Należy przy tym mieć na uwadze, że po pierwsze, przedsiębiorstwo jest mechanizmem nastawionym na uzyskiwanie założonych celów ekonomicznych, po drugie, jego organizacja powinna być dostosowana do osiągania tych celów, a po trzecie i dla nas w tym momencie najważniejsze, system informatyczny wspierający zarządzanie jest narzędziem i tylko narzędziem, które ma to umożliwić.

W marketingowym zgiełku rynku ERP często łatwo jest zapomnieć, po co właściwie firmie system ERP jest potrzebny, jakie jego rozszerzenia mogą być dla firmy przydatne i jakie zmiany organizacyjne powinny poprzedzić wdrożenie, by można było mówić o jakimkolwiek sukcesie. Z tego to powodu warto co jakiś czas wracać do podstaw, by wiedzieć, jakich elementów trzeba szukać w produktach sprzedawanych pod hasłem PLM, SCM czy APS.

Oprócz tego system ERP to nie jest panaceum na wszystko. Generalnie System ERP jest zorientowany „do wewnątrz” przedsiębiorstwa. Stosunki zewnętrzne są obsługiwane w ograniczonym zakresie.

Czym właściwie jest ERP? Niezależnie od tego, że akronim ten oznacza dziś wszystko i nic, ERP jest metodą efektywnego planowania i zarządzania wszystkimi zasobami przedsiębiorstwa niezbędnymi do nabycia, wykonania, spedycji i rozliczenia zleceń klientów w sferze produkcji, dystrybucji i obsługi serwisowej przedsiębiorstwa. W metodzie tej stosuje się głównie sterowanie za pośrednictwem systemu finansowego. ERP różni się od typowego MRP wykorzystaniem możliwości technicznych, takich jak interfejs graficzny użytkownika, relacyjna baza danych i rozproszone bazy danych, użycie języków czwartej generacji, architektura klient/serwer oraz przenoszalność oprogramowania. Chociaż zdaniem złotoustych handlowców oferowane przez nich systemy ERP nadają się do wszystkiego, niekoniecznie jest to prawdą.

Poszczególne Systemy ERP nadają się do obsługi konkretnego przedsiębiorstw lepiej, gorzej lub wcale. Typowym przykładem złego wyboru systemu jest sprzedaż i próba wdrożenia pakietu ERP doskonale spisującego się w przedsiębiorstwach o produkcji dyskretnej i jednostkowej w przedsiębiorstwie spożywczym o produkcji masowej opartej na przetwarzaniu procesowym produktów rolnych. Poza dużymi kosztami projekt zakończył się na niczym.

Użyteczne poszerzenia ERP

Systemy informatyczne zarządzania w przemyśle i handlu mogą obsługiwać przedsiębiorstwa o różnych rodzajach działalności i są do tego adoptowane, zwykle:

Analizy ekonomiczne i zarządzanie strategiczne

Nieudolne sterowanie strategią i rozwojem przedsiębiorstwa kończy się zazwyczaj utratą części możliwych zamówień. Przyczyny takiego stanu są różnorakie.

Zazwyczaj kierownictwo nie docenia informacji prognostycznych, brakuje danych pochodzących historycznych i prognoz rynkowych, ewentualnie istniejące dane analizowane są sporadycznie, dostęp do danych zgromadzonych w systemach informatycznych przedsiębiorstwa jest trudny lub wręcz niemożliwy, a tak naprawdę systemu okresowych analiz sytuacji przedsiębiorstwa po prostu brak.

Usprawnianie działania przedsiębiorstwa zwykle trzeba rozpocząć od krytycznej analizy przebiegu i działania procesów gospodarczych i istniejącego obiegu informacji. Bardzo często konieczne jest przeprowadzenie prac organizacyjnych, głównie usprawnienie i uproszczenie przebiegu procesów gospodarczych.

