Magazyn - szafa z trupami, czy element systemu planowania

I tak, znalazł szef swoją zagwozdkę, coby miał o czym rozmyślać w pracy.

Na pierwszy rzut oka, nic tylko pochwalić za zdrowy rozsądek i zaradność w sytuacji, gdy nie można polegać na komputerowych systemach. I wszystko byłoby dobrze, gdyby nie paskudna cecha szefa, który ni jak, nie może powstrzymać się od zadawania pytań, profanując bez skrupułów, uświęcane latami przyzwyczajenia i nawyki.

Po czterech godzinach, szef wybiera się do magazynu. Patrzy na stosik materiałówek skrupulatnie odłożonych na drugą kupkę, co oznacza, że zawarte w nich materiały są dostępne. Znaczy, produkcję będzie można rozpoczynać następnego dnia. ‘Nie obawiasz się, że materiały, które właśnie sprawdziłeś dwie godziny temu, mogą być już albo będą za kilka godzin, niedostępne?’ – pyta szef kierownika widząc, że magazyn ani na chwilę nie przestaje wydawać liczonych materiałów do produkcji. ‘To jest możliwe’ – odpowiada już nieco poirytowany kierownik zaopatrzenia. ‘Co jednak innego mogę zrobić, jeżeli danym ewidencyjnym w komputerze nie mogę wierzyć?’.

Żeby dopełnić obraz zakłopotania szefa logistyki, dodajmy, że w firmie była przeprowadzana coroczna inwentaryzacja. Analiza dokumentacji inwentaryzacyjnej z kilku ostatnich lat wykazała, że różnic inwentaryzacyjnych komisja spisowa nie stwierdziła.

Znaczy się, jest tak: Firma, komputerów ma pod dostatkiem, drogie oprogramowanie do planowania posiada również, arkusze spisowe mówią, że stany magazynowe są pod pełną kontrolą, zaopatrzenie i magazynierzy uwijają się jak w ukropie między telefonami w dziale zaopatrzenia a półkami w magazynie, a planowanie nigdy nie może być pewne, czy proces produkcyjny się zatrzyma czy nie, z powodu „nieoczekiwanego” braku materiału.

Efekt? Codziennym wojnom pomiędzy magazynem a produkcją nie ma końca.

Szef logistyki zastanawia się gdzie leży przyczyna niepowodzenia, chociaż jego przełożony woli pytać o to, kto jest winny. No cóż, winnego trzeba znaleźć. W końcu, nawet najważniejszy przełożony także musi wykazać się efektywnością w pracy.

W naszej przykładowej sytuacji, najczęściej dostawało się ‘darmozjadom z logistyki’ a precyzyjniej – zaopatrzeniowcom.

Wielu pracowników logistyki, zwłaszcza tych z dłuższym stażem pracy, fakt ten, nie wzrusza za bardzo. Wiedzą już, że w logistyce pochwał nie ma. Kiedy natomiast nikt nie wzywa na dywanik, poznają, że jest OK.

Co zrobić, aby ten trochę śmieszny ale w gruncie rzeczy, ponury obraz, zmienić? Zadanie niewątpliwie jest wyzwaniem, ale jak pokazuje wieloletnia praktyka, całkiem możliwym do wykonania. Od czego zatem zacząć?

W istocie idzie nam o to, aby firma posiadała sprawny system planowania produkcji. Sprawny, w szczególności dla logistyki zaopatrzenia, oznacza taki, który pozwoli z krzesła operatora komputera i telefonu, na zaplanowanie dostaw materiałów do produkcji, w taki sposób, aby procesy produkcyjne nie musiały być zatrzymywane z powodu braku materiału. ‘Jest na to rada!’ – uśmiechają się zaopatrzeniowcy machając ręką na niesprawdzające się (chyba, że do serfowania w Internecie) komputery. ‘Możemy zbudować większe zapasy. Materiały i tak zejdą a my będziemy mieli święty spokój z brakami’ – konkludują. Oczywiście. Można tak postąpić. O zgrozo, rozwiązanie to jest praktykowane w wielu firmach.

My jednak, nie zgadzamy się z taką filozofią planowania.

