10 kroków udanego wdrożenia ERP
Krok 9: Kończenie projektu

Końcowy etap wdrożenia systemu ERP jest równie ważny, jak jego początkowa faza. Gdy nowy system zaczyna działać nie jest to bynajmniej koniec wdrożenia. Bardzo często zdarza się, że jest to najtrudniejszy i najniebezpieczniejszy etap.

Gdy system już pracuje, to z punktu widzenia osób zaangażowanych we wdrożenie, etap ten należy do najbardziej nerwowych i niebezpiecznych. Czas, w którym cała firma zaczyna polegać na nowym systemie, rodzi bowiem najwięcej problemów. Może okazać się, że nie spełnia on do końca założonych oczekiwań, a z wprowadzonych danych niełatwo jest uzyskać potrzebne informacje.

Tak samo jak nowy system musi dostosować się do nowego przedsiębiorstwa, tak samo przedsiębiorstwo musi dopasować się do systemu. Niedoinformowanie niektórych pracowników, a nawet całych działów, jak również błędy we wczesnej fazie wdrożenia, skutkują pojawianiem się w systemach niespójnych danych.

Wstępna faza działania systemu wymaga zatem uwagi i jeszcze większego zaangażowania osób biorących udział we wdrożeniu. Najważniejsze elementy końcowej fazy projektu to:

• szkolenia okresowe, w których powinny uczestniczyć różne działy firmy. Wdrożony system będzie ulegał zmianom dostosowując się do nowych okoliczności. Ważne jest, aby zmiany te odpowiednio komunikować i ciągle szkolić pracowników. Wiedza i umiejętności, które będą zdobywać, pozwoli jak najlepiej wykorzystać nowy system. Pracownicy, którzy nie będą informowani o zmianach oraz odpowiednio szkoleni nie będą mogli w pełni wykorzystać jego możliwości. W najgorszym wypadku mogą zupełnie zbuntować się przeciwko niemu, co narazi firmę na ogromne straty.
• cykliczne raporty poziomu wdrożenia, problemów i błędów programu. Stały monitoring działania systemu pozwoli przewidzieć problemy i skutecznie ich uniknąć. Ma również pokazać, jak system wpływa na funkcjonowanie firmy i jakie wymierne korzyści jej daje. Zarządzający firmą mogą myśleć, że skoro system na początku działa bez zarzutu, to będzie też tak działał w przyszłości. Jest to błędne założenie, gdyż nowe okoliczności i zmiany zachodzące w firmie i jej otoczeniu również wpływają na system i często wymaga on dopasowania do nowej sytuacji.
• dystrybucja wiedzy na temat zmian funkcjonalnych, wniosków z kontroli systemu. Wyniki monitoringu dostarczają bardzo ważnej wiedzy, która musi być przekazana odpowiednim osobom, które będą w stanie wyciągnąć wnioski i podjąć odpowiednie kroki. Zaniedbując ten krok możemy przyczynić się do tego, że system nie będzie w spełniał swojej roli i w pewnym momencie przyniesie więcej strat niż korzyści.

Na końcowym etapie wdrożenia bardzo ważna jest czujność i dokładnie analizowanie działania systemu. Jest to najlepszy moment, aby system ERP w pełni dopasować do potrzeb przedsiębiorstwa i aby przetestować, który wariant sprawdza się najlepiej. Stały monitoring pozwoli uniknąć problemów i da nam gwarancję, że system wykorzystuje w pełni swoje możliwości.

Źródło: OPTIMA PARTNERS
AUTOR: Mariusz Pawłowski, Partner Zarządzający w firmie Optima Partners