10 kroków udanego wdrożenia ERP
Krok 3: wybierz odpowiednią metodykę realizacji projektu

Po określeniu oczekiwań wobec systemu oraz wybraniu odpowiedniego zespołu projektowego, kolejnym ważnym krokiem udanego wdrożenia jest wybranie odpowiedniej metodyki realizacji projektu. Należy odpowiedzieć na proste, acz bardzo ważne pytanie: jak to należy robić? Obranie odpowiedniej metodyki pozwala opisać proces implementacji danego rozwiązania – jego kolejne kroki, a często również wskazówki, normy czy zależności. Dzięki temu wiemy, co należy zrobić, by efektywnie realizować projekt i nie będziemy tracić czasu na zbędne zadania i czynności. Opracowując metodę działań, należy na nią patrzeć przez pryzmat potrzeb oraz możliwości, czyli… budżetu.

Nie wszystkie metodyki realizacji projektów sprawdzają się w tym samym stopniu. Do niedawna najbardziej popularne było wdrożenie systemów opierające się na jasnym określeniu faz projektu. Faza analizy, gdy na czystej kartce papieru zespół wdrożeniowy wraz z użytkownikami kluczowymi kreślił bieżące i docelowe przebiegi procesów, opierając się w części na doświadczeniu, w części na wyczuciu, a trochę na oczekiwaniach Klienta; później następowała faza budowy, kiedy zespół konsultantów konfigurował lub modyfikował system zgodnie z wynikami analizy; i wreszcie faza testów i startu produkcyjnego, kiedy Klient po raz pierwszy miał okazję zobaczyć efekty swojej pracy analitycznej przełożonej na system. I zwykle bywał nieco rozczarowany. Tyle, że na tym etapie zwykle nie było już czasu na fundamentalne zmiany. Ponadto często dostosowanie systemu do wyników fazy analizy wymaga modyfikacji oprogramowania, dopisania modułów lub funkcjonalności nieistniejących w standardowym systemie – to zwykle oznacza dodatkowe koszty. W efekcie klient nie był zadowolony, bo choć w fazie analizy uważał, że właśnie tego oczekuje, to ostatecznie okazywało się, że tak nie jest. Dodatkowo też koszt projektu okazywał się na koniec nieco wyższy.

Jakie zalety ma takie podejście? Po pierwsze i chyba najważniejsze – klient od początku widzi system. Decyzje o tym, czy coś jest akceptowalne czy wymaga przebudowy podejmowane są w oparciu o pracę z systemem i sugestie zespołu wdrożeniowego, dotyczących alternatywnych sposobów osiągnięcia tego samego celu. Mamy więc większą pewność, że klient żądając zmian (i często wydając dodatkowe pieniądze), jest pewny ich rzeczywistej konieczności.

Niestety metodykę iteracyjną nie zawsze da się zastosować. Przede wszystkim wymaga ona posiadania rozwiązania, które można pokazać klientowi we wczesnej fazie projektu. Musi to być rozwiązanie choćby zbliżone do realiów klienta, w przeciwnym wypadku może okazać się niezbyt trafionym podejściem. Zwykle wymaga to pewnych inwestycji ze strony dostawcy w gotowy do prezentacji model (często wraz z kompletną dokumentacją). Zespół realizujący taki projekt również musi wykazać się również nieco innym podejściem projektowym – nie staramy się wsłuchać w oczekiwania klienta i zrealizować je w systemie, lecz podjąć z nim dyskusję i spróbować przekonać do tego, że prezentowane rozwiązanie spełnia stawiane przed nim wymagania wcale nie w gorszy, tylko nieco inny sposób. No i wreszcie musimy być gotowi zejść ze ścieżki wdrożenia tą metodyką i wrócić do klasycznego podejścia, gdy rozbieżności pomiędzy tym, co pokazujemy klientowi w ramach warsztatów a jego oczekiwaniami okazują się zbyt duże. W zamian jednak zyskujemy szansę na realizację projektu w krótszym czasie z mniejszym ryzykiem, że gdy pokażemy efekty wielomiesięcznej pracy w fazie analitycznej i fazie budowy, usłyszymy od klienta: OK, ale nie o to nam chodziło.