100% skuteczna wymiana systemu ERP

Jeszcze do niedawna badania wskazywały, że PONAD 20% projektów związanych z wdrożeniem systemów klasy ERP kończyło się niepowodzeniem. Dziś, według ostrożnych szacunków jest o po-łowę lepiej – czyli nie udaje się tylko ok.10% wdrożeń – jedno z dziesięciu. Natomiast aż 30% wdro-żeń nie kończy się zgodnie z harmonogramem i/lub przekraczany jest zaplanowany koszt wdrożenia.

Jak wiadomo, informacje o porażkach i kłopotach rozchodzą się wśród szefów firm znacznie szyb-ciej niż informacje o sukcesach. A jeśli już, to prezesi często nie chcą się przyznać, że jedną z przy-czyn sukcesu jest dobrze wybrany i sprawnie wdrożony system informatyczny – powodem jest chęć ukrycia źródeł przewagi konkurencyjnej.

Po kilku latach użytkowania – szczególnie pierwszego - systemu klasy ERP nadchodzi konieczność jego wymiany. Spowodowane jest to zwykle rozwojem przedsiębiorstwa i idącym za tym wzrostem codziennych potrzeb użytkowników systemu a także wzrostem potrzeb zarządu – w zakresie rapor-towania i analiz. Wynikiem wzrostu potrzeb analitycznych zarządu, a często i średniej kadry kierow-niczej, jest konieczność nie tylko zmiany systemy ERP ale i implementacja rozwiązań klasy Busi-ness Intelligence.

Zmiana systemu klasy ERP może się jednak odbyć bez zauważalnych perturbacji dla firmy, a co najważniejsze – może zakończyć się w terminie i zmieścić się w przewidzianych kosztach. Warun-kiem powodzenia jest sięgnięcie po doświadczonych specjalistów i sprawdzoną metodologię.

Właśnie taką metodologię migracji – sprawdzoną na 15 konkretnych, zakończonych w terminie i zgodnie z budżetem, przypadkach zmiany systemu przez polskie przedsiębiorstwa – przedstawiamy w dalszej części tego artykułu – jest to projekt MOVE. Jakkolwiek projekt powstał z myślą o migracji między konkretnymi systemami, to zdobyte przy tym doświadczenie i opracowana metodologia mo-gą być z powodzeniem stosowane w innych migracjach.

Geneza projektu MOVE

Podstawą powstania projektu MOVE jest podjęta już kilka lat temu decyzja firmy Microsoft, produ-centa systemu Dynamics GP, o zakończeniu rozwoju i wsparcia dla polskiej wersji Microsoft Dyna-mics GP z początkiem 2011 roku. System Microsoft Dynamics GP nie jest już oferowany w Polsce od 2006 r. ma on jednak nadal wielu zadowolonych użytkowników, których potrzeby spełnia dziś w 100%. Jednak dla zapewnienia bezpieczeństwa, ciągłości działania a co najważniejsze, dla zapew-nienia rozwoju biznesu klientów obecnie korzystających z systemu Dynamics GP, Microsoft wspól-nie z Solemis Group, przygotował specjalną ofertę migracyjną – projekt Microsoft Dynamics MOVE. Gwarantuje on dalszy rozwój i wsparcie ze strony producenta oraz partnerów. Obecni Klienci Dy-namics GP mają możliwość migracji z Dynamics GP do systemu Dynamics NAV na wyjątkowo korzystnych warunkach i w dowolnie wybranym przez siebie momencie.

Podstawą projektu MOVE jest bezproblemowe dla użytkownika, przeniesienie wszystkich funkcjo-nalności obecnie używanego systemu do nowego, bez utraty ciągłości pracy oraz bez konieczności czekania na koniec roku fiskalnego.

Istotą projektu MOVE są: metodologia i narzędzia opracowane wspólnie przez ekspertów Microsoft i Solemis Group - lidera projektu, wieloletniego partnera Microsoft i eksperta w dziedzinie zarządzania procesami i efektywnością przedsiębiorstw.

Wspomniana metodologia i narzędzia została sprawdzona w praktyce - jest źródłem sukcesu 15 migracji przeprowadzonych zgodnie z harmonogramem czasowym i kosztowym w okresie 18 mie-sięcy.

Obawy użytkownika Z doświadczenia wynika, że zmiana systemu ERP budzi w użytkownikach kilka podstawowych obaw:

Warto zwrócić uwagę, że z projekcie MOVE mamy do czynienia z użytkownikami, którzy są zadowoleni z aktualnie używanego systemu, natomiast decydują się na zmianę, ze względu na zachowanie ciągłości wsparcia i rozwoju systemu wraz z rozwojem przedsiębiorstwa.

Projekt MOVE został przygotowany tak by sprostać wspomnianym obawom, a jednocześnie dobrze zaplanować poszczególne kroki realizacji wdrożeń.