Sytuację można poprawić, wykorzystując system informatyczny wspierający planowanie sprzedaży i działalności operacyjnej (Sales and Operations Planning). Istotną poprawę sytuacji można też uzyskać dzięki wykorzystaniu narzędzi BI do obróbki danych i analiz ekonomicznych. Współczesne Systemy ERP obrosły modułami analitycznymi opartymi na OLAP-owych bazach danych, pozwalających użytkownikom na analizowanie różnych aspektów składowanych wielowymiarowych danych.

Coraz częściej stosowane są w ramach BI hurtownie danych, choć w sumie BI jest kosztownym narzędziem, nie zawsze celowo wykorzystywany . Coraz częściej stosowane są systemy BI on line pozwalające na naliczanie na bieżąco istotnych wskaźników.

Analiza wskaźnikowa jest narzędziem do oceny stanu przedsiębiorstwa. Podstawowe wskaźniki to wskaźniki opisujące:

• Zarządzanie operatywne przedsiębiorstwem, takie jak wskaźnik rotacji materiałów pokazujący szybkość obrotu materiałowego lub rotacji należności.
• Wskaźniki opisujące zarządzanie majątkiem przedsiębiorstwa, np. zwrot na aktywach, wskaźniki płynności i inne pokazujące sprawność zarządzania finansami.
• Wskaźniki operacyjne zależne od potrzeb przedsiębiorstwa, m.in. liczba nieprzyjętych zleceń klientów w jednostce czasu, średni czas realizacji zlecenia klienta czy liczba reklamacji.

Systemy ERP z zasady ograniczają się do opłotków jednego przedsiębiorstwa, chociaż często wielozakładowego i o strukturze rozproszonej. Jednak w przypadku wielu powiązanych ze sobą więzami kooperacji przedsiębiorstw funkcjonalności ERP okazują się niewystarczające. Niezbędne jest przejście do zarządzania łańcuchem dostaw.

Występujące trudności we współpracy w łańcuchu dostaw są spowodowane głównie przez brak odpowiedniej organizacji i wykorzystania możliwości istniejących systemów informatycznych. Możliwości poprawy sytuacji związane są głównie z wdrożeniem zmian organizacyjnych niezbędnych do obsługi łańcucha dostaw SCM, wdrożeniem sukcesywnych metod S&OP (Sales and Operation Planning) – skoordynowanego zarządzania sprzedażą i planowaniem, wykorzystaniem hurtowni danych i zintegrowanej tablicy wyników.

Możliwe do uzyskania wyniki to zmniejszenie kosztów obsługi całego łańcucha dostaw do 20%. Dodatkowo możliwe do uzyskania efekty to:

• Na poziomie planowania strategicznego optymalizacja łańcucha dostaw w zakresie zaopatrzenia i produkcji
• Optymalizacja kosztów i prognozowanie popytu na produkty przedsiębiorstwa
• Na poziomie planowania średniookresowego: planowanie produkcji nadążające za zmianami otoczenia i eliminujące efekty zakłóceń wewnętrznych, uściślanie prognoz popytu, planowanie i optymalizacja transportu
• Na poziomie zarządzania operacyjnego: harmonogramowanie produkcji, potwierdzanie zamówień oparte na realistycznych przesłankach: ATP (Available To Promise - dostępne do rozdysponowania), CTP (Capable To Promise - możliwe do przyrzeczenia), PTP (Rentable To Promise - opłacalne do przyrzeczenia).

Zastosowanie SCM (Supply Chain Management) z wbudowanym APS powoduje wyłączenie znacznej części mechanizmów planistycznych klasycznego ERP obsługiwanych przez MPS/MRP.

Tendencje rozwojowe

Systemy ERP dla dużych i małych przedsiębiorstw znacznie się różnią. Nazewnictwo funkcji obsługiwanych często jest takie samo, jednak zakres funkcjonalny obsługi może być drastycznie różny, tak jak różnią się potrzeby informacyjne małych i dużych przedsiębiorstw. Systemy ERP ewoluują w kierunku objęcia swym działaniem szerszego zakresu niż tylko wnętrze przedsiębiorstwa zamknięte w jego opłotkach. Jakie są zasadnicze przyczyny tych zmian?

