Systemy ERP i problemy z nimi

{MosModule module=Artykuly}
Na wdrożenie nowoczesnych systemów IT (np. klasy ERP) decydują się w ostatnim czasie w sporej części firmy z sektora małych i średnich przedsiębiorstw. Dobra koniunktura spowodowała, że po uzyskaniu nowych rynków zbytu i dużych odbiorców stają przed koniecznością dostosowania infrastruktury informatycznej do obsługi większych zleceń. Wdrożenie nowoczesnych rozwiązań IT wymuszają również standardy kontaktów z dużymi kontrahentami, często posiadającymi oddziały za granicą.

Polskie firmy na gwałt szukają możliwości szybkiego dostosowania się do nowych wymogów, wy-bierając dostawców IT głównie ze względu na cenę, przy okazji przyjmując nierealne terminy wdrożeń. Skutkiem są opóźnienia dochodzące nawet do półtora roku, co przy ok. trzech miesiącach standardowo przyjmowanych jako termin wdrożenia aplikacji szczegółowych (np. obsługujących magazyny) lub przy 6-10 miesiącach przewidzianych na wdrożenia kompletne staje się już nie lada problemem.

Problemy związane z wdrożeniami IT w przedsiębiorstwach można podzielić na trzy podstawowe kategorie: związane z wydłużającym się czasem prac, nieodpowiednim doborem aplikacji do potrzeb firmy oraz niedostosowaniem organizacyjnym przedsiębiorstwa do wdrażanego rozwiązania - mówi Tomasz Gałecki, managing consultant w Dahliamatic, firmie realizującej wdrożenia oparte na wykorzystaniu aplikacji Oracle.

Poślizg w czasie

Tomasz Stawicki, główny informatyk Grupy Kapitałowej Fasing, producenta łańcuchów ogniwowych m.in. dla sektora górniczego i energetycznego, która wdrożyła w ostatnim czasie system klasy ERP, problemy występujące.

Wdrożeniu została poddana całkiem nowa wersja systemu, dodatkowo połączeniu podlegały trzy firmy w dwóch lokalizacjach w jeden system - opisuje nasz rozmówca. - Wszelkie kłopoty związane były z niedogodnościami występującymi podczas pierwszych etapów pracy z nowym rozwiązaniem IT. Zaliczam do nich m.in. problemy ze stabilnością systemu, drobne błędy, przywieszenia utrudniające codzienną pracę i w związku z tym setki telefonów do działu informatyki. Jednak istotniejszą kwestią jest rozpoczęcie użytkowania przez pierwszego użytkownika, co zderza wizję programisty z jego oczekiwaniami.

Dzięki tym wyzwaniom dużo się nauczyłem o budowie i działaniu takich systemów, nie zmieniło się jednak ostatecznie nasze zaufanie do dostawcy. Z perspektywy czasu wybrałbym jeszcze raz ten produkt - mówi Stawicki.

Niedotrzymywane terminy są najczęstszym problemem przy wdrożeniach rozwiązań IT. Konflikty na linii klient-dostawca powstają przeważnie z powodu zbyt optymistycznie przyjętych harmonogramów. Często firma decydująca się na wybór konkretnego rozwiązania po prostu przecenia możliwości swoich pracowników i nawet nie chodzi o ich umiejętności czy kwalifikacje, a raczej o ich dostępność i możliwość poświęcenia wdrożeniu odpowiedniego czasu.

Pracownicy firmy oprócz przygotowywania projektu muszą również wykonywać codzienne obowiązki, stąd czasami ich dostępność jest niewystarczająca. Rodzi to napięcia czasowe, a może również wpłynąć na wydłużenie okresu uruchomienia systemu. Jeżeli wystąpi taka sytuacja, obie strony, czyli klient i dostawca, powinny zasiąść do rozmów i starać się opracować nowy harmonogram prac uwzględniający przeszkody, które pojawiły się przy pierwszym podejściu. Nie chodzi o szukanie winnego opóźnień, ale o znalezienie wyjścia z sytuacji.

Rozwiązanie problemów leży bowiem w interesie obu stron. Najczęściej w takiej sytuacji przyjmowany jest nowy harmonogram prac, czasami firma przeprowadzająca wdrożenie przejmuje część obowiązków od pracowników klienta.

