ERP - mądre zarządzanie

Podstawą osiągania sukcesu w biznesie jest umiejętność planowania i konsekwentnej realizacji celów biznesowych. Zadanie to jest tym trudniejsze im szybciej rozwija się nasza firma. Kiedy dotychczasowe metody gromadzenia i analizowania danych przestają wystarczać, należy zapoznać się z dostępnymi systemami ERP. Dlaczego? Ponieważ bez efektywnych narzędzi usprawniających zarządzanie będziemy prowadzili biznes po omacku.

System klasy ERP (ang. Enterprise Resource Planning – czyli Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa) to system informatyczny integrujący wszystkie aspekty działania przedsiębiorstwa. Zaawansowane systemy ERP umożliwiają nie tylko gromadzenie danych dotyczących bieżącej działalności, ale przede wszystkim przekształcanie ich w wiedzę niezbędną do podejmowania trafnych decyzji biznesowych. W jaki sposób?

Zalety przemyślanych decyzji

Otóż, wyobraźmy sobie narzędzie pozwalające oprócz rejestrowania danych gospodarczych, produkcyjnych czy handlowych również analizować wydajność pracy wszystkich newralgicznych dla firmy działów, umożliwiające łatwe badanie efektywności podejmowanych działań handlowych i promocyjnych, ułatwiające zrozumienie zależności pomiędzy procesami biznesowymi oraz ich wpływem na sytuację firmy – takie właśnie funkcje spełnia w firmie system ERP. A teraz wyobraźmy sobie sytuację, w której zarząd firmy nie ma takich możliwości, albo podejmuje decyzje na podstawie niepełnych danych – różnica wydaje się oczywista, dlatego można śmiało powiedzieć, że na pewnym poziomie rozwoju przedsiębiorstwa, ERP jest podstawowym narzędziem umożliwiającym zarządzanie.

Analiza działalności przedsiębiorstwa jest kluczowym elementem strategicznego zarządzania. Dysponując pełną wiedzą, firma może podejmować trafne decyzje i w konsekwencji poprawiać swoją pozycję konkurencyjną. Dzięki błyskawicznemu dostępowi do aktualnych danych, zarząd dysponuje wiedzą pozwalającą mu podnosić efektywność pracy poszczególnych działów firmy, a przecież w sytuacji wysokiej konkurencji na danym rynku, to właśnie decyzje z obszaru zarządzania wpływają na pozycję rynkową przedsiębiorstwa.

System skrojony na miarę

System ERP powinien być dopasowany do potrzeb firmy, potrzeby zaś mogą być różne w zależności od wielkości przedsiębiorstwa i specyfiki branży. Mniejsze firmy często potrzebują przystępnych cenowo narzędzi udostępniających najważniejsze funkcje analiz biznesowych. W takim wypadku niezwykle przydatne jest aby system dodatkowo był w pełni zintegrowany z wykorzystywanym oprogramowaniem biurowym (np. integracja z pakietem MS Office – Word, Excel, Outlook). Ułatwia to proces rejestracji i gromadzenia danych na poziomie wszystkich użytkowników systemu.

Prężnie rozwijające się firmy kładą większą wagę na elastyczne i nowoczesne rozwiązania informatyczne i poszerzone funkcje analityczne. Moduły analityczne powinny umożliwiać szybki dostęp do aktualnych danych, raportowanie i porównywanie wyników przedsiębiorstwa. Systemy ERP powinny być wyposażone standardowo w zdefiniowane raporty , niemniej jednak bardzo ważna jest możliwość kreowania dodatkowych raportów na życzenie klienta końcowego. Istotną funkcjonalnością systemu powinno być także uzyskanie dostępu do kontekstowych informacji istotnych dla różnorodnych użytkowników, aby codzienne działania były skoordynowane z ogólną strategią i celami firmy.

Rozważając wdrożenie nowoczesnego systemu ERP należy brać pod uwagę zmiany jakim podlega firma, choćby te związane z jej rozwojem, zatrudnieniem, rosnącymi wymaganiami, poszerzaniem rynków zbytu, dlatego warto decydować się na elastyczne systemy umożliwiające szybką modyfikację i poszerzenie o nowe komponenty umożliwiające dostosowanie się do indywidualnych oczekiwań klienta. Przemyślana decyzja dotycząca wybranego systemu ERP umożliwi znaczącą oszczędność w przyszłości, gdy potrzeby naszej firmy wzrosną.

Jak skutecznie wdrożyć system ERP?

Wdrażaniem systemów ERP zajmują się wyspecjalizowani dostawcy rozwiązań IT. Podstawą wyboru odpowiedniego systemu i partnera powinna być uznana na rynku jakość rozwiązania i kompetencje oraz zasoby osobowe firmy, która zajmie się wdrożeniem systemu. Niezwykle ważne jest by na pierwszych spotkaniach dokładnie zdefiniować potrzeby przedsiębiorstwa i określić zakres jaki będzie obejmowało wdrożenie nowego oprogramowania tak aby przyszłe działania stały się podstawą efektywnej współpracy. Proces współpracy z przedsiębiorstwem poszukującym rozwiązania ERP składa się z kilku podstawowych elementów z których najważniejsze to:

• Spotkanie z dostawcą rozwiązań IT. Na spotkaniu przedstawiciel firmy, której ofertą jesteśmy zainteresowani powinien pozyskać wszystkie niezbędne informacje dotyczące potrzeb naszego przedsiębiorstwa. Podczas tego etapu powinniśmy także zapoznać się z dedykowaną prezentacją pokazującą możliwości produktu. Rozpoznanie wąskich gardeł w rejestracji i przepływie informacji daje obraz skali działania oraz obszaru planowanego przedsięwzięcia.
• Wdrożenie i kastomizacja oprogramowania. Wykonanie analizy przedwdrożeniowej określającej cele, harmonogram i zakres wykonywanego wdrożenia jest najważniejszym elementem tego etapu. Zdefiniowana wiedza o sposobie działania naszego przedsiębiorstwa, zachodzących procesach biznesowych, realizowanych działaniach, dostępie do danych oraz wymaganych modyfikacjach jakie na potrzeby wdrożenia będą realizowane systematyzują i usprawniają obu stronom wykonanie procesu wdrożeniowego. Kolejnym ważnym elementem jest umiejętność dostosowanie oprogramowania do potrzeb naszej firmy i ścisła współpraca obu stron podczas realizacji wdrożenia.
• Analiza stanu i potrzeb, to najważniejszy etap wdrożenia systemu informatycznego, dlatego należy poświecić mu odpowiednią ilość czasu i zasobów po obu stronach. Istnieją pewne warunki wstępne, które musza być sprawdzone (i spełnione) przed rozpoczęciem wdrażania systemu ERP i objęciem nim przedsiębiorstwa. Przy tworzeniu projektu konieczne jest wskazanie, jakie rozwiązania alternatywne związane z reprezentowaniem celów firmy, optymalną strukturą organizacyjną oraz organizacją procesów możliwe są dzięki stosowaniu systemu ERP. Wynikiem tego etapu jest zaakceptowana i sprawdzona pełna koncepcja wdrożenia systemu ERP.

Źródło: www.vsoft.pl
Autor: Ryszard Lis - Dyrektor Działu Sprzedaży