Sposobem na budowanie wartości firmy jest ciągłe utrzymywanie przewagi konkurencyjnej. W „erze informacji” taką przewaga jest bieżący dostęp do informacji i możliwość szybkiego jej przetworzenia oraz udostępnienia wewnątrz organizacji. Przewagą konkurencyjną mogą być zatem użytkowane przez firmę narzędzia informatyczne i umiejętne ich wykorzystanie w zarządzaniu.

Krótka historia systemów wspomagających zarządzanie.

O przewagi konkurencyjne trzeba dbać, inaczej podlegają naśladownictwu i po pewnym czasie stają się standardem. Tomasz Bata, producent obuwia, jako bodaj pierwszy już w latach trzydziestych XX wieku zastosował ideę organizacji masowej produkcji „pod zamówienie” (a właściwie pod olbrzymią liczbę zamówień), będącą protoplastą współczesnych metod MRP (Manufacturing Ressource Planning). Pomysł był banalnie prosty – do każdego pudełka z butami wkładano kartonik, za którego odesłanie do fabryki płacono drobną sumę sprzedawcy. Kartoniki były w różnych kształtach i kolorach, odpowiadających poszczególnym modelom i rozmiarom butów. Nadesłane kartoniki sortowano i nawlekano na pionowe pręty. W ten sposób powstawał „wykres słupkowy” pokazujący w trybie niemal „on line” (a właściwie „on line” na miarę możliwości tamtych technologii) asortymentową strukturę sprzedaży. Do tego dostosowywano strukturę produkcji, zakupów itp. W tamtych czasach była to innowacja, zapewniająca firmie BATA olbrzymią przewagę konkurencyjną. Dziś sposób organizacji produkcji „pod zamówienie” to właściwie standard, skodyfikowany kilkoma kanonami (takimi jak MRP, just in time, czy lean manufacturing).

Standaryzacja przewag konkurencyjnych dotyczy także systemów informatycznych. Na początku lat 90. przewagę konkurencyjną dawało posiadanie bieżącej informacji o stanie należności, zobowiązań i zapasów. Wiele firm upadło wtedy wskutek problemów z płynnością finansową. A przewagę taką można było osiągnąć poprzez wdrożenie zwykłego systemu finansowo – księgowego. Dziesięć lat później przewagą konkurencyjną była możliwość dokładnego skalkulowania cen oraz elastycznego zaplanowania produkcji, dostaw i zapasów na podstawie zakładanego planu sprzedaży. Zadaniem systemu było umożliwienie firmie zaplanowania działalności. Dzięki narzędziom IT można było przewidywać przestoje i odnajdywać wąskie gardła na kilka miesięcy do przodu. Można to było osiągnąć poprzez wdrożenie pakietu klasy ERP (Zintegrowane Systemy Wspomagające Zarządzanie). Najszybciej rosnące i najbardziej zyskowne wówczas firmy dystrybucyjne, czy produkcyjne były zwykle najbardziej zaawansowanymi użytkownikami tego typu rozwiązań. Zarówno systemy finansowo – księgowe, jak też pakiety ERP stały się standardowymi narzędziami w pracy przedsiębiorstw. Większość managerów nie wyobraża sobie funkcjonowania bez nich – podobnie jak bez telefonu komórkowego, e – maila, czy Internetu. A jeszcze 10 – 15 lat temu były to narzędzia zupełnie nieznane...

Więcej niż typowy system wspomagający zarządzanie.

Analizując obecną sytuację można wymienić trzy podstawowe zjawiska

1.  Firmy zgromadziły w swoich systemach olbrzymie ilości danych. Nieustannym problemem jest przetworzenie tychże DANYCH w INFORMACJE – i to w taki sposób, by informacje te były dostępne dla użytkownika bez przygotowania informatycznego. Każdy manager ma potrzebę dokładnego i wieloprzekrojowego analizowania danych, nakładania na siebie informacji z różnych obszarów, szukania zależności, identyfikowania rynków, produktów i klientów szczególnie atrakcyjnych, bądź szczególnie nieefektywnych i dzięki temu uzyskiwanie optymalizacji działań, portfela produktowego, kosztów wytwarzania i logistyki itp.

2. Zarządzanie w dzisiejszych przedsiębiorstwach ma w coraz większym stopniu charakter zdecentralizowany – firmy wyodrębniają sieć centrów odpowiedzialności, zarządzanych przez samodzielnych managerów średniego szczebla. W związku z tym istotna jest koordynacja działań oraz informacji- zarówno na etapie planowania, jak też w fazie realizacji.

3.  Era informacji sprawia, że kluczowym aspektem zarządzania staje się planowanie. Planowanie wymaga dostępu do danych historycznych w dowolnym układzie logicznym oraz możliwości pełnej analizy sytuacji, co oznacza, że planujący powinien mieć dostęp do wszystkich potrzebnych informacji – i to nie tylko wyrażonych w złotówkach, ale także w jednostkach naturalnych (czyli sztukach, etatach, kilometrach, tonach itp.) itd. Planowanie budżetu Firmy powinno dać odpowiedź na pytanie np. „Jak zmieni się zysk, jeśli w kolejnym roku liczba sprzedaży naszego wyrobu dla odbiorców hurtowych w regionie północno – zachodnim zwiększy się o 20 000 sztuk, w czerwcu utworzymy 20 nowych etatów w Dziale Serwisu, w maju rozpoczniemy miesięczną kampanię promocyjną o budżecie 500 000 PLN, a do tego we wrześniu rozpoczniemy inwestycję w nową halę produkcyjną?”

Zatem firmy potrzebują już nie tylko rozwiązania umożliwiającego planowanie, ale takiego, które pozwoli poruszać się po olbrzymiej ilości danych zgromadzonych w już posiadanych systemach, zestawiać je ze sobą w wielu miarach i przekrojach. Powinno także oferować dostęp do informacji menadżerskiej z dowolnej lokalizacji, w czasie rzeczywistym. Współczesna technologia informatyczna umożliwia szybkie i dość łatwe budowanie takich narzędzi. Takie rozwiązania to...

Rozwiązania do zarządzania efektywnością firmy

Rozwiązania do zarządzania efektywnością firmy jak np.: system EURECA, są przystosowane do pobierania danych o wykonaniu planów z funkcjonujących już w firmie systemów ewidencyjnych, dzięki czemu podnoszą ich wartość użytkową i umożliwiają tworzenie analiz na podstawie kompleksowych informacji. Z tego typu rozwiązań korzysta coraz więcej firm na całym świecie. Istotne jest, że coraz więcej przedsiębiorstw, również w Polsce, dostrzega potrzebę wprowadzenia specjalistycznego narzędzia usprawniającego proces podnoszenia efektywności firmy. Co istotne – systemy takie jak EURECA są ... bardzo proste w obsłudze. Czas szkolenia użytkowników końcowych w projektach, prowadzonych przez CONTROLLING SYSTEMS – czołowego polskiego dostawcę tego typu oprogramowania – nie przekracza 3 -4 dni. Dziś sklejanie setek arkuszy kalkulacyjnych (bo w ten sposób zwykle prowadzony jest proces budżetowania) jest nie tylko stratą czasu – może również oznaczać podejmowanie błędnych decyzji na podstawie niepełnych danych, a co się z tym wiąże obniżyć konkurencyjność firmy na rynku. W Polsce system EURECA wdrożyły już m.in.: Toyota Motor Manufacturing Poland, Torfarm SA, ThyssenKrupp Energostal, ENEA SA, Basell Orlen Polyolefins, Koelner SA, czy Alfa Elektro.

Źródło: www.c-systems.pl
Autor: Witold Kiliański