Przejdź do głównej treści

Zanim wdrożysz system nie oszczędzaj na analizie

Katgoria: ERP / Utworzono: 04 kwiecień 2007

Zanim wdrożysz system nie oszczędzaj na analizie

Wirtualny Nowy PrzemysłWdrożenie systemu informatycznego nie jest celem samym w sobie. Często zapomina się o tym lub spycha cel biznesowy na drugi plan. Takie podejście wynika z naiwnej wiary, iż system zawiera "dobre praktyki" w zakresie realizacji pewnych funkcji i procesów, a jego wdrożenie samoistnie rozwiąże wiele problemów organizacyjnych i przybliży firmę do osiągnięcia zakładanych celów.

REKLAMA
ERP-VIEW.PL- STREAMSOFT

Nie ma systemów idealnych i gotowych do zaaplikowania w każdej firmie. Gdyby tak było, nie mówilibyśmy o wdrożeniu, tylko o instalacji, którą firma mogłaby sama wykonać, tak jak się to robi z prostymi aplikacjami.

Według Artura Mileckiego, wicedyrektora konsultingu w firmie IDS Scheer Polska, mimo że większość dostawców deklaruje, iż ich systemy zawierają, wspierają lub automatyzują procesy biznesowe, to w rzeczywistości tak nie jest. Oferowane moduły zwykle jedynie pokrywają tradycyjne obszary działalności. Z lepszym lub gorszym skutkiem. Prowadzi to do sytuacji, w której pewne obszary po zakończeniu wdrożenia mogą funkcjonować bardzo sprawnie, a inne tak, jak wcześniej, bez poprawy.

Z pomocą w optymalnym dopasowaniu systemu do organizacji, a organizacji w przygotowaniu się do działania w nowych warunkach, przychodzi procesowa analiza przedwdrożeniowa. Wykonuje się ją również, aby odpowiednio zaplanować zakres oraz przebieg prac przy wdrożeniu systemu IT.

- Analiza przedwdrożeniowa pozwala nie tylko uchwycić rzetelny i aktualny obraz firmy wraz z prowadzonymi w niej działaniami, przebiegiem informacji i rolami organizacyjnymi. Analiza przeprowadzona wspólnie z menedżerami pozwala określić oczekiwane wsparcie ze strony systemu IT i stopień powodzenia wdrożenia - tłumaczy Artur Milecki.


Dostawca systemu - dzięki analizie - będzie mógł określić, w jakich miejscach można użyć standardowych funkcjonalności systemu, a w jakich konieczne będzie przeprowadzenie prac dostosowawczych. Widać tu ewidentną korzyść dla obu stron przedsięwzięcia - klient dokładnie wie, jakie korzyści przyniesie mu system, a dostawca - jak długo potrwa wdrożenie i jaki będzie jego koszt. Można zatem powiedzieć, iż analiza przedwdrożeniowa jest mostem łączącym świat biznesu ze światem IT.

Czy każdy musi?

Z analizy procesów biznesowych powinna skorzystać każda firma, która chce wdrożyć system wspierający jej biznes. Oczywiście to, jaka będzie skala tej analizy, zależy od wielkości firmy i prowadzonej przez nią działalności. Wielkość czy branża przedsiębiorstwa nie decydują o tym, czy wykonać analizę, czy nie, a tylko - w jaki sposób ją wykonać.

- Niestety, choć to trudno sobie wyobrazić, spotyka się przypadki braku analizy przedwdrożeniowej. O takich projektach słychać potem, że trwały dłużej niż zaplanowano i bardzo dużo kosztowały - komentuje Andrzej Moskalik, menedżer ds. współpracy z klientami BCC, szef krakowskiego biura BCC.

O nieudanych lub przeciągających się w czasie wdrożeniach słychać często. Nawet w przypadku dużych projektów obejmujących wiele oddziałów przedsiębiorstwa zdarza się, że firmy nie decydują się na wykonanie analizy. To błąd, który może sporo kosztować. Jednak, zdaniem Artura Mileckiego, sytuacja zmienia się - coraz więcej firm w Polsce decyduje się na wykonanie solidnej i poprawnej metodycznie procesowej analizy przedwdrożeniowej.

