieżąco. Znacząco ułatwia się m.in. kwestia raportowania – wiele informacji, przetwarzanych dotychczas przez pracowników, można wygenerować automatycznie. Pracownicy zyskują cenny czas i mogą skupić się na działaniach, przynoszących firmie większe zyski.

Źródło: Exact Software