Proponując zintegrowany model planowania wymaganych zasobów do produkcji i sterowania jej procesami – MRPII (Manufacturing Resources Planning), zdajemy sobie sprawę z faktu, że brak materiału powodujący zatrzymanie procesu, jest złem, zarówno z punktu widzenia klienta jak i właściciela firmy. Cóż. Marnotrawstwem, jest również utrzymywanie nieuzasadnionych zapasów.

Systemowe planowanie według standardu MRPII zakłada konieczność stałego śledzenia zapotrzebowania materiałowego na realizację zaharmonogramowanej produkcji wyrobów gotowych. Zapotrzebowanie to, wynika z różnicy pomiędzy wielkością materiałów potrzebnych do produkcji, zgodnie z opracowaną technologią, a dostępnym zapasem tych materiałów w magazynie.

Sprawnie funkcjonujący algorytm ma wspomagać wydajne narzędzie informatyczne. Jest to tym bardziej pożądane, im efektywniej jest firma zorganizowana, gdyż oznacza to po prostu, większe tempo powtarzających się cyklicznie procesów związanych z realizacją, potwierdzonych klientom, zamówień sprzedaży.

W warunkach wzrastającego popytu, krótkich terminów realizacji zamówień i oczekiwania wysokiej jakości obsługi klienta, nie sposób poprzestać na codziennym liczeniu zapotrzebowania między półkami magazynu. Konieczne jest niemal ciągłe śledzenie braku w zapasie dostępnym i jego uzupełnianie do poziomu uzasadnionego planami sprzedaży i produkcji.

W ramach systemu planowania MRPII, produkcję będą określały dwa główne procesy nadrzędnego planowania popytu niezależnego (tj.: popytu na produkty) oraz zasobów:

1. planowanie sprzedaży i operacji – SOP (Sales and Operations Planning)
2. planowanie głównego harmonogramu produkcji – MPS (Master Production Schedule).

Do określania zaś, rodzaju i wielkości popytu zależnego (na materiały potrzebne do wytworzenia produktów), wykorzystamy funkcjonalność systemu, zwaną algorytmem MRP (Materials Requirement Planning). Nie jest moim celem, omawianie struktury i mechanizmu działania systemu MRPII w niniejszym artykule.

Chciałbym natomiast zwrócić Państwa uwagę w dalszej części tekstu, na pewne uwarunkowania, które muszą być spełnione, aby system planowania MRPII generował poprawne sugestie, co do rodzaju, wielkości a także czasu dostawy odbudowującej uzasadniony zapas dostępny materiałów koniecznych do produkcji.

O podstawowych determinantach poprawnego funkcjonowania systemu, pisałem już w artykule „MRP – takie drogie, a nie działa”. Dzisiaj, chciałbym rozwinąć jeden z nich, mianowicie, sprawę wiarygodności danych wejściowych systemu. A mówiąc precyzyjniej – zgodność danych o zapasach magazynowych.

Pamiętamy, system planowania ma złożyć zamówienie zakupu bądź zlecenie produkcyjne nie na to, co potrzebne do produkcji ale na to, czego brakuje w magazynie dostępnym. Zatem znajomość wiarygodnej liczby określającej ten zapas w danej chwili, jest jedną z najważniejszych zmiennych w prostym działaniu matematycznym.

Rzecz jasna, nie mamy żmudnie odświeżać tej liczby, codziennie schodząc do magazynu z materiałówkami. Do tego celu ma nam posłużyć komputer. Dostępne w nim stany magazynowe są (a przynajmniej, powinny być) wynikiem różnych transakcji. ‘Przychód zewnętrzny’ zwiększa magazyn. Pomniejsza go, ‘rozchód wewnętrzny’. ‘Zwrot z produkcji’, znowu go powiększa. I tak dalej. Operacji, codziennie wykonywanych w komputerowym systemie operacyjnym, jest tysiące. Jakość procedur określających zasady wykonywania tych operacji jak i kultura pracy poszczególnych operatorów klawiatury, ma tutaj kluczowe znaczenie dla wiarygodności danych o stanach magazynowych.

Skupmy się jednak na innej praktyce, również, niezwykle istotnej dla zapewnienia wysokiej zgodności tych danych.

Jest nią inwentaryzacja; rozumiana przede wszystkim, jako narzędzie służące utrzymaniu szeroko pojętego porządku w magazynie. Porządku, bez którego o logistyce w przedsiębiorstwie, nie może być mowy.