- Celowo używam słów "solidnej i poprawnej", bo analizę oferują niemal wszyscy dostawcy systemów od lat, jednak bardzo często jest ona tak powierzchowna i ogólna, że nie niesie ze sobą żadnych korzyści, a stosuje się ją po prostu zwyczajowo. Taka sytuacja kończy się najczęściej wydłużeniem projektu, przekroczeniem budżetu i rozmijaniem się oczekiwań z rezultatami - dodaje Moskalik.

Nie warto "oszczędzać"

Co sprawia, że niektóre firmy nie decydują się na analizę? Jej koszt. Niektórzy dostawcy oprogramowania przekonują klientów, że analiza zwiększy koszt wdrożenia systemu.

- Owszem - wyjaśnia Daniel Pyrzycki, menedżer departamentu zarządzania firmy DGA - początkowo zwiększy, ale z drugiej strony pozwoli dokładnie oszacować potrzeby organizacji, a tym samym da możliwość lepszego negocjowania warunków (produkt i jego cena) projektu z wykonawcą wdrożenia. W rezultacie klient nie kupi narzędzi, które nie są mu potrzebne. Bez znajomości własnych procesów firmy są zdane wyłącznie na swoją intuicję i sugestie dostawcy systemu.

- Koszt analizy przedwdrożeniowej wynosi mniej niż 10 proc. wartości całego projektu informatycznego. Praktyka pokazuje, iż przy korzystaniu z usług firmy doradczej (przygotowującej koncepcję) zdarzają się przypadki zejścia z ceny nawet o 30-40 proc. w stosunku o pierwotnych propozycji - dodaje Daniel Porzycki.

Na koszt analizy przedwdrożeniowej wpływa głównie koszt pracy konsultantów - to, ile dni będą musieli przepracować u klienta, poznając i definiując jego procesy. Okres wykonania analizy zależy z kolei od liczby procesów oraz od ich złożoności. Czasami przedsiębiorstwo chce kupić jedynie system księgowo-finansowy. Wówczas wystarczy analiza działu księgowości, przepływu dokumentów księgowych, która potrwa kilka dni. Jeśli wdrożenie dotyczy systemu kompleksowego, konsultanci badają wszystkie działy przedsiębiorstwa i analiza trwa znacznie dłużej. W niektórych przypadkach nawet kilka miesięcy.


Zarobki konsultantów w Polsce wahają się od 850 do 1800 zł za dzień pracy. Jest to przedział wartości średnich, najczęściej spotykanych w firmach krajowych. Zdarzają się również konsultanci, których dzień pracy kosztuje blisko 5 tys. zł.

- Konsultanci, badając procesy, powinni mieć przede wszystkim podejście biznesowe, a nie informatyczne. Mają usprawnić biznes klienta, który później wybierze potrzebne narzędzie - system IT. Procesami pod względem informatyki zajmą się w następnej kolejności konsultanci odpowiedzialni za instalację oprogramowania - twierdzi Daniel Porzycki.

Spór o wykonawcę


Czy analizę można wykonać własnymi siłami? Piotr Nowak, dyrektor Centrum Kompetencyjnego rozwiązań Business Intelligence firmy Spin, twierdzi, że są takie przypadki, ale powinna ją wykonać firma zewnętrzna.

- Ludzie z wewnątrz, obarczeni przyzwyczajeniami, nie zawsze dostrzegają istotę problemów. Analitykom z zewnątrz często łatwiej dotrzeć do sedna spraw. Pamiętać jednak należy, że oprócz kwalifikacji merytorycznych muszą oni również posiadać zdolności interpersonalne, żeby nie zrazić do siebie pracowników przedsiębiorstwa i umieć ich zachęcić do zmian - podkreśla Piotr Nowak.

Zdaniem Daniela Porzyckiego, analizę przedwdrożeniową należy zamówić w firmach nie związanych z dostawcą oprogramowania lub nie związanych z firmą, która ma wdrożyć system.