W dobie rozszerzania powiązań pomiędzy przedsiębiorstwami w ramach wzajemnych dostaw i rozliczeń tworzone są rozbudowane łańcuchy dostaw. Niezbędna jest koordynacja w czasie rzeczywistym pomiędzy przepływem materiałów w jedną stronę a przepływem informacji o nim w drugą stronę. Odnosi się to głównie do wielu zdarzeń, takich jak zamówienia, kontakty z partnerami biznesowymi, dostarczycielami usług. Pojawia się konieczność bliskiej współpracy z dostawcami i klientami.

Istotne jest skrócenie cyklu dostaw i zwiększenie elastyczności w kontaktach z klientami. W krajach rozwiniętych narasta znaczenie outsourcingu jako narzędzia do usuwania rozbieżności pomiędzy kosztami uzyskania produktu u innych a utrzymywaniem własnych zdolności produkcyjnych. Występuje jednak problem rozciągnięcia łączy niezbędnych do sterowania współpracą między poszczególnymi jednostkami gospodarczymi w różnych krajach. Jest to możliwe tylko poprzez zastosowanie współczesnych środków informatyki.

Metody zarządzania i oceny przedsiębiorstw wzajemnie powiązanych działających w różnych krajach świata ulegają standaryzacji. Odnosi się to do działającego już obecnie koordynowania działań na poziomie zarządów i coraz częściej do oceny operacyjnej działalności w poszczególnych oddziałach firmy. Służą do tego systemy oceny sprawności operacyjnej zarządzania CPM (Corporate Performans Management), które obejmują metody oceny, miary wielkości sprawności, procesy i systemy używane do nadzorowania i zarządzania sprawnością przedsiębiorstwa.

Przejrzystość, integracja i optymalizacja łańcucha dostaw stają się coraz bardziej istotne. Zaawansowane SCM obejmujące cały łańcuch dostaw wielu powiązanych z sobą przedsiębiorstw jest odrębną jednostką do zarządzania z własnymi zapasami, czasami transferu oraz odpowiedzialnością za przesyłanie informacji. Optymalizacja polega na poszukiwaniu takich rozwiązań, które pozwolą na możliwie najlepsze wykorzystanie dostępnych zasobów oraz takie planowanie działań, aby uzyskać możliwie najlepszą obsługę klientów równocześnie z jak największym zyskiem przez cały czas. Obserwujemy zintegrowanie i przyspieszenie obsługi cyklu życia produktu - konkurencja wymogła skrócenie cyklu życia wyrobu. I wreszcie - wpływ czynnika ludzkiego jest rezerwowany dla tych zadań i okoliczności, gdzie można rzeczywiście usprawnić proces.

Najnowsze rozwiązania systemów ERP są tworzone z wykorzystaniem ostatnich rozwiązań technologicznych IT. Ściślejsza koordynacja współdziałania odrębnych systemów komputerowych, a dzięki temu współdziałanie osób korzystających z poszczególnych systemów jest cechą charakterystyczną współczesnych systemów ERP.

