Druga strona medalu

Firmy decydujące się na wdrożenie systemu ERP powinny mieć świadomość, że sukces projektu wymaga dwóch współpracujących ze sobą stron – doświadczonej firmy wdrożeniowej oraz świadomego przedsiębiorstwa. Projekt tego typu to bowiem nie tylko wymagania, ale i zobowiązania. Dlatego często już na wstępnie współpracy firmy wdrożeniowe podkreślają współodpowiedzialność klienta za projekt.

Najczęściej przybiera ona postać „Karty projektu”, w której bardzo szczegółowo wymienia się powinności klienta w trakcie implementacji systemu. Praktyka pokazuje, że wdrożenia w firmach świadomych od początku swych zobowiązań przebiegają sprawniej i co ważniejsze, kończą się sukcesem. Na podstawie doświadczeń projektowych 7milowego wytypowanych zostało kilka podstawowych powinności, z którymi każdy wdrażający system ERP musi się liczyć.

Płacę, wymagam

Firm, które reprezentują roszczeniowe podejście do partnerów wdrożeniowych, w Polsce nie brakuje. Ten sposób myślenia i działania jest niestety pierwszym krokiem do klęski wdrożenia systemu ERP.

Lata doświadczeń w projektach wdrożeniowych pokazują pewną zależność. Jeżeli przedsiębiorstwo od początku reprezentuje podejście roszczeniowe, a kierownik projektu oraz konsultanci nie są traktowani jak partnerzy, nie jest to dobra wróżba. W takim przypadku projekty często się przedłużają, gdyż brak zaangażowania klienta opóźnia ustalenie koncepcji systemu, testy prototypu czy proces migracji danych – mówi Norbert Wierbiłowicz, Kierownik Projektów SAP z 7milowego.

W kontrakcie firma wdrożeniowa przyjmuje na siebie konkretne zobowiązania, więc podejście klienta typu „płacę, wymagam” jest jak najbardziej uzasadnione. Wdrożenie ERP jest też złożonym projektem biznesowym, często związanym z reorganizacją firmy, w którym także klient „płaci” – ponosząc koszty wewnętrzne, i „wymaga” – również od siebie.

Status projektu

Istotnym zadaniem stojącym przed zarządem firmy jest umocowanie projektu w przedsiębiorstwie. Komunikowane pracownikom pełnego poparcia i zaangażowania zarządu w przedsięwzięcie jest dla nich jasnym sygnałem świadczącym o randze nadanej projektowi. Przyznanie odpowiednich zasobów, sprecyzowanie celów i założeń oraz wybranie odpowiedniej osoby do roli kierownika projektu to podstawowe działania.

Zaufanie, jakie zarząd ma do kierownika projektu, powinno manifestować się szerokim i szczegółowo określonym zakresem jego uprawnień. Praktyka pokazuje, że projekt przebiega bez opóźnień, gdy kierownik projektu zostaje obdarzony dużym zakresem samodzielności.

Przykładem odpowiedniego podejścia może być projekt wdrożenia systemu SAP w firmie Stelweld. Kierownik projektu po stronie klienta został obdarzony odpowiednią mocą decyzyjną, włącznie z możliwością wprowadzania niezbędnych zmian w procesach biznesowych firmy. Jestem przekonany, że ten krok bardzo usprawnił cały proces – dodaje Norbert Wierbiłowicz.

Zaplanowanie zasobów

Każdy projekt implementacji systemu ERP wymaga od firmy oddelegowania pracowników do prac wdrożeniowych. Wybór odpowiednich osób zaangażowanych w projekt to ważne zadanie stojące przed zarządem i kierownikiem projektu. Należy pamiętać, że precyzyjny dobór osób może mieć kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu i pozwoli uniknąć wielu konfliktów w czasie wdrożenia. Szczególnie ważne jest zbudowanie odpowiednich zespołów roboczych. Komórki na tym poziomie są przede wszystkim odpowiedzialne za wykonanie testów, uczestnictwo w szkoleniach i zbudowanie koncepcji systemu w formie zgodnej z celami biznesowymi firmy.

