Z przeprowadzonych rozmów z kolegami z branży wyłania się taki oto bowiem obraz: wyniki badań dotyczących wdrożeń ERP (które omówiłem w poprzednim wpisie) są niewiarygodnie znakomite, a wnioski z nich wysnuwane są niewiarygodnie złe. Intuicja poparta zdrowym rozsądkiem podpowiada, że prawda leży po środku.

Do kontynuacji tematu ROI zachęciła mnie właśnie Panorama CS przesyłając mi mail pod tytułem:

“Why Do ERP Implementations So Often Hurt Bottom-line Financial Results?” http://panorama-consulting.com/why-do-erp-implementations-so-often-hurt-bottom-line-financial-results/?utm_source=Why+Do+ERP+Implementations+So+Often+Hurt+Bottom-line+Financial+Results%3F&

utm_campaign=Constant+Contact&utm_medium=email Do którego przyczynkiem jest świeżutki przypadek tzw. „profit warning” który opublikowała firma Woodward wskazując, że przyczyną gorszych wyników są kłopoty z wdrożeniem systemu ERP. W konsekwencji jej akcje na giełdzie spadły. http://www.pcworld.com/businesscenter/article/259298/erp_software_woes_ding_aerospace_companys_profits.html

Kiedyś w SAP Polska piastowałem funkcję escallation managera czyli odpowiedzialnego za wyjaśnianie takich przypadków. Stąd moje przekonanie, że firmy które mają kłopoty często wskazują na system ERP jako ich przyczynę choć przyczyna tkwi w ich organizacji. Jednak system ERP jest (lub staje się) przecież częścią tej organizacji zatem w jakiejś części jest to uzasadnione.

Nie mogłem zatem przejść obok tego obojętnie – zapewniam, że na tym wpisie na razie kończę temat ROI (czy szerzej efektów) wdrożeń ERP. Korci mnie aby wykonać analizę przypadku takiego wydarzenia. Raczej nie Woodward bo to świeża sprawa i długo upłynie zanim dowiemy się czegoś więcej – raczej Shane Company która jest „flagowym” przypadkiem tych co straszą skutkami wdrożeń ERP.

Takie maile, jak ten wspomniany na wstępie, otrzymuje się je po rejestracji na portalu – zainteresowanym mogę go wysłać. Zawarte w nim linki prowadzą do innych złowieszczo brzmiących materiałów, np.:

„Study: 68 percent of IT projects fail”

http://www.zdnet.com/blog/projectfailures/study-68-percent-of-it-projects-fail/1175

Tytuł tak przerażający, że musiałem zajrzeć - jak się okazało jest to materiał z 2008r. Odnosi się do badania firmy IDG Consulting dotyczącego szeroko pojętych projektów technologicznych – termin „ERP” w nim nie pada. Interpretujący te wyniki używa z kolei terminu IT – Development. Najprawdopodobniej chodzi zatem o projekty tworzenia nowych indywidualnych rozwiązań IT. Tekst artykułu jest jednoznacznie negatywny, ale w treści okazuje się, że chodzi o porażki, ale przez takie małe „p”.

Ciekawe są komentarze do tych materiałów – ktoś np. zapytał jaki jest udział w tych badanych projektach project managerów z certyfikatem PMI – ciekawe nieprawdaż? Ktoś inny z kolei stwierdził, że pracował dla rządu federalnego (w USA) i z jego doświadczeń realizowanym projektom daleko był do 32% powodzenia – ocenia że najwyżej 10% projektów się powiodło. Krzepiący z tego płynie wniosek, że nie tylko u nas modne jest narzekanie na rząd i stan rzeczy w Kraju!

Wszystkim tym raportom i materiałom można zarzucić, że są dosyć ogólne i, że temat w nich jest omawiany nieprecyzyjnie co trochę umniejsza zaufanie. Temat „pływa” – czyli kolejne sformułowania i cytaty różnią się zakresem i sposobem opisu zjawisk. Firma Panorama CS prezentuje się jako ekspercka w zakresie ERP, ale interpretuje badania dotyczące szeroko pojętych projektów technologicznych w taki sposób, że można ulec wrażeniu że chodzi o projekty ERP, a tak nie jest. Jest nawet wręcz odwrotnie: projekty ERP toczą się głównie w sferze organizacyjnej bezpośrednio realizowane przez ludzi z „biznesu”, a projekty dewelopmentowe IT toczą się w sferze technologicznej realizowane przez technologów IT (np. programistów). Stwierdza to zresztą sam firma Panorama CS w mailu przywołanym na początku tego wpisu (pogrubienie moje):

“…ERP implementations as business initiatives rather than software or technology projects.”

Te dwie grupy projektów różni niemal wszystko. Widać to przy porównaniu 68% porażek projektów technologicznych (ze wspomnianego raportu firmy IDG Consulting) z wynikami raportów Panorama CS, które omawiam. Mówiąc skrótowo projekt wdrożenia ERP różni się od projektu polegającego na pisaniu programu nowego systemu jak budowanie kolejnego domu z gotowego projektu od budowania unikalnego mostu nad przepaścią w mgle.

