Wybór IT: osiem kryteriów

Firmy, aby osiągnąć przewagę nad konkurencją, bez obciążeń związanych z inwestycjami w ciągle ulepszane systemy informatyczne, powinny oceniać rozwiązania pod kątem przystosowania do obsługi konkretnej branży. Istotne jest również uwzględnienie kosztów całkowitych, obejmujących zarówno potrzebny sprzęt, zakup licencji, wdrożenie, jak i przeszkolenie pracowników. Najpierw jednak należy przeanalizować podstawy podejmowanej decyzji, czyli udzielić odpowiedzi na pytanie, jaki system jest potrzebny.

Na bazie doświadczeń własnych i partnerów, wytypowaliśmy 8 kryteriów, które powinny zostać spełnione, by inwestycja w nowy system była jak najefektywniejsza i zapewniała długoterminową satysfakcję.

Po pierwsze: integracja

Integracja zapewnia wymianę danych wewnątrz i na zewnątrz firmy, umożliwiając m.in. sprawne realizowanie zamówień, dopasowanie łańcucha dostaw do możliwości produkcyjnych zakładów.

Krzysztof Staniów z CPU Zeto Jelenia Góra podkreśla zalety integracji. - Informacja wprowadzona raz w dowolnym module systemu lub obszarze działania firmy, jest dostępna w każdym miejscu, nie musi być powielana i wprowadzana ponownie - argumentuje Staniów. - Integralność to oszczędność czasu i kosztów związana z jednokrotnym wpisywaniem danych.

Zintegrowane procesy pozwalają szybko reagować na dynamikę rynku.

Dane przetwarzane przez system zastępują ręczne przekazywanie zadań, wielokrotne wpisywanie jednakowych pozycji, które powodują trudności w obsłudze zamówień, zwłaszcza składanych na ostatnią chwilę bądź z opóźnieniem, a tych jest zwykle bardzo dużo.

Po drugie: skalowalność

Aplikację dla firmy należy rozpatrywać w perspektywie długoterminowej. Nawet jeśli dziś zakład jest nieduży, należy założyć, że w przyszłości się rozwinie. Zwiększy się skala produkcji, liczba zatrudnionych bądź portfolio produktów. Rozwiązanie, w które są inwestowane środki finansowe przeznaczone na rozwój zakładu, powinno poradzić sobie z wzrastającą ilością informacji, a także z obsługą rosnących wymagań kontrahentów czy zmieniającymi się wymogami prawnymi.

Na ogół nie trzeba czekać długo, ponieważ bezpośrednio po wdrożeniu nowego systemu okazuje się, że liczba użytkowników zainteresowanych korzystaniem z niego jest dwa, pięć lub nawet dziesięć razy większa od planowanej.

Po trzecie: elastyczność

Sytuacja na rynku zmienia się szybko, dlatego istotna jest możliwość dodawania nowych funkcji do już istniejących aplikacji. Wprowadzanie udoskonaleń bez konieczności wymiany całego rozwiązania lub jego istotnych elementów umożliwia osiągnięcie przewagi nad konkurencją, dzięki lepszemu dostosowaniu do zmieniającej się rzeczywistości. Ponadto elastyczność oznacza dopasowanie produktu do indywidualnych i unikalnych potrzeb firmy.

- Dzięki wielu funkcjom i możliwości ich przystosowania do konkretnego odbiorcy możliwe jest tworzenie dowolnych sprawozdań i raportów, dokładnie takich, jakich wymaga specyfika branży - podkreśla Marek Mąkosa z Zeto Opole.

Po czwarte: standardy

Nie wszystkie obecne na rynku rozwiązania do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa (Enterprise Resource Planning) są dostosowane do wymagań zakładów produkcyjnych, chociażby dlatego, że niezbyt precyzyjnie tworzą plany produkcji, nie posiadają efektywnego interfejsu użytkownika ani funkcji integracji maszyn. Dlatego konieczne stało się stosowanie dodatkowych ulepszeń, często niestandardowych, pisanych na konkretne zamówienie. Innym sposobem było stosowanie arkuszy kalkulacyjnych bądź dokumentów papierowych. Tymczasem presja gospodarcza wymusza coraz szybsze i bardziej precyzyjne działanie zakładów. Praca w oparciu o rozproszone dane, często przekazywane i analizowane przez człowieka, staje się nieefektywna, powoduje obniżenie jakości obsługi klientów i utratę wiarygodności w przypadku wystąpienia licznych błędów. Zatem zarządzający poszukują rozwiązań gwarantujących sprawność, szybkość i dokładność w realizacji zleceń. Zakup aplikacji nie spełniającej wymagań biznesowych to zawsze ryzyko zwiększenia kosztów, ale jeżeli została ona stworzona w oparciu o standardy, zmniejsza się prawdopodobieństwo konieczności wymiany całego systemu. Zapewnienie możliwości dołączenia kolejnej funkcji to gwarancja oszczędności czasu i pieniędzy w przyszłości.