Podstawowe założenia projektu

Podstawą projektu i metodologii migracji stała się analiza porównawcza funkcjonalności obydwu systemów oraz różnic w filozofii ich realizacji. W efekcie każda z firm korzystających z projektu MOVE otrzymuje gotowy pakiet dostosowań systemu, pokrywający te różnice. Kolejnym efektem tej analizy jest podręcznik porównujący funkcje oraz procedury w starym i w nowym systemie – użyt-kownicy otrzymują go już we wstępnej fazie migracji.

Jako najważniejsze założenie przyjęto, że:

Dwie fazy i harmonogram realizacji

Sukces i sprawność przeprowadzenia migracji zależy przede wszystkim od precyzyjnego zaplano-wania wszystkich działań oraz ich optymalizacja. Szczegółowa analiza procesu migracji pokazała, że można go podzielić na 2 podstawowe fazy, których realizacja przebiega równolegle – co daje znaczne oszczędności czasu i znacznie usprawnia przebieg całego procesu.

Faza I – to przeniesienie standardowej funkcjonalności systemu. W jej skład wchodzą m.in. analiza systemu i potrzeb użytkowników, instalacja nowego systemu i ustawienie jego podstawowych para-metrów, szkolenia funkcjonalne użytkowników, przeniesienie danych ze starego systemu, urucho-mienie nowego systemu.

Faza II – to wdrożenie funkcjonalności dodatkowych - dostosowanie systemu do specyficznych potrzeb klienta – przeniesienie dodatkowych danych, uruchomienie niestandardowych funkcji oraz szkolenia stanowiskowe czyli praktyczne zajęcia z poszczególnymi użytkownikami na ich stanowi-skach pracy.

Rozpoczęcie pierwszej fazy poprzedza wstępna analiza i przygotowanie szczegółowego harmono-gramu poszczególnych zadań i przydzielenie do nich odpowiednich zasobów – sprzętowych i oso-bowych. Na pokazanym przykładowym 8. tygodniowym harmonogramie - obejmującym cały proces migracji - wyraźnie widać oszczędność czasu uzyskaną z nałożenia realizacji obydwu faz projektu.

Harmonogram otrzymują wszystkie osoby zaangażowane w migrację z zaznaczonymi działaniami, w których biorą bezpośredni udział.

Narzędziowe wsparcie migracji

Jak już wspomniano kluczem do sukcesu jest analiza i precyzyjne planowanie, do którego doświad-czeni eksperci Solemis przygotowali odpowiednie narzędzia ułatwiające cały ten proces. Wspomi-namy tu tylko o najważniejszych elementach analizy i narzędzia automatyzujących czy tylko wspo-magających poszczególne działania.

Analiza używanego systemu – na podstawie automatycznej analizy aktualnego systemu otrzymu-jemy szereg informacji dotyczących wykorzystania systemu oraz, co bardzo istotne – dokładną we-ryfikację bazy danych pod względem wykonalności migracji. Analiza ta wykonywana jest za pomocą dedykowanego narzędzia (ScoreCard) przygotowanego specjalnie na potrzeby projektu MOVE. Dzięki temu w krótkim czasie weryfikowane są wszystkie aspekty techniczne migracji bazy danych, a w wyniku otrzymujemy listę ryzyk oraz czynności potrzebnych do ich usunięcia.

Narzędzie do mapowania planu kont na wymiary. W systemie Dynamics NAV konta syntetyczne są podstawą, a konta analityczne są wymiarami. Ta inna, nowocześniejsza niż w Dynamics GP filo-zofia znakomicie ułatwia wykonywanie wielowymiarowych analiz i współpracę z hurtowniami danych bazujących na technologii kostek OLAP i oprogramowaniem klasy Business Intelligence. Dla usprawnienia procesu migracji przygotowano specjalne narzędzie do mapowania planu kont na wymiary – pozwala ono na automatyzację całego procesu.

Migration Tool to kolejne narzędzie dedykowane do projektu MOVE – umożliwia sprawne przenie-sienie danych do nowego systemu. Istotą jego działania jest przeniesienie ustawień, danych karto-tekowych, obrotów finansowych oraz otwartych transakcji wymagających rozliczenia. Dzięki temu migracje wykonywane są w dowolnym momencie roku finansowego i zapewniają ciągłość działania przedsiębiorstwa.

Pakiet dostosowań systemu

W trakcie wieloletniej obecności na polskim rynku system Dynamics GP rozszerzony został – na potrzeby polskich użytkowników – o wiele funkcjonalności nie występujących w oryginalnym syste-mie, a niezbędnych w naszej rzeczywistości gospodarczej. Większość użytkowników nie zdaje sobie z tego sprawy i traktuje te funkcjonalności jako podstawowe. Nie ma ich w także system Dynamics NAV ale przy przygotowywaniu metodologii migracji – projektu MOVE – przyjęto, że 4 z tych funkcji będą obsługiwane w Dynamics NAV dokładnie tak samo jak były obsługiwane przez polskie rozsze-rzenia systemu Dynamics GP.

Te 4 funkcje, nazywane modyfikacjami GAP, to:

Zadowolony użytkownik to podstawa

Nie od dziś wiadomo, że o powodzeniu migracji, tak jak i o powodzeniu wdrożenia każdego systemu IT decydują użytkownicy – jeśli pokonamy ich obawy i nauczymy korzystać z nowego systemu, to odniesiemy sukces.