Ustawa o rachunkowości zobowiązuje wszystkie podmioty gospodarcze do corocznego określenia stanu aktywów obrotowych. W ich skład wchodzą także zapasy. Tak więc wydaje się, że już sam ustawodawca zadbał o zgodność danych inwentaryzacyjnych. ‘Nic żeś Pan tu nowego nie wymyślił’ – mówi z przekąsem stary księgowy do młodego logistyka zabierającego się za opracowanie procedury inwentaryzacyjnej. ‘Inwentaryzację robimy od lat, zanim żeś się Pan jeszcze urodził’ – podsumowuje na odchodnym.

Skoro jest tak dobrze, to dlaczego jest tak źle?

Żeby odpowiedzieć na to pytanie trzeba poszperać w kilku zagadnieniach związanych z problemem, a mianowicie:
1. Jaka jest kultura ewidencjonowania zapasów w firmie?
2. Jakim celom służy inwentaryzacja i jak zazwyczaj przebiega?
3. Kto się inwentaryzacją zajmuje?

Pytań można by wygenerować jeszcze więcej, ale zacznijmy od analizy choćby tych.

Ad 1. Kultura prowadzenia ewidencji, brzmi górnolotnie. Lepiej zapytać o zwykły porządek. Trudno doszukiwać się go, kiedy praktycznie każdy pracownik może wprowadzać dane do głównej bazy danych, określające pozycje materiałowe (komponenty, półprodukty, produkty). Częsty skutek jest taki, że jeden rodzaj materiału posiada sześć indeksów w bazie danych. Pod każdym indeksem, materiał ten jest opisany na inną modłę. Raz jest to ‘Rura stalowa kwadratowa’ a innym razem ‘rura kwadr. stal.’. Niby nic. Kto jednak długimi miesiącami próbował uporządkować taką bazę-kalejdoskop, wie o czym mowa. Nie to jest jednak najgorsze. Wspomniany materiał posiada zapasy pod każdym indeksem. Pytanie! Który indeks jest wykorzystywany w technologicznych zestawieniach materiałowych produktów (BOM) a więc, podlega cyklicznemu przeliczaniu przez algorytm MRP w procesie ustalania zapotrzebowania materiałowego?

Istotne jest także to, skąd magazynierzy wiedzą, pod którym indeksem mają wykonać określoną operację magazynową, zwiększającą lub zmniejszającą zapas, np. PZ (przychód zewnętrzny) lub RW (rozchód wewnętrzny). Brak jasnych reguł w tym obszarze jest pierwszą przyczyną ogólnego bałaganu w magazynie i bazie danych. Jest on dodatkowo potęgowany poprzez nieczytelną i nieprecyzyjną identyfikację zarówno towaru składowanego w magazynie jak i samych miejsc składowania. Po pewnym czasie, materiały leżą na różnych kupkach, w każdym dostępnym i niedostępnym kącie magazynu. Podobnie wygląda to także w bazie danych.

W czasie inwentaryzacji, najwięcej czasu zajmuje właśnie szukanie materiału przeznaczonego do liczenia. Nierzadko, nie udaje się go odnaleźć. Chyba, że po kilku tygodniach gdy wykazana superata została skorygowana po zakończonej już dawno inwentaryzacji. Cóż. W końcu można zrobić korektę do korekty, jak już zagubione palety się ‘nagle odnajdą’.

Zapytałby ktoś: jak, w takim razie, komisja spisowa mogła nie wykryć różnic ewidencyjnych w czasie corocznej inwentaryzacji? Przyczyn może być wiele. Wszystkich nie omówimy w tym artykule ale popatrzmy na kilka, z życia zaczerpniętych.

