| REKLAMA |
 |
- Wartość inwestycji związanej z wdrożeniem systemu, obejmującej takie elementy jak licencje (w tym również licencje na narzędzia, silniki baz danych, aplikacji, itd.), usługi wdrożeniowe świadczone przez partnera wdrożeniowego, infrastrukturę (serwery, stacje robocze, sieć, itd.) oraz szkolenia (wydzielone ze względu na charakter zadania oraz specyfikę księgową).
Zapewne największą kwotą w tym obszarze będzie opłata licencyjna lub wdrożenie. O ile oszacowanie wartości licencji na podstawie oferty dostawcy zwykle nie stanowi problemu, o tyle do wyceny prac wdrożeniowych nie należy podchodzić bezkrytycznie. Pierwszy obszar ryzyka budżetowego to zakres oferowanych prac. Na wstępnym etapie bardzo trudno jest ocenić, czy przedstawiona oferta nie będzie wymagała dodatkowych raportów, funkcjonalności, czy modyfikacji. Oczywiście nie chodzi o fundamentalną zmianę założeń, ale o drobne rzeczy, które mają w zwyczaju ujawniać się w różnych fazach projektu, a wynikają zarówno z tego, że czegoś nie przewidzieliśmy, jak i z tego, że zmieniające się otoczenie i środowisko stwarza nowe wymagania lub zmienia wcześniejsze założenia.
Podobnie ważnym i często niedocenianym elementem kosztowym w tym obszarze jest wsparcie powdrożeniowe. Okres wsparcia po starcie systemu jest szczególnie krytycznym momentem i jego zaniedbanie niemal zawsze kończy się kłopotami. Wsparcie powdrożeniowe ma to do siebie, że nawet mimo przekroczenia budżetu dość trudno jest je wstrzymać i pozbawić projekt na etapie startu asysty zespołu wdrożeniowego.
Niewątpliwie warto również zwrócić uwagę na takie elementy oferty jak infrastruktura lub wymagania w stosunku do niej i zawczasu przygotować listę zakupów, które będą niezbędne, by nowy system funkcjonował właściwie. Jednocześnie praktyka pokazuje, że opieranie się na założeniach i doświadczeniu firmy wdrożeniowej nie zawsze wystarcza. Uruchomienie nowego systemu zwykle zmienia sposób i styl pracy w całym przedsiębiorstwie. W związku z tym może pojawić się cała masa wymagań dotyczących infrastruktury i związanych z nowymi warunkami pracy – począwszy od takich elementów jak sieć w magazynie, pozwalająca na pracę czytników kodów kreskowych, a skończywszy na zapewnieniu zdalnego dostępu z urządzeń mobilnych. - Koszty utrzymania i rozwoju związane z zakupem usług i licencji na zewnątrz, czyli opłaty związane z warunkami licencji czy utrzymania systemu lub sprzętu, wraz z kosztami wsparcia zewnętrznego, ale również elementami rozwoju systemu.
Część kosztów w tym zakresie wynika wprost z zawartych umów. To koszty związane m.in. ze wsparciem technicznym systemu, baz danych oraz obsługą sprzętu, potencjalnie również druga i trzecia linia wsparcia, o ile tak skonstruowany jest kontrakt. Tego typu obciążenia finansowe wynikają przede wszystkim z dostosowywania wdrożonych rozwiązań do zmian zachodzących w organizacji oraz do nowych oczekiwań użytkowników, którzy od systemu wymagają coraz więcej i sięgając do zewnętrznych aplikacji generują potrzeby w zakresie dodatkowej integracji. Co więcej, wydaje się, że nawet zamrażając wydatki na te cele (do czego wiele firm ma tendencję po bolesnym przekroczeniu budżetu wdrożenia), koszty te pojawiają się w innych miejscach - i to w porównywalnej wysokości. Skoro ze względu na oszczędności nie możemy zmienić czy dostosować systemu, zaczynamy zmieniać organizację i styl pracy – i tu właśnie pojawiają się wspomniane koszty - w dodatkowych zadaniach operacyjnych, czy przetwarzaniu danych poza systemem. - Koszty wewnętrzne związane z realizacją wdrożenia, wynikające z utrzymania zespołów wdrożeniowych, dodatkowych zadań takich, jak choćby migracja danych i ich przygotowanie, czas pracowników oddelegowanych do testów czy spotkań wdrożeniowych.