Trend ten, w połączeniu z wykorzystaniem SOA (Service Oriented Architecture), architektury zorientowanej na obsługę poszczególnych usług, pozwala na uzyskanie wyjątkowo dużej efektywności pracy z oprogramowaniem. SOA jest to określenie odnoszące się do infrastruktury programowej obsługującej poszczególne usługi, gdzie usługa jest odrębnym modułem funkcjonalnym - elementem rozwiązania informatycznego realizującego konkretne zadanie. Przykładem może być system informatyczny dla przedsiębiorstwa, którego moduł remontowy pochodzi od jednego dostawcy, zarządzanie dostawami od innego, a cała reszta jeszcze od kogo innego. W SOA moduł usługi może być umieszczony gdziekolwiek w ramach tej architektury i może być przywoływany - aktywowany przez inne moduły należące także do tej architektury. Usługi obsługiwane w SOA tworzą praktycznie niezależne moduły obsługujące grupy procesów gospodarczych z ich logiką, są to praktycznie niezależne aplikacje. Mogą być przywoływane i używane współbieżnie z innymi usługami w ramach SOA. Ich niezależność i zwartość pozwala na stosowanie niezależnie od rozwiązania systemu operacyjnego użytkownika, struktury i języka programowania i innych charakterystyk technicznych. Usługi w ramach SOA są ze sobą luźno powiązane i mają charakter modularny, co pozwala na ich przywoływanie w miarę potrzeb, możliwa jest także wymiana całych modułów bez istotnych skutków dla użytkownika. Ułatwia to bardziej elastyczne stosowanie systemu oraz jego rozbudowę. Użytkownikiem SOA może być pracownik przy stacji roboczej, inna aplikacja na tym samym komputerze, inny komputer w sieci lub partnerzy biznesowi na drugim końcu świata poprzez sieć. Daje to niespotykaną dotychczas elastyczność działania. Tyle głosi teoria, jednak w praktyce to zgrzyta.

Obsługa informatyczna typu SaaS (Software as a Service) – oferowanie pełnej obsługi informatycznej klientowi w uzgodnionym zakresie. Jak dotychczas sprawdza się przy naliczaniu płac i obsłudze sfery osobowej.

Systemy typu SCM muszą obsługiwać dwa strumienie: od materiałów i części pochodzących od dostawców do wyrobów gotowych ekspediowanych do klientów oraz w przeciwnym kierunku informacji o zamówieniach klientów kolejno rozwijanych na podzespoły i materiały oraz informacji o ich realizacji wraz z danymi o realizacji zobowiązań finansowych. Do realizacji tych zadań w sposób uporządkowany i powtarzalny stosowane jest sterowanie pracami (workflow). SOA pozwala na wyjście z workflow poza opłotki jednego przedsiębiorstwa.

Zaawansowane techniki planowania i harmonogramowania

Skuteczne działanie na rynku wymaga od przedsiębiorstwa prowadzenia prac prognostycznych i planistycznych, do których dane pochodzą ze wszystkich dostępnych źródeł. Dane te muszą być następnie przetworzone. W tym celu stosowane są coraz częściej specjalizowane moduły oprogramowania do zaawansowanego planowania i harmonogramowania APS (Advanced Planning & Scheduling). Jest to program komputerowy stosujący zaawansowane algorytmy matematyczne i logiczne do realizacji zadań optymalizacyjnych lub symulacji przy naliczaniu obciążeń z uwzględnieniem skończonych zdolności produkcyjnych, możliwości zaopatrzenia, planowania finansowego, planowania zapotrzebowania na zasoby, prognozowania itp. Wykorzystywane są techniki programowania liniowego w jego zaawansowanych postaciach. Te techniki łącznie uwzględniają ograniczenia i zasady prowadzenia biznesu, umożliwiając planowanie i harmonogramowanie w czasie rzeczywistym, obsługę takich funkcji, jak ATP (Avilable To Promise) lub CTP (Capable To Promise). Realizacja zlecenia klienta w CTP, a właściwie sprawdzenie możliwości odbywa się po sprawdzeniu stanów magazynowych oraz poziomu prac w toku, planowanych dostaw oraz możliwości zaopatrzeniowych często w wielu powiązanych ze sobą zakładach. Szersze zastosowanie APS stało się możliwe w wyniku gwałtownego rozwoju techniki informatycznej, a zwłaszcza wzrostu mocy obliczeniowej serwerów oraz możliwości przesyłu informacji w sieciach cyfrowych.

Autor: Dr inż. Ludwik Maciejec
Kontakt: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.