Ad 2. Nie łudźmy się. Rzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji w dużym magazynie, w którym mój kolega, specjalista od auditu 5S, zderza się, jak to mówi, z jednym tylko ‘S’ – Sodomą, jest trudnym i wyczerpującym zadaniem, nawet dla dobrze znających swój fach logistyków, zdeterminowanych aby zaprowadzić porządek i wziąć zapasy pod kontrolę. O ileż bardziej zadanie to jest wyzwaniem dla komisji spisowej, zebranej z różnych działów fabryki, aby raz do roku wypełnić rozporządzenie dyrektora zarządzającego. Mieliśmy nie raz okazję obserwować przebieg i efekty takiej inwentaryzacji. Pracownik produkcji, klnąc po cichu pod nosem na czy świat stoi z okazji weekendu, który spędzi w magazynie do późnych godzin wieczornych, aby w poniedziałek rano znów rześko rozpocząć tydzień pracy, wpisuje do arkusza liczbę – sztuk 8 – pod odpowiednią pozycją wentylatora, zgodnie z tym co napisano na etykiecie kartonu umieszczonego na piątym poziomie w magazynie wysokiego składowania. Chwilę później, szef logistyki obserwujący przebieg inwentaryzacji, poprosił sztaplarkowego aby zdjął karton z półki. W kartonie znalazł: tak na oko, 5kg zwiniętej stalowej bandówki, trochę folii, dwa wentylatory różnych rodzajów i kolorów oraz jeden przedmiot stalowy, którego nawet najstarsi pracownicy firmy nie potrafili zidentyfikować. Tylko wymaganego wentylatora tam nie było. Podobnych przypadków było wiele. Dość powiedzieć, że tylko w jednym dziale magazynu, na 800 pozycji liczonych, zgadzało się jedynie 20. Tych, pokrytych grubą warstwą kurzu.

Dodatkowo, nie wszystkie różnice, jak możecie Państwo odgadnąć, były wychwytywane od razu. Czasami, trzeba było wiele razy powracać do liczenia aby odkryć, że w policzonym już kartonie jest zupełnie coś innego niż być powinno.

Ciekawszym nawet, jest przypadek firmy, w której z bałaganem wojował wspomniany szef logistyki. W tamtym przypadku komisja nie stwierdziła różnic, chociaż były one codzienną udręką produkcji. W arkuszach spisowych wszystko było w najlepszym porządku. Okazało się, że z ewentualnym manko lub superatą łatwo było sobie poradzić w sytuacji gdy firma posiadała poza stanem ewidencyjnym prawie takie same zapasy jak te na ewidencji. Z ‘bocznej’ kupki zawsze można było wziąć, gdy brakowało lub na nią odłożyć, gdy znaleziono za dużo. Odłożyć, a czasami przerzucić za płot zakładu. I tak, nikt nie był w stanie doszukać się braku.

Jak to możliwe, żeby inwentaryzacja sama była jedynie sztuką ewidencyjną – niczym więcej?

Odpowiedź leży w definicji celowości zarządzanej inwentaryzacji.

Jeżeli, jedyną wykładnią jest ustawa o rachunkowości w tym względzie, wówczas inwentaryzacja zawsze będzie służyć celom jedynie instytucji finansowych (wewnętrznym lub zewnętrznym). Nie będzie zaś, celom logistycznym a ściślej – planistycznym.

Logistyka planowania potrzebuje dostępu do wiarygodnych danych o stanach magazynowych tak często jak często powtarza się cykl planowania. Na poziomie MRP, najczęściej, raz na dobę (a nawet częściej). Oznacza to, że:

po pierwsze… Potrzebujemy inwentaryzacji ciągłej, służącej przede wszystkim zapewnieniu wysokiej jakości danych ewidencyjnych w systemie komputerowym, czyli takiej, która uwzględniając np.: częstotliwość wykonanych transakcji na określonych indeksach, wartość materiału, znaczenie materiału dla strategii przedsiębiorstwa, itd. wyznacza odpowiedzialnym za stan magazynowy (lub innym wyznaczonym pracownikom) listę pozycji do przeliczenia, np. na koniec dnia operacyjnego. Technicznych sposobów wyznaczania zakresu liczenia oraz częstotliwości, jest wiele. Przybliżamy je uczestnikom naszych szkoleń.

