10 kroków udanego wdrożenia systemu ERP

Od dawna lubię posługiwać się zasłyszanym kiedyś powiedzeniem, że „projekty ERP zwykle nie udają się, bo klient dostaje to, o co prosi”. Zwykle funkcjonuje to w formie żartu, ale w rzeczywistości wydaje mi się to być główną przyczyną nieudanych wdrożeń. Przynajmniej jedną z głównych.

Wdrożenie ERP nie jest zadaniem sprowadzającym się do zainstalowania i skonfigurowania oprogramowania. Wymaga dostosowania go do rzeczywistych, operacyjnych potrzeb klienta. Jednak sposób zdefiniowania tych potrzeb może być zarówno źródłem sukcesu jak i porażki wdrożenia. W większości przypadków po zakończeniu negocjacji kontraktu, w którym padają deklaracje poprawy operacji w firmie, wykorzystania projektu jako motoru zmian, czy wprowadzenia w firmie tzw. najlepszych praktyk, przychodzi czas na organiczną pracę zespołów klienta i dostawcy. Wówczas okazuje się, że oczekiwania osób uczestniczących w procesie nie różnią się od tego, co dotychczas funkcjonowało w firmie, z wyjątkiem tych obszarów, gdzie nie funkcjonuje wcale albo powinno funkcjonować lepiej. Jak to ujął jeden z moich klientów: „to, co mamy, nie jest może mercedesem, ale dużym fiatem, za to z misiem na lusterku i podusią na tylnej szybie – i tego w nowym, luksusowym rozwiązaniu nam brakuje”. Jednak zmuszanie nowego, zwykle bardziej zaawansowanego systemu do zachowywania się i działania tak, jak stare rozwiązanie, nie ma sensu. Wymaga to naginania wdrażanego systemu do dotychczasowego wzorca, gubiąc jego zalety i nowe możliwości. Na koniec okazuje się, że nowe, często kosztowne i wdrożone niemałym nakładem pracy rozwiązanie… daje tyle, ile już klient miał dotychczas. Tak, ale właśnie o to prosił.

Brak precyzyjnych wymagań w stosunku do systemu wcześniej czy później prowadzi do nieporozumień lub rozczarowań. Jeśli nie na etapie zawierania kontraktu, to chwilę później – już w trakcie wdrożenia lub - o ile projekt miał pecha - zaraz po uruchomieniu. To, co system rzeczywiście oferuje, na ile jest to zgodne z oczekiwaniami użytkowników, oraz na ile wypada korzystnie w porównaniu z dotychczas wykorzystywanym rozwiązaniem staje się dobrze widoczne w pierwszych tygodniach od jego wdrożenia. Często powoduje to konieczność łatania przeoczonych wcześniej luk w funkcjonalności - rzeczywistych lub, równie często, urojonych, wynikających z przyzwyczajeń lub wypracowanych przez lata ścieżek postępowania.

Dlatego tak istotne jest wczesne przeprowadzenie szczegółowej analizy potrzeb i określenie wymagań dotyczących nowego systemu. Częstym błędem jest tworzenie listy kilkuset, a nawet kilku tysięcy (!) szczegółowych wymagań, które są niemożliwe do realizacji i często pozostają ze sobą w sprzeczności. Takiej listy zwykle nie byłby w stanie odpowiednio zinterpretować ani dostawca, ani zespół wdrożeniowy i tym samym nie powstałaby na jej podstawie spójna wizja systemu. Trzeba jasno i według priorytetów określić, co chcemy osiągnąć: wizja, cele i sposób ich realizacji. Równie ważne jest też upewnienie się, że wizja ta jest znana i podzielana zarówno przez zespół wdrożeniowy, jak i użytkowników systemu.

Źródło: www.optimapartners.pl
Autor: Maciej Iwaniuk – Ekspert ds. systemów ERP w firmie Optima Partners