Zapewne tą katastroficzną retorykę firm doradczych badających rynek ERP tłumaczy po części, iż firmy opracowujące takie raporty oferują przeważnie usługi związane z przedmiotem badań tj. systemami ERP – firma Panorama CS oferuje szereg usług i płatnych opracowań mających pomóc we wdrażaniu systemów ERP. Zachęcam do wizyty na stronie tej firmy gdyż wiele informacji i materiałów jest – zapewne jako zachęta – udostępnianych bezpłatnie. Ja w moim blogu zapewne często będę się na nie powoływał.

Wracam do wyników badań firmy Panorama CS opisanych w raportach „Clash of Titans” i „2012 ERP Report. Oba pochodzą z roku 2012 natomiast równią się zakresem „oróbki” i czasem zbierania ankiet. Clash of the Titans” dotyczy systemów największej trójki tj. SAP, ORACLE i MICROSOFT Dynamics, podsumowania dokonano na podstawie ponad 2000 ankiet zebranych na przestrzeni lat 2006 do maja 2912 z 61 państw w zakresie wdrożeń ERP. Natomiast 2012 ERP Report powstał na podstawie ankiet zebranych w całym 2011 roku dla całego rynku ERP, ale próbka ograniczona została tylko do 246 odpowiedzi z 64 krajów.

Charakter blogu zmusza do zwięzłości zatem wspomnę o sprawach, które wydają mi się najistotniejsze. Otóż pierwsze zaskoczenie wynika z tego, iż dla tych dwóch raportów wykonanych dla różnych zakresów wdrożeń jakich dotyczą i ogromnej różnicy czasu w którym zbierane były odpowiedzi wyniki w zakresie ROI (ujętych w formule zwrotu kosztów) są niemal identyczne!

W obu raportach występuje grupa 29% respondentów, którzy (jak wynika z opisu) nie potrafią określić zwrotu z inwestycji (którą omawiałem w poprzednim wpisie).

Tutaj chciałbym się zająć inną grupą, która wprawia wręcz w osłupienie. Otóż w obu raportach występują spore grupy respondentów uznających, że całkowity koszt wdrożenia ERP zwrócił się zanim upłynęły 2 lata, niemal co dziesiąty uważa, że zwrócił się w mniej niż rok. Czyli 9% respondentów w przypadku systemów największych i 8% w przypadku wszystkich uznała (obliczyła?) że całkowity koszt wdrożenia zwrócił się zanim upłynął 1 rok od zakończenia wdrożenia.

Te liczby są zaskakujące. Każdy bowiem, kto miał do czynienia z wdrożeniem ERP wie, że pierwszy okres po zakończeniu wdrożenia jest zazwyczaj dosyć stresujący. W tym okresie nawet osoby wcześniej entuzjastycznie nastawione do systemu markotnieją pod wpływem obaw i niewygody jaka towarzyszy codziennemu oswajaniu się z nowym narzędziem. Po kilku miesiącach ten stres co prawda opada, ale dopiero zakończenie pierwszego roku zazwyczaj pokazuje wyraźniej skalę usprawnienia jakie przyniosło wdrożenie ERP. Zatem po pierwszym roku pracy mowa jest zazwyczaj o korzyściach i usprawnieniach, ale żeby zdarzały się przypadki, gdy uznano, że całe wdrożenie systemu się zwrócił zanim ten rok upłynął – z czymś takim ani ja ani osoby, z którymi na ten temat rozmawiałem się nie spotkały!

Jak to zresztą w tak krótkim czasie wyliczyć? Tu jest zdaje się pies pogrzebany bo firmy analizujące rynek zwykle w tym kontekście narzekają, że mało firm przymierzających się do wdrożeń ERP zleca im opracowanie studium biznesowego (business case) w którym ustalone zostały by kluczowe wskaźniki efektu (KPI). Czy zatem ten mniej niż rok do całkowitego zwrotu kosztów wdrożeń ERP wynika z odpowiednio dobranych wskaźników?

W tym kontekście wracam do tytułu tego maila o którym wspomniałem na początku: “Why Do ERP Implementations So Often Hurt Bottom-line Financial Results?” Tytuł ten rozumiem w ten sposób, że w sposób niezaplanowany z powodu wdrożenia systemu ERP albo przychody firmy wdrażającej są niższe albo koszty wyższe, a przez to wynik gorszy.

Hmm – co to znaczy często? Jeżeli często wdrożenie ERP psuje wyniki finansowe, to gdzie to widać w statystyce? Bo jak to możliwe, że średni zwrot z inwestycji wynosi 2,5 roku, a z tytułu mogło by wynikać, że wdrożenie ERP często szkodzi wynikom, czym odsuwa ten moment zwrotu daleko w przyszłość, a nawet stawia go zupełnie pod znakiem zapytania.

