3 elementy systemu wczesnego ostrzegania, które Twój ERP musi mieć

 

System wczesnego ostrzegania (SWO) to system stworzony do identyfikowania zagrożeń i informowania o nich na tyle wcześnie, by można było w porę zareagować unikając konsekwencji niepożądanych zdarzeń.

Na gruncie biznesowym systemy wczesnego ostrzegania pojawiły się w latach 30-tych minionego stulecia. Były odpowiedzią na liczne bankructwa przedsiębiorstw w okresie wielkiego kryzysu gospodarczego. Pierwsze z nich były po prostu systemem alarmów informujących o różnicach między wartościami planowanymi a realizowanymi. Dziś analizy są bardziej złożone i wielowymiarowe, a bieżąca analiza trendów, także z wykorzystaniem Big Data i Sztucznej Inteligencji (AI), pozwala na dużo wcześniejszą interwencję i dokonanie zmian naprawczych w zagrożonych procesach.

Elementy wczesnego ostrzegania w systemach ERP

Niektóre z systemów ERP (Enterprise Resource Planning), wspierające zarządzanie wszystkimi procesami przedsiębiorstwa, dają możliwości podobne jak systemy SWO: wykrywają zagrożenia i alarmują o nich.

Jakie elementy powinien zawierać system ERP, by pełnić rolę systemu wczesnego ostrzegania dla firm?

1. KPI – kluczowe wskaźniki wydajności

Jednym z elementów systemów SWO są wskaźniki KPI (Key Performance Indicator), dzięki którym można oceniać funkcjonowanie firmy, wychwytywać obszary nieefektywności, śledzić zmiany w czasie itp. KPI tworzy się pod poszczególne obszary lub działy w firmie, jak również pod konkretne projekty.

Doskonałym przykładem wykorzystania KPI jest monitorowanie realizacji planu sprzedaży, a na postawie osiąganych wyników – premiowanie sprzedawców. Można m.in. analizować najlepiej sprzedające się towary, potencjalną wartość otwartych szans sprzedaży, czy terminowość dostaw.

2. System alarmów

Kolejny, obowiązkowy w systemach wczesnego ostrzegania element to alarmowanie. Alarmy, generowane przez oprogramowanie ERP, mają na celu informować o zagrożeniach i potencjalnych szansach dla firmy. Mogą dotyczyć różnych obszarów: sprzedaży, logistyki, czy finansów. Pracownicy magazynu mogą otrzymywać alerty dotyczące niskich stanów magazynowych, albo słabej rotacji niektórych materiałów. Sprzedawcy mogą być alarmowani o zaległych płatnościach Klientów. Kierownicy projektów – o przekroczeniu zaplanowanego budżetu lub niewystarczających zasobach do jego ukończenia. Pracownicy produkcji – o zagrożeniu terminowej realizacji zlecenia lub nadmiernym obłożeniu danej maszyny. Dyrektor finansowy – o ryzyku utraty płynności finansowej.

System alarmów to jednak nie tylko ostrzeganie przed zagrożeniami. To także możliwość wykorzystania pojawiających się szans. Jeśli zwiększa się zainteresowanie konkretnym produktem w ofercie, system może zasygnalizować, że może warto zwiększyć produkcję, tym samym podnosząc szansę na większą sprzedaż.

3. Wizualizacja danych

Nie tylko dostęp do informacji, ale także forma ich prezentacji ma ogromne znaczenie. W gąszczu danych, kolumn liczb i monotonnych tabel czasem ciężko wyłapać istotę przekazu i łatwo przeoczyć istotną informację. Zastosowanie kolorów i graficznych elementów w systemach wczesnego ostrzegania pozwala na szybsze wykrycie odchyleń, a tym samym na szybszą reakcję.

Dlatego ważne raporty w Twoim ERP powinny prezentować dane w sposób minimalistyczny, tak by Cię nie rozpraszać ,ale na tyle graficznie dopracowany, by wyraźnie i jednoznacznie sygnalizować zagrożenia bądź ich brak.

Taki system, jak np. SAP Business One (wykorzystujący intuicyjny interfejs SAP Fiori), dostarcza użytkownikom specjalne - dostosowane do roli pojedynczego pracownika - „kokpity zarządzania”, przypominające pulpity nawigacyjne, z intuicyjnymi raportami w czytelnej, graficznej formie. Każdy pracownik może rozpocząć dzień od sprawdzenia najważniejszych dla siebie wskaźników, w trakcie pracy może je monitorować i w oparciu o nie podejmować decyzje i działania.

Błyskawiczne raporty w czasie rzeczywistym



Oczekuj więcej od swojego ERP



Nie każde ERP dostępne na rynku posiada wbudowane narzędzia pozwalające na mierzenie KPI, błyskawiczne raportowanie oraz alarmowanie w razie zagrożenia. Dlatego jeśli szukasz nowego oprogramowanie dla swojej firmy, upewnij się czy spełnia ono powyższe warunki. Wtedy Twoje ERP pozwoli Ci szybciej i trafniej oceniać sytuację firmy, a na tej podstawie - lepiej nią zarządzać.

Źródło: ALTAB