Ogromną korzyścią inwentaryzacji ciągłej jest nie tylko krótki czas jej trwania, ale również ogromna wiarygodność wyjaśnień przyczyn wystąpienia stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych. Dużo łatwiej przecież przypomnieć sobie, że się zapomniało zaksięgować PZ-tki z początku dnia, niż wymyślać w grudniu niestworzone historie na temat zaginęcia materiału w styczniu. Ile razy można wpisywać do arkusza wyjaśnienie, mówiące, że materiał został rozjechany przez sztaplarkę. I tak, siedem razy.

po drugie… Potrzebujemy inwentaryzacji zorientowanej nie tyle na wprowadzenie korekty do systemu, co zidentyfikowanie pierwotnych przyczyn występowania różnic. Zazwyczaj nie jest ich wiele. Kilkanaście. Najwyżej, kilkadzieścia. Za każdym razem, naturalnie, trzeba je zidentyfikować osobno w każdej firmie ale kiedy już to zrobimy, będziemy mogli zastanowić się nad udoskonaleniem odnośnej procedury, zorientowanym na działania prewencyjne.

Zapewniam. Osiągnięcie 99%-towej zgodności danych inwentaryzacyjnych (wymaganej np. w czasie certyfikacji systemu MRPII przez organizację Oliver`a Wight`a ale przede wszystkim, potrzebnej do sprawnego funkcjonowania systemu planowania) nie jest nadzwyczajnym wyczynem. Przeciwnie. Utrzymując przemyślany porządek proceduralny w gospodarce materiałowej i magazynowej, trudno o wynik niższy.

Poniższe dane obrazują proces porządkowania gospodarki magazynowej w dużym magazynie wysokiego składowania przedsiębiorstwa produkującego wentylatory. Wynik inwentaryzacji z tygodnia 19-stego obrazuje stopień wiarygodności danych o zapasach w jednym z działów magazynu, przed rozpoczęciem pracy nowego szefa logistyki. Powtarzające się, krótkotrwałe spadki wiarygodności danych wynikają z uruchamiania kolejnych działów magazynu po procesie ich reorganizacji i wdrożenia stosownych procedur.

Podejście takie jest zgodne także z filozofią nieustannego doskonalenia jakości procesu (TQM, Just-in-Time, Kaizen), która podkreśla fakt, iż zapobiegawcze zapewnienie jakości na wejściu procesu jest znacznie efektywniejsze, łatwiejsze oraz tańsze niż utrzymywanie kontroli jakości na wyjściu z procesu.

Raz, dobrze wdrożony porządek w gospodarce magazynowej i materiałowej sprawia, że praca w magazynie jest o niebo łatwiejsza i o dwa nieba – efektywniejsza. Potwierdzają to sami magazynierzy, kiedy już przekonają się na własnej skórze, że wprowadzone procedury nie tylko nie generują dodatkowych godzin pracy, ale wręcz pozwalają na  wygospodarowanie czasu wolnego, normalne tempo pracy i zapewniają dostępność wiarygodnych danych o zapasach. Sama zaś inwentaryzacja (nawet ta doroczna) przebiega szybko, sprawienie i nie nastręcza żadnych problemów.

Ad3. Aby inwentaryzacja wspomagała proces podnoszenia produktywności pracy w magazynie (i w zaopatrzeniu) oraz pomniejszania poziomu marnotrawstwa, warto się także zastanowić nad właścicielem tego procesu.

Wiadomo, arkusza inwentaryzacyjnego nie dajemy w ręce odpowiedzialnego materialnie za zapasy. Tak przynajmniej każe ustawa.

Komu jednak w firmie, najbardziej zależy na wiarygodności danych o zapasach? Jeżeli myślicie, że magazynierowi, to macie słuszność. Różnice inwentaryzacyjne, prędzej czy później zamienią jego pracę w piekło. A tego nikt nie lubi.

Nasze doświadczenia potwierdzają bardzo wysoką skuteczność i rzetelność inwentaryzacji przeprowadzanych przez samych magazynierów. Oczywiście, odpowiednio przygotowanych do tego procesu.

O ile ustawa obarcza tym obowiązkiem niezależną komisję spisową w ramach corocznej inwentaryzacji, o tyle nie ma takiego wymogu w przypadku inwentaryzacji ciągłej, realizowanej dla celów planistycznych.

Miło nam również potwierdzić fakt, że o ile praktyka ciągłego inwentaryzowania zapasów jest rzetelnie kontynuowana, doroczna praca niezależnej komisji inwentaryzacyjnej staje się, praktycznie, formalnością. Zaś nasz kierownik zaopatrzenia, biegający tam i z powrotem ze stertą ciężkich materiałówek, wreszcie może zasiąść przed komputerem.

Źródło: www.m-p-m.pl
Autor: Jan Ruchniewicz