10 kroków udanego wdrożenia ERP
Krok 7 - Komunikacja

Nie sztuką jest samo wdrożenie dobrego rozwiązania, które ma usprawnić działanie firmy. Ważne jest odpowiednie jego dobranie i dostosowanie zarówno do potrzeb pracowników, jak i firmy jako całości. Co zrobić, gdy poszczególni pracownicy mają inne wymagania oraz liczą na usprawnienia innych obszarów działalności przedsiębiorstwa?

Podczas wdrażania systemu ERP można popełnić wiele błędów: przekroczyć termin zakończenia projektu lub też zaplanowany budżet, często wdrożone systemy nie przynoszą użytkownikom wszystkich zakładanych początkowo korzyści. Niejednokrotnie przyczyna nieudanych wdrożeń tkwi w nieodpowiedniej komunikacji pomiędzy poszczególnymi działami, odpowiedzialnymi za projekt. Jest to duży problem, ponieważ zaburzony kontakt między działami IT i innymi pracownikami uniemożliwia pełne wykorzystanie zaawansowanych systemów informatycznych.

Odpowiedzią na te problemy może być zatrudnienie zewnętrznego konsultanta, który pozwoli nie tylko uniknąć błędów, ale również załagodzi konflikty wynikające z wprowadzanych zmian i reform w firmie. Osoba spoza firmy będzie potrafiła spojrzeć "świeżym okiem" na nową sytuację, ale także lepiej oceni problemy, które mogą się zrodzić podczas wdrażania, a tym samym będzie mogła im skuteczniej zapobiegać. Pierwszym celem powinno być bezpośrednie zainteresowanie zarządu kluczowym dla firmy wdrożeniem. Ten cel zostaje osiągnięty poprzez włączenie takiej osoby do zespołu sterującego wdrożeniem – pozwala to na podkreślenie rangi projektu oraz na koordynację z innymi zmianami i celami biznesowymi przedsiębiorstwa. Poprzez zaangażowanie zarządu projekt zyskuje na znaczeniu w oczach wszystkich pracowników, a tym samym łatwiej wprowadzić nowy system w życie firmy.

Drugim krokiem podejmowanym przez profesjonalnego doradcę, jest określenie precyzyjnych celów wdrożenia na poziomie strategicznym i operacyjnym, jak również zdefiniowanie mierzalnych kryteriów pomiaru sukcesu projektu i zakresu wdrożenia. Ważne jest, aby z tymi celami utożsamiały się wszystkie osoby zainteresowane projektem. W trakcie wdrażania systemu może narodzić się konflikt pomiędzy pracownikami działu IT i innymi osobami, zatrudnionymi w firmie. Dlatego przy projekcie powinny pracować osoby komunikatywne, potrafiące zapobiegać nieporozumieniom, posiadające umiejętność rzeczowego wyjaśnienia wszystkich spornych kwestii. Taką osobą może być także zewnętrzny konsultant z odpowiednim doświadczeniem w realizacji projektów.

Podczas trwania prac nad wdrożeniem projektu kluczowym zagadnieniem jest właściwy przepływ informacji – wszystkie zaangażowane działy i osoby powinny być odpowiednio informowane o poszczególnych etapach, podejmowanych decyzjach i ich skutkach. Taki cel można najłatwiej osiągnąć poprzez organizowanie regularnych spotkań zespołu odpowiadającego za projekt. W spotkaniu powinni brać udział zarówno przedstawiciele działu IT, jak i członkowie zarządu, konsultanci i inni zainteresowani. Bardzo ważny jest także proces opisywania i dokumentowania zadań, których wykonanie należy do poszczególnych działów. Jak zmotywować pracowników do wykonywania zadań i jednocześnie monitorować proces? Najprostszym sposobem jest podzielenie projektu na mniejsze etapy, którymi łatwiej jest zarządzać.

Wdrożenie systemu informatycznego dotyczy nie tylko szefów działu, ale także szeregowych pracowników firmy. Pracownicy niższego szczebla muszą być odpowiednio poinformowani o wdrażanym systemie i korzyściach, jakie ma on przynieść. Pozwoli im to poczuć się częścią zespołu, a także da poczucie realnego wpływu na zmiany zachodzące w ich firmie. W innym przypadku mogą nie mieć zaufania do projektu, istnieje także ryzyko nieodpowiedniego wykorzystywania wdrożonych rozwiązań, a w skrajnym przypadku nawet odrzucenie przez pracowników efektów wdrożenia. Taka konfliktowa sytuacja jest bardzo niebezpieczna dla firmy niezależnie od jej wielkości i grozi poważnym kryzysem. Dlatego dobrym pomysłem jest zorganizowanie jeszcze przez rozpoczęciem projektu warsztatów, w trakcie których prezentowany jest system. Komunikacja z wszystkimi pracownikami ma służyć temu, aby nie czuli się wyłączeni z procesu, a także aby oswoili się z nową sytuacją i byli na nią w pełni przygotowani. Podczas takich spotkań pracownicy mogą nie tylko przetestować system, ale także wyrazić swoje wątpliwości. Wyznaczona osoba z zarządu oraz zewnętrzny konsultant będą mogli odpowiedzieć na wszystkie pytania oraz rozwiać obawy, które zawsze towarzyszą zmianom. Celem wdrożenia jest usprawnienie procesów zachodzących w firmie, ale także ułatwienie wykonywania zadań pracownikom. Odpowiednie komunikowanie o nowym systemie już od początku planowania, poprzez wszystkie etapy po sam koniec zapewni firmie pełny sukces wdrożenia.

Źródło: OPTIMA PARTNERS

Autor: Mariusz Pawłowski – Partner Zarządzający w Optima Partners