PKP Intercity lepiej zarządzane dzięki ERP

Projekt ten rozpoczął się w sierpniu 2006 roku i był czwartym z kolei kontraktem dotyczącym wdrożenia aplikacji Oracle w Grupie PKP. Projekt prowadziła spółka PKP Informatyka - partner biznesowy Oracle Polska.

Firma PKP Intercity, to dzisiaj najprężniej rozwijająca się spółka Grupy PKP. Aby sprostać wyzwaniom, jakie stoją przed nią, PKP Intercity zdecydowała się na zakup i wdrożenie systemu klasy ERP. Rozwiązaniem tym jest zestaw aplikacji biznesowych Oracle E-Business Suite. Rolę integratora systemowego powierzono PKP Informatyce, posiadającej doświadczenie we wdrażaniu Oracle EBS, także w innych spółkach Grupy PKP.

Główne założenia biznesowe, które postawiono przed nowym systemem w chwili rozpoczęcia prac wdrożeniowych, to: scentralizowanie danych - zbudowana będzie centralna baza danych, wspólna dla wszystkich użytkowników; uzyskanie jednolitości danych, co pozwoli na wyeliminowanie konieczności wielokrotnego ich wprowadzania; automatyzacja przekazywania informacji i dokumentów pomiędzy modułami; integracja eksploatowanych obecnie systemów z Oracle EBS poprzez specjalizowany interfejs; możliwość planowania finansowego we wszystkich możliwych przekrojach i analiza konsekwencji dla wszystkich aspektów działania przedsiębiorstwa; dostępność wszystkich danych o działalności przedsiębiorstwa w czasie rzeczywistym.

Wdrożenie Oracle E-Business Suite w PKP Intercity było prowadzone według opracowanej w Oracle metodyki AIM - Application Implementation Method. Jest to zestaw procedur, opracowany dla usystematyzowania i sformalizowania procesu wdrożenia aplikacji Oracle. Metodyka AIM składa się ze szczegółowych opisów zadań, realizowanych w trakcie trwania projektu, ze wskazaniem kolejności ich wykonywania przez wyznaczone osoby w projekcie.

W czasie analizy procesów biznesowych w PKP Intercity odbywały się spotkania z kluczowymi użytkownikami systemu, którzy weszli w skład tzw. Zespołu Wdrożeniowego Użytkownika.

Członkowie tej grupy to osoby, które zostały wybrane jako najlepiej znające sposób funkcjonowania firmy w różnych obszarach biznesowych, mających znaczenie dla wdrożenia systemu EBS.

- Na uwagę zasługuje fakt, iż w gronie osób powołanych do Zespołu Wdrożeniowego Użytkownika znaleźli się pracownicy Biura Teleinformatyki PKP Intercity, którzy będą administrować systemem Oracle EBS, systemem operacyjnym jak również bazą danych Oracle - mówi Jarosław Kowalski, Dyrektor Biura Teleinformatyki w PKP Intercity oraz kierownik techniczny wdrożenia.

Wdrożenie systemu Oracle E-Business Suite firma PKP Intercity podzieliła na dwa etapy. Pierwsza, zakończona niedawno faza objęła instalację następujących modułów: Księga Główna; Należności; Zobowiązania; Zarządzanie Środkami Pieniężnymi; Środki Trwałe.

W ramach prac wdrożeniowych, aplikacje Oracle zostały zintegrowane z systemami wcześniej eksploatowanymi przez Intercity - takimi, jak gospodarka magazynowa, kadry-płace, czy aplikacje dziedzinowe. Sporządzono także dziesięć raportów, przygotowanych specjalnie dla Spółki, zgodnie z wymaganiami przyszłych użytkowników.

Projekt instalacji systemu ERP, to przedsięwzięcie złożone i wymagające etapowego działania. Zgodnie z metodyką AIM było to: Przygotowanie prototypu (czyli systemu sparametryzowanego zgodnie z potrzebami określonymi w czasie analizy biznesowej w wersji testowej); Konwersja danych (jeden z najbardziej krytycznych punktów projektu - w szczególności, jeśli chodzi o dane historyczne, które przed wprowadzeniem do systemu należy poddać weryfikacji); Testowanie i analiza uwag potestowych (polega na wprowadzeniu dokumentów oraz transakcji rzeczywistych - w ten sposób nastąpiła weryfikacja poprawności działania środowiska).