Do rzadkości należą projekty realizowane w warunkach dedykowania wybranych pracowników do realizacji projektu w pełnym wymiarze czasu pracy. W większości projekty tego typu nie są zadaniami realizowane jednocześnie z codziennymi zadaniami biznesowymi. Spotkania projektowe, ustalenia i praca związana z realizacją projektu konsumują czas i ograniczone zasoby przedsiębiorstwa. Dobrą praktyką jest założenie, że część zadań związanych z wdrożeniem będzie realizowana przez pracowników firmy, czyli przyszłych beneficjentów oprogramowania. Takie podejście z jednej strony pozwala na transfer wiedzy i obowiązków, a z drugiej na obniżenie koszty usługi wdrożeniowej. Nie obniża to jednak wartości samej pracy – wszystkie zadania muszą być przecież zrealizowane, a dotyczą zarówno takich obszarów jak utrzymanie działających systemów, jak i przygotowania danych do migracji, czy – i to jest zwykle ogromnym wyzwaniem - zarządzania wynikającą z wdrożenia systemu zmianą w przedsiębiorstwie. - I wreszcie koszty wewnętrzne związane z utrzymaniem systemu po zakończeniu wdrożenia, wynikające z dodatkowych ról, takich jak administratorzy systemów, osoby odpowiedzialne za utrzymanie danych podstawowych, zatrudnienie szkolenie i rozwój kompetencji pracowników w zakresie technologii związanych z wdrażanym systemem itd.
W tym obszarze dość trudno oszacować zwłaszcza te elementy kosztów, które nie wynikają wprost z dedykowanych zasobów zajmujących się systemem. Najprostszym i dość dobrym wskaźnikiem jest tu stosunek usług wdrożeniowych do kosztów wewnętrznych. Należy być tu jednak dość ostrożnym – szczególnie przy usuwaniu z poszczególnych etapów projektu pewnych charakterystycznych, dedykowanych do procesu wdrożenia zadań (np. przygotowanie danych do migracji, które zapewne będzie sporym kosztów wewnętrznych).
Posiadanie dobrze określonego i dokładnego budżetu przedsięwzięcia jest ważne, ale równie istotne jest rozliczanie go w stosunku do rzeczywistych wydatków. Zadanie, które jest integralną częścią realizacji projektu w fazie wdrożenia, kiedy zadanie rozliczenia budżetu jest na stałe wpisane w kalendarz każdego kierownika projektu z częstotliwością raz na miesiąc, jeśli nie częściej, po starcie systemu zwykle bywa nieco zaniedbywane. Rzeczywiście koszty przestają być generowane tak dynamicznie jak w fazie wdrożenia, ale nie powinno się dopuszczać do sytuacji, gdy fakt przekroczenia budżetu jest dla wszystkich zaskoczeniem. Dlatego warto przyjrzeć się wydatkom i porównać je do budżetu zwykle, gdy pojawiają się jakieś koszty związane z systemem. A że zwykle pojawiają się miesięcznie w formie opłat abonamentów czy utrzymania i opieki, to warto spędzić kilka minut nad budżetem upewniając się, że wartości, które pojawiają się, odpowiadają wcześniej zabudżetowanym kosztom. Dzięki temu można uniknąć niemiłego zaskoczenia w postaci przekroczenia założonych wartości. Warto również pamiętać o takich elementach jak rezerwa budżetowa, czyli dodatkowa pula budżetowa do dyspozycji osób zaangażowanych w projekt, oczywiście wraz z jasnymi regułami jej wykorzystania. Najlepszym sposobem na poradzenie sobie z tym jest analiza i ocena ryzyka, ale nie wszystkie elementy potrafimy od początku przewidzieć. Warto więc pomyśleć o rezerwie budżetowej, która będąc częścią budżetu, nie jest przypisana do żadnego zadania czy kontraktu, ale jest do dyspozycji osób zarządzających projektem (kierownika projektu lub komitetu sterującego). Zwykle przyjmuje się ją na poziomie 10-15% wartości usług, choć dla bardzo ryzykownych projektów nierzadko spotyka się trzydziestoprocentowe rezerwy. Zasady wykorzystania takiej rezerwy powinny być jasne i ostrożne, ale dzięki temu mechanizmowi możemy sfinansować zadania nieprzewidziane w budżecie projektu, bez przekraczania jego założeń.
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i s… / Czytaj więcej
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób dział… / Czytaj więcej
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowa… / Czytaj więcej
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój… / Czytaj więcej
Menedżer cyfrowej transformacji 2026: lider, który łączy AI, ERP i ludzi
Zbliżając się do końca 2025 roku widać wyraźnie, że w 2026 menedżer cyfrowej transformacji nie będz… / Czytaj więcej
Jaki system ERP wybrać dla firmy handlowo-dystrybucyjnej?
Dla firmy handlowo-dystrybucyjnej najlepszy system ERP to taki, który wiernie odzwierciedla jej spo… / Czytaj więcej