Oprócz przyjęcia nowych terminów i scedowania części obowiązków na firmę wdrożeniową, częstym wyjściem jest podzielenie projektu na kilka etapów. Umożliwia to np. przeprowadzanie wdrożeń w terminach niekolidujących ze specyfiką funkcjonowania danej firmy.

System na miarę

Drugim poważnym problemem są rozbieżności między oczekiwaniami firm, decydujących się na aplikację nowoczesnych rozwiązań IT, a finalnym produktem. Często firmy nie kierują się rzeczywi-stymi korzyściami biznesowymi przy określaniu zakresu wdrożenia, wymagając rozwiązań nieadekwatnych do sytuacji przedsiębiorstwa. Zjawisko to można określić jako przeszacowanie możliwości firmy, która chce użytkować rozwiązania informatyczne zupełnie jej niepotrzebne. Stąd rozczarowania, kiedy okazuje się, że system, za który zapłacono sporą sumę, wykorzystywany jest w niewielkim zakresie. Nie należy więc wybierać zbyt szerokiego zakresu aplikacji, by nie przepłacić i niepotrzebnie nie zaburzać pracy firmy i procesu informatyzacji.

Należy pamiętać, by skupić się na podstawowym zakresie wdrożenia. Wybór powinien paść na partnera docelowego, z którym planuje się współpracę na lata, tak by można było rozwijać system wraz z ewolucją firmy. Zalecenie to dobór rozwiązania ERP finalnego, nie na 2-3 lata. Dobrze jest też odpowiednio wcześniej rozeznać się na rynku, wybierając firmę, która nie tylko wdroży system, ale zajmie się również przekazaniem wiedzy i takiej organizacji współpracy, aby klient był w dużym stopniu samowystarczalny po wdrożeniu.

Zmiany organizacyjne

Trzecia grupa problemów wdrożeniowych związana jest z kwestią struktury organizacyjnej firmy, w której przeprowadzana jest aplikacja. Podmioty te często po prostu nie dostosowują się do nowej sytuacji, powodując, że nowy system nie przynosi spodziewanych rezultatów. Powodzenie wdrożenia uzależnione jest bowiem od dwóch podstawowych czynników - doboru rozwiązania oraz przeprowadzenia niezbędnych zmian wewnątrz firmy.

Obszary, w których konieczne jest przeorganizowanie, wskazuje przeważnie analiza przedwdrożeniowa. Jednak przedsiębiorstwa często bagatelizują te wskazania, co powoduje nieosiągnięcie części zakładanych celów wdrożenia, a niektóre efekty aplikacji są niewykorzystywane. Powodem wystąpienia tego typu problemów jest najczęściej niedoświadczenie we wdrożeniach projektów IT, co szczególnie często spotykane jest w firmach sektora MSP. Podmioty takie, dopiero wchodząc na duże rynki zbytu, nie mają po prostu doświadczeń wyniesionych np. w kontaktach z poważnymi odbiorcami czy chociażby w procedurach związanych z wdrożeniem ISO.

Poważniejszym problemem jest jednak niedostateczne zaangażowanie zarządu czy wyższej kadry kierowniczej w projekt oraz delegowanie zadania na niższe szczeble. Co prawda z roku na rok sytuacje takie zdarzają się coraz rzadziej, jest to jednak nadal jeden z najczęstszych problemów występujących przy wdrożeniach IT.

W efekcie projekt nadzorują np. szefowie działu służb informatycznych lub firmy zewnętrzne, a nie osoby, które najlepiej znają specyfikę danego przedsiębiorstwa i wiedzą, jakie rozwiązania i w jakim zakresie są optymalne. Delegowanie nadzoru nad wdrożeniem systemu powiązane jest często z niskim priorytetem nadawanym przedsięwzięciu w firmie, co powoduje niewielkie zainteresowanie projektem ze strony kadry menedżerskiej, nagle zaskoczonej np. przedłużającą się pracą, niedostosowanym do profilu działalności rozwiązaniem czy aplikacją nieprzystosowaną do obowiązującej strategii rozwoju przedsiębiorstwa.

Każda zmiana w środowisku IT przedsiębiorstwa powoduje zderzenie wizji klienta i dostawcy, a efekt finalny bardzo często odbiega od tego, czego spodziewał się przedsiębiorca. Dlatego istotna jest ścisła współpraca przedstawicieli klienta z konsultantami firmy wdrożeniowej, pomagająca przejść najmniej boleśnie przez okres informatycznej rewolucji.

Źródło: www.wnp.pl
Autor: Jarosław Maślanek