Zwieńczeniem prac pierwszej fazy projektu było zatwierdzenie przez Kierownictwo Zespołu Wdrożeniowego Użytkownika dokumentu "Certyfikat Akceptacji" dla poszczególnych modułów, a następnie przygotowanie środowiska produkcyjnego - najpierw dla modułów finansowych, a w drugiej kolejności dla modułu Środki Trwałe.

Już po kilku miesiącach pracy w nowym systemie, zauważalne są pozytywne efekty jego wdrożenia. Do najważniejszych zaliczyć należy: zracjonalizowanie i uproszczenie procesu wprowadzania danych; skrócenie czasu dostępu do informacji, poprawa ich zakresu oraz jakości; bardziej racjonalne zarządzanie finansami, środkami trwałymi, procesami usługowymi i inwestycyjnymi oraz zasobami ludzkimi; wsparcie procesu zarządzania przedsiębiorstwem poprzez usprawnienie przepływu informacji; szybszy dostęp do informacji o bieżącej sytuacji firmy; zapewnienie spójności przechowywanych danych i prezentowanych informacji; łatwy dostęp do danych bieżących i archiwalnych.

- Doskonałe rezultaty wdrożenia fazy pierwszej dobrze rokują na powodzenie drugiego etapu projektu, w którym przewidziane jest wdrożenie Business Intelligence, Home-Banking oraz wybranych modułów logistycznych m.in. Zarządzania Zamówieniami - mówi Katarzyna Krysztofiak, której powierzono prowadzenie drugiego etapu projektu po stronie PKP Informatyka.

Planowany termin zakończenia drugiego etapu wdrożenia, to pierwsza połowa 2008 r.

- Po kilku wdrożeniach systemu Oracle E-Business Suite w spółkach Grupy PKP można z czystym sumieniem stwierdzić, że jest to pakiet bardzo nowoczesny i bardzo dobrze dostosowany do potrzeb przedsiębiorstw kolejowych. Szczególną uwagę zwraca w systemie Oracle łatwość przejścia z etapu wdrożenia do fazy eksploatacji, a także bardzo dobra metodyka, która pozwoliła wykonać wdrożenie sprawnie i w założonym harmonogramie - tłumaczy Alicja Demich Dobrzyńska, analityk systemów komputerowych i kierownik projektu po stronie PKP Informatyka.

Weryfikacja poprawności wykonanego wdrożenia nastąpiła z chwilą zamknięcia pierwszego miesiąca obrachunkowego, czyli w styczniu roku 2007. Drugim takim momentem będzie pierwsze zamknięcie roku. Dotyczy to wszystkich modułów, gdyż w ten czy inny sposób spotykają się one w Księdze Głównej, która dla Oracle E-Business Suite jest jądrem systemu. Pamiętać należy, że nakłady poniesione na wdrożenie takiego systemu zwracają się po kilku latach.

- Jestem pewien, że wdrożenie systemu Oracle EBS zapewni PKP Intercity integrację procesów biznesowych w głównych obszarach działalności. Połączenie w jednym systemie zarządzania finansami, controllingu i logistyki jest sprawdzonym sposobem na poprawę efektywności funkcjonowania firmy. Usprawnienie zarządzania dla spółki przygotowującej się do giełdowego debiutu jest kwestią kluczową - podsumowuje prezes PKP Intercity Czesław Warsewicz.

Zaś Włodzimierz Jerzy Śmigiera, prezes zarządu PKP Informatyka dodaje, że wdrożenie zintegrowanego pakietu aplikacji finansowych Oracle E-Business Suite jest sukcesem obu spółek i pozytywnym bodźcem do realizacji kolejnych wspólnych projektów informatycznych.

Źródło: www.wnp.pl
Autor: Adam Brzozowski