Jednocześnie wiadomo, że szkolenie użytkowników jest często najbardziej pracochłonna częścią migracji – trudno jest dostosować harmonogram szkoleń do możliwości czasowych pracowników, szczególnie jeśli przyjęliśmy zasadę, że staramy się minimalizować absorbowanie ich czasu służ-bowego i prywatnego.

Przy migracji występuje dodatkowo konieczność nie tylko nauczenia nowego sposobu nawigacji i realizacji znanych funkcji w nowym systemie ale i nauczenia nowej filozofii np. plan kont to teraz wymiary, jak i oduczenia starych przyzwyczajeń.

Szkolenie to także zwykle problemy sprzętowe i dylemat czy uczyć dopiero po zakończeniu migracji czy wcześniej – ale na jakim wówczas systemie.

W projekcie MOVE problem ten rozwiązano bardzo prosto a jednocześnie bardzo efektywnie.

Po pierwsze – szkolenie podzielono na trzy etapy:

Po drugie – przygotowano specjalne materiały:

Po trzecie – platforma szkoleniowa. Stanowi ją 10 (+1 dla trenera) identycznie przygotowanych no-tebooków oraz rzutnik multimedialny. Szkolący się użytkownicy korzystają ze standardowej wersji systemu, gotowej bazy danych – poznają podstawowe funkcje systemu – wszystko co widzą na ekranie zgodne jest z treścią podręcznika jaki dostają do tego etapu szkoleń.

Kluczową zaletą takiego podejścia jest oszczędność czasu i efektywność działania. Pierwszy etap szkolenia zacząć się może natychmiast po podjęciu decyzji o wdrożeniu, dużo wcześniej niż się rozpocznie. Drugi etap odbywa się w pierwszej fazie wdrożenia ale jeszcze przed instalacją nowego systemu. Dopiero trzeci etap odbywa się po uruchomieniu wszystkich funkcjonalności nowego sys-temu.

Ciągłość danych

Jak już wspomniano migrację dokonać można w dowolnym, wybranym przez klienta momencie – w trakcie trwania roku finansowego, bo przenoszone są tzw. otwarte transakcje czyli transakcje w toku (np. niezapłacone faktury). Przenoszone dane dotyczą bieżącego roku finansowego. Oznacza to, że nie ulega zaburzeniu bieżąca działalność firmy – z chwila przełączenia systemu na nowy w systemie widać dokładnie to samo co dnia poprzedniego w starym.

Jeżeli użytkownik potrzebuje sięgnąć do danych historycznych – z poprzednich lat to ma do nich dostęp w starym systemie – Dynamics GP, który jest dostępny do wglądu.

Jeśli jednak, dane historyczne służyć maja do szczegółowych analiz, tworzenia strategii czy budże-tów to Solemis proponuje budowę hurtowni danych, która czerpie dane ze starego i nowego syste-mu, a następnie udostępnia je w formie kostek wielowymiarowych np. systemom klasy Bussines Intelligence.

Czas i pieniądze

Podejmując decyzję o migracji zarząd każdej firmy rozważa zawsze wszelkie za i przeciw dostęp-nych rozwiązań. Dwa najważniejsze pytania dotyczą czasu migracji i kosztów, orientacyjnie wyglą-dają one tak:

Za wyborem migracji w ramach projektu MOVE przemawiają dodatkowo następujące fakty:

• gwarancja powodzenia projektu oraz wykonania go zgodnie z harmonogramem finansowym i czasowym • optymalizacja czasu migracji i minimalizacja absorbowania pracowników firmy w proces migracyjny • ciągłość biznesowego działania firmy
• oszczędność czasu i kosztów (patrz szczegóły na slajdzie obok)
• migracja w dowolnym momencie roku finansowego
• dostarczane modyfikacje GAP (rozszerzenia systemu Dynamics GP)
• dostęp do metodologii i narzędzi projektu MOVE • kontynuacja współpracy z obecnym partnerem , dostawcą i producentem systemu

Nie tylko z Dynamics GP do Dynamics NAV

Przedstawiona metodologia opracowana została na potrzeby migracji z systemu Microsoft Dynamics GP do Microsoft Dynamics NAV i bazuje na ogromny doświadczeniu nie tylko firmy Microsoft ale i na wieloletnim doświadczeniu Solemis Group SA mającego na swoim koncie ponad 200 wdrożeń w Polsce systemu Dynamics GP oraz innych systemów wspomagających zarządzanie.

I właśnie dla tego wiedza i doświadczenie oraz metodologia mogą być wykorzystane przy migracjach do Dynamics NAV także z innych systemów klasy ERP. Gwarancją sukcesu jest doświadczenie z 15 migracji przeprowadzonych z powodzeniem i zgodnie z harmonogramem w ciągu ostatnich 18 miesięcy.

Źródło: www.solemis.com
Autor:Dariusz Bieniek, Project Manager w Solemis Group SA.