Po piąte: bezpieczeństwo

System powinien zapewniać sprawną, bezawaryjną pracę. Wykorzystana technologia musi gwarantować bezpieczeństwo danych i możliwość uzupełniania systemu o nowe funkcje.

W dobie Internetu, kiedy niemalże każde stanowisko jest podłączone do sieci, istotne jest zabezpieczenie przed niepowołanym dostępem, utratą bądź zniekształceniami posiadanych informacji. Często przyczyną problemów z bezpieczeństwem informatycznym w firmie są pracownicy - odwiedzający różne strony www, instalujący programy lub komunikatory, a także prowadzący prywatną korespondencję przy użyciu służbowej skrzynki e-mailowej.

Dodatkowym zagrożeniem są laptopy bądź inne urządzenia mobilne podłączane do sieci za zaporą przedsiębiorstwa. Zatem przy podejmowaniu decyzji o wyborze rozwiązania należy pamiętać o konieczności tworzenia kopii archiwalnych oraz sposobach odtwarzania baz danych. Strategia bezpieczeństwa powinna również obejmować nadawanie uprawnień poszczególnym użytkownikom do korzystania z całych zasobów lub ich części, a także edukację pracowników i stworzenie planu awaryjnego z określeniem procedur postępowania.

Po szóste: przejrzystość

Nawet najdroższy, wysoko zaawansowany, przemyślany w najdrobniejszych szczegółach system stanie się mało użyteczny, jeżeli pracownicy nie będą potrafili korzystać z jego funkcji. Często pisane przez programistów, a zatwierdzane przez dyrektorów działów informatyki rozwiązania nie są dostosowane do wiedzy i umiejętności zatrudnionych. Z drugiej strony rozwiązania wdrażane bez udziału ich przyszłych użytkowników, nie odpowiadają specyfice pracy ani realnym potrzebom. To nie system sam w sobie, ale ludzie z niego korzystający odpowiadają za poprawę funkcjonowania zakładu.

Marek Mąkosa z Zeto Opole wymienia cechy przejrzystego rozwiązania: jednolity sposób komunikacji i klarowne menu, jednolite i czytelne ekrany określające kolejność pracy, przejrzysta dokumentacja tworzona chronologicznie.

Po siódme: adekwatność

Przy podejmowaniu decyzji o wyborze rozwiązania priorytetami powinny być: szybkość wdrożenia, łatwość obsługi, niski koszt eksploatacji, które dają szybki zwrot z inwestycji. Systemy muszą dokładnie odpowiadać potrzebom nie tylko wybranej branży, ale też konkretnego przedsiębiorstwa. Wdrożenie popularnego rozwiązania nie jest gwarancją osiągnięcia zamierzonych celów. Bardzo często te najbardziej znane są tworzone w modelu standardowym, bez uwzględnienia specyfiki firmy.

Alternatywa to systemy na miarę, dopasowane do wymagań i rozmiarów zakładu. Uchronią one przed tzw. klęską urodzaju, czyli zakupem całego pakietu, którego część funkcji nigdy nie zostanie wykorzystana. Podejmowane następnie próby zaadaptowania tych funkcji do potrzeb przedsiębiorstwa zwykle kończą się niepowodzeniem. Tymczasem koszt wdrożenia skomplikowanego rozwiązania jest duży, a przychody maleją, gdyż pracownicy przez wiele miesięcy uczą się systemu bądź skupiają się nad jego zastosowaniem, co powoduje oderwanie ich od czynności ukierunkowanych na klienta.

Po ósme: koszty

81 procent średnich firm produkcyjnych badanych przez firmę Aberdeen przyznało, że nie ma mechanizmów nadawania priorytetów inwestycjom informatycznym. To oznacza, że brakuje strategii rozwoju, a kryteria oceny przydatności danego rozwiązania są tworzone ad hoc. Często rozpatrywane są tylko wydatki związane z zakupem i wdrożeniem rozwiązania. Natomiast, jak pokazują badania, cena zakupu to tylko 10-20 procent wszystkich wydatków poniesionych w ciągu pierwszych pięciu lat posiadania nowego systemu.

Do pozostałych należą między innymi: koszty związane z serwisem i szkoleniami, a także codzienne nakłady pracy poniesione na administrowanie. Te ostatnie mają duże znaczenie ze względu na ich codzienne powtarzanie. Ponadto koszty dotyczą wszystkich wymienionych powyżej kryteriów, ponieważ niespełnienie któregokolwiek z nich znacznie podnosi nakłady np. jeśli oprogramowanie nie jest skalowalne, konieczne są inwestycje w sprzęt; jeśli nie jest elastyczne, trzeba inwestować w programistów; jeśli nie jest oparte na standardach, problemów przysporzy integracja; jeśli nie jest bezpieczne, można stracić miliony itd.