Osoby pracujące przy projekcie powinny być kompetentne i posiadać szeroką wiedzę na temat procesów biznesowych firmy – to oczywiste. Bardzo ważne są także inne cechy – komunikatywność i autorytet wśród współpracowników. Osobiste zaangażowanie w projekt jest nie mniej ważne – ocenia Adam Kozłowski, Kierownik Projektów SAP w 7milowym.

Należy jednak pamiętać, że zaangażowanie w prace wdrożeniowe oznacza rozszerzenie obowiązków pracownika. Prace w projekcie nakładają się bowiem na codzienne zadania, które w dalszym ciągu trzeba wykonywać. Aby uniknąć oporu wobec zwiększonego zakresu obowiązków, ważne jest przekonanie pracowników o wartości projektu nie tylko z punktu widzenia całego przedsiębiorstwa, ale też ich bezpośrednich korzyści. Tu wskazana jest delikatność, bo trzeba liczyć się z rezerwą, a nawet pewną naturalną obawą przed zmianami związanymi z wdrożeniem nowego systemu.

Na przykładzie konkretnych funkcjonalności można zaprezentować usprawnienie dotychczasowych działań i pokazać np. oszczędność czasu czy większe możliwości działania. Warto też zaakcentować, że osoby zaangażowane w projekt podnoszą swoje kompetencje i rozszerzają możliwości rozwoju kariery zawodowej. Argument rozwoju osobistego jest bardzo ważny. Innym narzędziem motywacyjnym, którym wspierają się firmy, są gratyfikacje finansowe. Bonusy w formie pieniężnej są częstą praktyką i dają pozytywne efekty – podsumowuje Adam Kozłowski.

Warto zatem pamiętać, by w budżecie projektowym uwzględnić pozycję systemu premiowania pracowników.

Inną powinnością klienta, o której często się zapomina, jest organizacja odpowiednich warunków pracy dla zespołów roboczych. Nie chodzi tu tylko o przygotowanie infrastruktury technicznej, w tym sprzętu komputerowego wraz z systemami operacyjnymi, ale też odpowiednich pomieszczeń i biurek na potrzeby zespołu konsultantów uczestniczących w projekcie.

Transfer wiedzy

Wiedza konsultantów wdrożeniowych na temat branży klienta z natury rzeczy jest bardziej ogólna i nie obejmuje niuansów związanych ze specyfiką działalności danego przedsiębiorstwa. A właśnie ta specyfika ma ogromne znaczenie dla przygotowania funkcjonalności systemu, wspierającej realne potrzeby przedsiębiorstwa. Im więcej informacji o procesach biznesowych przedsiębiorstwa uzyskają konsultanci, tym lepiej będą mogli dopasować system do potrzeb i możliwości klienta.

Ponadto wiedza ta jest przydatna w planowaniu działań projektowych (np. zmniejszenie mocy produkcyjnych w okresie wakacyjnym zwiększa dyspozycyjność pracowników i możliwość wykonania dodatkowych prac w danym okresie).

Jednym z warunków powodzenia wdrożenia jest zatem obustronny transfer wiedzy w projekcie – nie zaś tylko jednostronny transfer wiedzy o możliwościach systemu ERP od konsultantów do pracowników. Dodajmy jeszcze do tego konieczność informowania partnera wdrożeniowego o wszelkich zdarzeniach, które mogą opóźnić lub zmienić przebieg projektu, np. informacje o planowanej fuzji, odejściu osoby kluczowej dla projektu itp. W interesie klienta leży dostarczanie odpowiednich danych, gdyż to na ich podstawie nastąpi odpowiednia konfiguracja systemu.

Czas to pieniądz

W trakcie projektu wdrożeniowego newralgiczna jest terminowość. Umowa wdrożeniowa to zobowiązanie obu stron do wywiązywania się z pewnych zadań w określonym czasie. Zrozumiałe jest oczekiwanie klienta na wdrożenie zgodnie z uzgodnionymi w umowie terminami. Jednak możliwe jest to pod warunkiem pewnych zobowiązań.