- Będziemy mieli wówczas większą pewność, że procesy zostaną opisane zgodnie z rzeczywistością, z potrzebami biznesu, a nie możliwościami firmy informatycznej, będącej dostawcą rozwiązania.

Nie zgadza się z tym Adam Gębski, menedżer ds. sprzedaży w poznańskiej spółce ZETO, który twierdzi, że analizę powinna przeprowadzić firma realizująca wdrożenie. Wówczas przygotuje ofertę faktycznie "szytą na miarę", dopasowaną nie tylko do potrzeb technologicznych klienta, ale też posiadanych zasobów.

- Analiza daje też możliwość ustalenia realnego harmonogramu działań. Do tej pory, zwłaszcza przy wdrożeniach systemów ERP, często zarzucano firmom wdrożeniowym, że nie dotrzymują terminów początkowych - informuje Adam Gębski.

To, w jaki sposób będzie wykonana analiza, zależy od przyjętej metodologii. Może być tak, że konsultant po prostu spyta pracowników firmy: "jak wy tu działacie?".


- To należy do najprostszych metod, podobnie jak wywiady ankietowe. Inną metodą są pewnego rodzaju warsztaty, w trakcie których omawiane i prezentowane są procesy biznesowe przedsiębiorstwa.

- Generalnie konsultanci mają prawo pytać o wszystko, co jest związane z przebiegiem procesów biznesowych firmy. Pewne jest natomiast, iż produktem takiej analizy powinien być sformalizowany raport. Raport powinien określać zestaw procesów biznesowych przedsiębiorstwa, odpowiadające im funkcje systemu i wstępnie definiować sposób ich zastosowania - dodaje Andrzej Moskalik.

Potrzebny drogowskaz

Metodyka każdej analiza musi być z góry określona i oparta na procesach. Według firmy IDS Scheer, wyróżnia się dwa główne etapy i kilka mniejszych faz takiej analizy:

1. Strategia procesów - w tym etapie identyfikuje się m.in. segmenty rynkowe, cele biznesowe, buduje się model firmy wraz z przekrojowymi procesami oraz określa się kluczowe wskaźniki efektywności. Po ogólnej analizie i zrozumieniu biznesu, można zdefiniować tzw. business case, który jednoznacznie powinien określać oczekiwane korzyści z wdrożenia czy spodziewany okres zwrotu z inwestycji.

2. Projektowanie - ten etap rozpoczyna opis i analiza stanu obecnego, która pozwala przejść do kluczowej fazy tego etapu, jaką jest modelowanie stanu docelowego.

- Docelowe modele procesów nie tylko są mniej lub bardziej zoptymalizowane (w zależności od oczekiwań firmy), ale zawierają już określone komponenty systemu. W ten sposób powstaje projekt biznesowy, który jest podstawą do zdefiniowania oczekiwanych funkcjonalności systemu - tłumaczy Artur Milecki z IDS Scheer.

W zależności od przyjętej przez firmę strategii realizacji przedsięwzięcia, projekt ten jest albo podstawą do wyborustemu i dostawcy, albo już "drogowskazem" działania dla firmy wdrożeniowej.

Rola analizy nie kończy się jednak w tym momencie, będzie ona podstawą do monitorowania i egzekucji oczekiwań w trakcie całego wdrożenia, a po jego zakończeniu podstawą do porównania założeń z efektami.

Źródło: www.wnp.pl
Autor: Adam Brzozowski


Najnowsze wiadomości

Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
BPSCEuropejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.



Najnowsze artykuły

5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".

Przeczytaj Również

5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP

Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i s… / Czytaj więcej

SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP

Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób dział… / Czytaj więcej

Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)

Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowa… / Czytaj więcej

Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej

Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój… / Czytaj więcej

Menedżer cyfrowej transformacji 2026: lider, który łączy AI, ERP i ludzi

Zbliżając się do końca 2025 roku widać wyraźnie, że w 2026 menedżer cyfrowej transformacji nie będz… / Czytaj więcej

Jaki system ERP wybrać dla firmy handlowo-dystrybucyjnej?

Dla firmy handlowo-dystrybucyjnej najlepszy system ERP to taki, który wiernie odzwierciedla jej spo… / Czytaj więcej