System ERP dla ratusza

W zasadzie każdy duży samorząd wdraża systemy informatyczne matyczne wspierające jego wewnętrzną pracę lub umożliwiające obsłużenie spraw mieszkańców i przedsiębiorców. Daleko nam do poziomu miast "starych" krajów Unii Europejskiej ale zaczynamy nadrabiać opóźnienia.

e-Wrocław, czyli lider

Najlepiej zinformatyzowanym miastem jest Wrocław. Tamtejszy urząd miejski pierwszy w kraju zdecydował się na wdrożenie systemu klasy ERP. Instalację mySAP ERP od 2 lat realizują Winuel (Grupa Emax) i BCC. System SAP wspiera urząd w kompleksowym zarządzaniu miastem i jednostkami komunalnymi w takich obszarach, jak: finanse, budżetowanie, podatki, nieruchomości, naliczanie płac. Platformą dla systemu jest Centrum Przetwarzania Danych, zbudowane przez Wydział Informatyki urzędu miejskiego.

Rafał Hanys, dyrektor wydziału informatyki UM Wrocław, twierdzi, że władze miasta mają odpowiednie podejście do informatyki i nie było problemów z namówieniem samorządu na wdrożenie aplikacji, dzięki którym będzie można sprawnie gospodarować finansami.

Wrocław poza systemem ERP ma także system obiegu dokumentów (workflow), system GIS, w którym zewidencjonowano wszystkie drogi i budynki oraz miejski portal, stanowiący platformę kontaktów z mieszkańcami. Samorząd planuje zbudować również światłowodową sieć miejską, dzięki której będzie można stworzyć centralny system monitoringu ulic oraz zarządzania ruchem pojazdów.

Na miarę ERP

W ślady Wrocławia poszła Warszawa. Stolica zrealizowała przetarg na aplikacje ERP, w którym również wygrała Grupa Emax z systemem SAP. Z chwilą oddania tego numeru "NP" do druku przetarg był wstrzymany ze względu na protest firmy Comarch, jednak wszystko wskazuje na to, że budżet Warszawy także będzie wspierany przez narzędzie SAP. Jeśli tak się stanie, z modułów ERP będzie korzystało w mieście 200 urzędników. Na instalację aplikacji przewidziano 18 miesięcy.

Inne miasta, jak Gdańsk, Kraków, Poznań czy Łódź mają systemy, które nie należą do kategorii ERP, choć też są dość zaawansowane. W Łodzi ComputerLand realizuje duży projekt internetowego systemu obsługi obywatela, będący pierwszą w Polsce tak kompleksową platformą elektroniczną zaprojektowaną specjalnie dla urzędu miasta i obsługi mieszkańców. Kontrakt na realizację e-urzędu w Łodzi ma wartość ponad 17 mln, z czego trzy czwarte sfinansuje Unia Europejska w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.

- Zaawansowany system, który stworzyliśmy w Łodzi, nie jest może tak elastyczny, jak system ERP, jednak bardzo dobrze dostosowany do wymagań samorządu. Wdrażanie systemów ERP jest zasadne, ponieważ duże miasta przypominają duże przedsiębiorstwa i realizują podobne jak, w biznesie, procesy. Nie ma jednak w Polsce systemu klasy ERP, którego funkcjonalności byłyby stworzone dla potrzeb samorządów, uwzględniały wymagania administracji. Stworzenie takiego systemu "na miarę" czy wdrożenie klasycznych aplikacji ERP dla kilku tysięcy użytkowników jest bardzo kosztowne i pracochłonne - mówi Marcin Ozurkiewicz, dyrektor odpowiedzialny za rozwój systemów dla administracji samorządowej w firmie ComputerLand.

Powstająca w Łodzi elektroniczna platforma ma za zadanie ułatwić interesantom nawiązanie kontaktu z urzędem. Niewiele jest nadal w Polsce przykładów platform, które ułatwiają komunikację przez internet. Tworzony system transakcyjny pozwoli za pomocą portalu e-Łódź załatwić ponad 100 spraw. Pierwsze usługi systemu zostaną udostępnione w lipcu. Korzystanie z nich będzie możliwe z użyciem podpisu elektronicznego. Wnioski, jakie trafią do systemu, będą przekazywane poprzez elektroniczny system obiegu do

systemów działających w poszczególnych komórkach organizacyjnych. W ten sposób będzie można otrzymać m.in. zezwolenia i koncesje. Podpisem kwalifikowanym będzie dysponowało 200 urzędników łódzkiego magistratu.

W warszawskim urzędzie, nie licząc przygotowywanego wdrożenia ERP, prowadzonych jest kilkadziesiąt projektów informatycznych. Ponieważ w wielu przypadkach wdrażane są systemy wspierające konkretne zadania biur lub ma miejsce integracja istniejących systemów i baz danych, prace te nie są w spektakularny sposób zauważalne jak w innych samorządach. Jednak biorąc pod uwagę wielkość miasta, odległości między poszczególnymi budynkami urzędu oraz liczbę pracowników, którzy będą korzystać z narzędzi IT (w sumie w stolicy zatrudnionych jest 5 tys. urzędników), zakres prac jest ogromny.

W stolicy wiele spraw można załatwić przez Internet. Miasto ma m.in. elektroniczny system ewidencji działalności gospodarczej. W systemie zarejestrowanych jest ponad 200 tysięcy podmiotów. Od ponad roku eksploatowany jest system wspierający pracę Urzędów Stanu Cywilnego, w których pracuje łącznie 100 osób. Wykorzystując centralną bazę danych mieszkaniec może zgłosić się do wybranego przez siebie dowolnego urzędu w mieście.

Miasto posiada też uruchomiony jednolity system ewidencji dróg i mostów. Obecnie zamierza ogłosić przetarg na firmę, która dokona wprowadzenia do systemu aktualnych danych o stanie miejskich ulic. W lecie Warszawa uruchomi system powiadamiania mieszkańców o zakończeniu załatwianych spraw mieszkańców przez sms, a także umożliwi śledzenie przebiegu spraw w internecie.

- Chcemy, aby mieszkaniec nie musiał załatwiać formalności w urzędzie wyłącznie w swojej dzielnicy, ale mógł wejść do dowolnego Wydziału Obsługi Mieszkańców, niezależnie gdzie się znajduje, i mógł dopełnić formalności. Wymaga to najpierw zintegrowania szeregu baz danych - twierdzi Jacek Baldy, zastępca dyrektora biura administracyjno- gospodarczego urzędu m. st. Warszawy.