Profi^m jest jednym z dwóch największych w Polsce producentów krzeseł biurowych. Firma powstała w 1991 r. w wielkopolskim Turku. Początkowo zajmowała się głównie montażem krzeseł z importowanych półproduktów. Własną produkcję rozpoczęła w 1996 r. Obecnie w dwóch zakładach zatrudnia około 750 osób. Średnio miesięcznie linie produkcyjne opuszcza ok. 70 tys. krzeseł. Produkcja odbywa się niemal wyłącznie na zamówienia jednostkowe. Obecnie, po reorganizacji zarządzania w firmie realizacja pojedynczego zamówienia trwa maksymalnie 14 dni. W 2004 r. przychody firmy wyniosły 107,1 mln zł.


Profi^m wytwarza swoje produkty w niewielkich seriach na zamówienie. Od pewnego czasu w firmie istniała potrzeba znalezienia narzędzi informatycznych, które mogłyby wspomagać tak specyficzną produkcję. Zadanie nie było łatwe, bowiem ponad 80% produkcji powstaje w wyniku zamówień jednostkowych (do 10 szt. produktu). Zarządzanie tak specyficzną produkcją było bardzo skomplikowane, dlatego dość wcześnie zaczęto stosować oprogramowanie, które wspomagało zarządzanie firmą na różnych odcinkach. Systemy wspomagające pojawiły się firmie już w latach 90. XX w., ale w miarę rozwoju firmy coraz wyraźniej odczuwano konieczność objęcia systemem informatycznym coraz większej liczby procesów biznesowych. Ze względu na wyspowy charakter używanych narzędzi informatycznych wiele czasu poświęcano na transfery danych między odrębnymi programami i, co charakterystyczne dla tego typu zależności, wiele czasu poświęcano na wyszukiwanie błędów.

Dzięki dynamicznemu rozwojowi zarząd firmy zaczął dostrzegać konieczność zakupu dobrego, zintegrowanego systemu informatycznego. Opierając się na poprzednich doświadczeniach oraz zakładając stały rozwój produkcji, zdecydowano się na system z najwyższej półki. Na długo przed zakupem zintegrowanego systemu informatycznego w firmie opracowano strategię rozwoju, werbalizując problemy, jakie należy rozwiązać, aby umacniać osiągniętą na rynku pozycję. Wiadomo było, że należy zdobyć takie narzędzia informatyczne, które umożliwią realizację przyjętych w strategii założeń:

Poszukiwanie rozpoczęto od wyboru dostawców, których produkty w mniejszym bądź większym stopniu dawały nadzieję na realizację większości przyjętych założeń. Przede wszystkim podczas wyboru systemu zwracano uwagę na usprawnienie obsługi zamówień klienta. Chodziło przede wszystkim, aby obietnicę realizacji partii zamówionych produktów składać w sposób odpowiedzialny, aby klient miał pewność, że zamówienie zostanie zrealizowane w obiecanym terminie. Dokładnie w 14 dni. Wewnątrz zakładu ważne było zmniejszenie zapasów magazynowych, czyli skrócenie rotacji materiałów. Za tym miały iść udrożnienia wewnętrznego obiegu informacji, znajomość rzeczywistego kosztu wytwarzania produktu oraz szczegółowe analizy zarządcze.

Najpierw wyodrębniono ofertę rynkową 10 dostawców. Wybrane firmy poddano szczegółowej, wielostronnej analizie, w której istotną rolę odgrywała zarówno obecność na rynku w branży meblarskiej, stabilność finansowa dostawcy, jak i szybkość wdrażania oraz zachowanie stałego budżetu. Oceniano także funkcjonalność systemu oraz doświadczenia jego dostawcy w analityce procesowej. Po 4 miesiącach lista dostawców ograniczyła się do trzech liczących się kandydatów.

Po zamknięciu listy potencjalnych dostawców, w czym pomagała Profi^m zewnętrzna firma konsultingowa Host, rozpoczęto wizyty referencyjne u użytkowników systemów. Za wyborem IFS Applications przemawiały: elastyczność i funkcjonalność systemu, cena, referencje i nieinwazyjna metodologia wdrażania. Po wybraniu systemu nastąpiła negocjacja warunków umowy. Nie był to okres łatwy, albowiem inwestor zażądał takich rozwiązań, które zaowocują konkretami: w wyniku zastosowania systemu termin realizacji zamówień powinien wynosić najwyżej dwa tygodnie, a okres rotacji materiałów i półproduktów wewnątrz firmy powinien skrócić się z 59 do 33 dni.

Implementację prowadzono zgodnie z autorską metodologią wdrożeń IFS AIM (Applications Implementation Methodology). Na wstępie powstał harmonogram projektu oraz powołano grupy wdrożeniowe. Opracowano obszerny raport otwarcia (Raport Koncepcji) opisujący dokładnie strukturę firmy oraz właściwe dla niej procesy biznesowe (obecne i docelowe).

Pierwszy etap implementacji rozpoczął się wdrażaniem modułów IFS Finanse, IFS Dystrybucja, IFS Produkcja i IFS Zasoby Ludzkie. Jednocześnie prowadzono szkolenie wiodących użytkowników oraz modyfikację systemu w celu dostrojenia funkcjonalności oprogramowania do potrzeb firmy. Po tej fazie nastąpiła parametryzacja systemu, czyli zestrojenie go z procesami biznesowymi, a po szkoleniu użytkowników końcowych zakończonym egzaminami, co było warunkiem dopuszczenia do pracy w systemie, 10 stycznia 2005 r. nastąpił rzeczywisty start. Opracowano nową bazę indeksową oraz przeprowadzono transfer danych ze starego systemu do nowych baz danych.

Drugi etap wdrażania rozpoczął się we wrześniu 2005 r. Od stycznia 2006 r. uruchomione zostały moduły IFS CRM oraz IFS Zarządzanie Dokumentami. W pierwszym kwartale bieżącego roku produkcyjnie ruszą dwa kolejne moduły: IFS Harmonogramowanie Operacyjne oraz IFS Remonty.

Poprzez integrację wszystkich procesów, łącznie z obiegiem dokumentów w jednym systemie informatycznym wyeliminowano wielokrotne wprowadzenie danych, a także zyskano dostęp do każdej informacji z dowolnego miejsca systemu. Dzięki funkcjom wdrożonego w pierwszym etapie modułu IFS Dystrybucja usprawniono obsługę klientów i zwiększono nadzór nad terminowością dostaw, a IFS/Zakupy objął nadzór nad zaopatrzeniem procesów produkcyjnych. Zaopatrzenie materiałowe, wspomagane przez procesy MRP, oparte jest na bieżących zleceniach produkcyjnych, zamówieniach klientów i głównym planie produkcji.

Najważniejszym obszarem firmy jest produkcja. W ramach informatyzacji wprowadzono nadzór nad jej planowaniem i realizacją, uwzględniając stosowane w zakładzie technologie produkcji. Dzięki wprowadzeniu modułu IFS Produkcja udało się także zwiększyć nadzór nad kosztami zarówno całego przedsiębiorstwa, jak i pojedynczego produktu.

Na efekty nie trzeba było długo czekać – już po trzech miesiącach można było kreślić koszty z dokładnością do miejsca powstawania kosztów (MPK) a co ważniejsze określić rzeczywiste koszty poszczególnych produktów. Przyspieszona została rotacja materiałów magazynowanych, zmniejszone zapasy magazynowe. Obecnie można odbiorcy podać rzeczywisty (wcześniej tylko przybliżony) termin realizacji zamówienia.