Przekraczanie założonych terminów przez klienta to częsta praktyka we wdrożeniach. Zwykle jednak nie wynika to ze złej woli, a po prostu konieczności zebrania wszystkich nieusystematyzowanych do tej pory danych w przedsiębiorstwie. To wymaga czasu, szczególnie jeżeli mamy do czynienia ze spisaniem tysięcy indeksów materiałowych – wyjaśnia Edyta Sokołowska, Konsultant w Zespole Logistyki w 7milowym.

Dane dostarczane na czas, na przykład przygotowane w odpowiedni sposób dane podstawowe, jak dane kontrahentów czy indeksy materiałowe, są zatem kolejną pozycją na liście zobowiązań klienta, zaś konsultanci z firmy wdrożeniowej są odpowiedzialni za opracowanie odpowiednich struktur importowych oraz szablonów, które zostaną zaczytane do systemu.

Korzystne zaangażowanie

Wdrożenie systemu ERP to zwykle najważniejsze i największe przedsięwzięcie IT firmy. Już na etapie planowania warto sobie uświadomić, że przedsiębiorstwo nie jest przedmiotem, ale jednym z podmiotów tego przedsięwzięcia. Własne zaangażowanie – na wszystkich poziomach – jest niezbędnym warunkiem powodzenia. To właśnie synergia działania dwóch partnerów decyduje o sukcesie projektu. Podobne zdanie wyrażają firmy, które zakończyły projekt wdrożenia systemu ERP.

Wdrożenie systemu SAP to dla Stelweldu poważne przedsięwzięcie zarówno jeśli chodzi o koszty, zaangażowane środki, jak i spodziewane korzyści biznesowe. Dlatego projekt poprzedziliśmy szczegółową analizą przedwdrożeniową. Już na tym etapie zadbaliśmy o odpowiednią komunikację wśród pracowników. Konsultanci, oprócz dokonania przeglądu naszych procesów biznesowych, wyjaśniali pracownikom, jak będzie wyglądać ich praca z systemem i jakie konsekwencje będzie to mieć w skali poszczególnego stanowiska i całej firmy. Od początku prac Zarząd nadał wdrożeniu status priorytetowy oraz scedował na mnie szerokie uprawnienia decyzyjne. Zakres moich kompetencji dotyczących podejmowania decyzji był pełen – od wyboru zespołu wdrożeniowego w firmie, aż po uprawnienia do modyfikacji struktury organizacyjnej. Duże zaangażowanie w proces wdrożeniowy przyniosło nam wiele korzyści, m.in. usprawniliśmy procesy biznesowe, dokładnie poznaliśmy możliwości systemu i co najważniejsze, pracownicy Stelweldu mieli czas, by oswoić się z nowym narzędziem – mówi Mariusz Gulka, Kierownik Projektu wdrożenia SAP w firmie Stelweld.

Implementacja systemu klasy ERP w Scanclimberze nie była zwykłym procesem informatyzacji firmy. Już na etapie wyboru systemu i partnera zdawaliśmy sobie sprawę, że jest to proces wymagający intensywnego zaangażowania i wsparcia ze strony kadry zarządzającej. Warto podkreślić, że zaangażowanie w projekt miało miejsce już przed faktycznym startem wdrożenia. Dużo czasu i energii poświęciliśmy w Scanclimberze na etap przygotowania się do wyboru systemu i firmy wdrożeniowej. W formie Strategicznej Karty Wyników dokładnie opisaliśmy misję, strategię przedsiębiorstwa, cele biznesowe oraz procesy na danych stanowiskach. Zaangażowanie na zerowym etapie projektu przyniosło jednak profity – pozwoliło wybrać system dostosowany do naszych potrzeb i firmę wdrożeniową, która rozumiała specyfikę naszej działalności - podsumowuje Albert Smektalski, Wiceprezes Zarządu w firmie Scanclimber.

Źródło: www.7milowy.com.pl
Autor: Magdalena Jakimiak