Nie ma innego wyjścia niż przyjąć, że te przypadki mieszczą się w kategorii 29% respondentów nie potrafiących metodycznie wyliczyć zwrotu choć jak wykazałem w poprzednim wpisie jest to kategoria na tyle niedookreślona, że we wcześniejszych badaniach była pomijana.

Musimy też popatrzeć na liczby. Średnia relacja wydatków poniesionych na wdrożenie wyliczona została przez Panorama CS na 4,1% wobec rocznych przychodów. (w roku 2012) To powoduje wniosek, że samo wdrożenie – np. przekroczenie budżetu – nie może mieć raczej aż takiego wpływu na wynik finansowy aby warte było ostrzeżenia o zagrożeniu zaplanowanego wyniku. Zatem nie samo wdrożenie „psuje” wynik finansowy, ale jego skutki czyli złe działanie systemu ERP psujące biznes.

Wspomniana w artykule firma Woodward zanotowała wyraźny spadek wyniku finansowego. Jednak co warte podkreślenia w raporcie za 3Q przedstawionym na telekonferencji: http://www.morningstar.com/earnings/41365419-woodward-inc-q3-2012.aspx

głównie sytuacja rynkowa winiona jest za gorsze wyniki. Tylko jedna konkretna linijka poświęcona jest IT – w tym awarii systemu komputerowego. W kontekście ERP mowa jest o wadliwym interfejsie do dostawcy – czyli sprawie prawdopodobnie związanej z tzw. „programowaniem” czyli działaniem obarczonym znacznym ryzykiem – można domniemać, że nie znalazło to ryzyko odzwierciedlenia we właściwym testowaniu.

System ERP przywołany jest co prawda kilkukrotnie, ale w odwołaniu do poprzednich informacji, które były jeszcze bardziej zdawkowe. Tak więc zaryzykuję stwierdzenie, że obarczenie systemu ERP odpowiedzialnością w tym przypadku jest tylko sprytną wymówką obliczona na to, że wszyscy pokiwają ze zrozumieniem głowami bo wiadomo jakie te systemy są i nie będą głębiej dociekać. Warto zwrócić uwagę, że w informacjach prasowych na ten temat ewentualne „sprawstwo” ERP w ogóle nie jest wymieniane.

Czas na podsumowanie. Statystyki pokazują, że wdrożenia ERP mają bardzo pozytywny i szybki wpływ na wyniki finansowe. Statystyki nie kłamią i wydaje się, że podany średni okres całkowitego zwrotu z inwestycji we wdrożenie ERP wyliczony przez firmę Panorama CS wart jest do przyjęcia jako benchmark. Jest to wynik znakomity i w porównaniu z nim blednie większość „hiobowych” wieści określających przedłużenie wdrożenia o parę tygodni jako porażkę.

Takie sytuacje, gdy wdrożenie ERP psuje wyniki finansowe zdarzają się lecz są przypadkami odosobnionymi – jednak bywa że mają wpływ rujnujący na biznes - co powoduje konieczność (w przypadku spółek giełdowych) opublikowania zagrożenia wyniku finansowego.

Jako escallation manager w SAP przyjrzałem się kiedyś kilku takim sytuacjom na całym Świecie (i w Polsce). Zaryzykuję też twierdzenie, że najczęściej sytuacje te związane są z poważnym zaburzeniem łańcucha logistycznego na styku z dostawcami lub odbiorcami zaraz po zakończeniu wdrożenia, a to z kolei ma najczęściej miejsce w sytuacjach gdy niewłaściwie oszacowano ilość przetwarzanych danych. To z kolei prowadzi do wniosku, że niewłaściwie przeprowadzone zostały testy wydajnościowe lub ilościowe i wykonano skok na głęboka wodę polegając wyłącznie na testach funkcjonalnych.

W ten sposób dochodzę do wniosku, że wspomniany mail z firmy Panorama CS ma tytuł zdecydowanie przesadzony. To jasne że wynika to z przyjętej w kulturze amerykańskiej bardzo agresywnej reklamie, w której sprawy opisuje się w sposób bardzo przerysowany i często z nazwy wymienia się konkurentów i opisuje się ich wyraźnie negatywnie. Musimy mieć na to wzgląd.

Na zakończenie tego wpisu wspomnę, że w rozmowach z kolegami „z branży” często pojawiał się temat kłopotów i zaburzeń na projektach wdrożeniowych ERP mających wpływ na ich długość i wydatki. Jednak nadal nie wiem o żadnych porażkach takich projektów w Polsce. Za porażkę nie uznaję bezwarunkowo opóźnienia projektu gdyż jak zamierzam wykazać najczęściej wynika ono z przyczyn uzgodnionych w trakcie wdrożenia. Zamierzam się zabrać za te kłopoty w następnym wpisie.