„Kapitał bardziej pracujący” – polemika w temacie ROI i KPI’ów.
Marek Kuszneruk napisał ciekawy artykuł „Kapitał bardziej pracujący zarządzanie płynnością - priorytetem” opublikowany w lipcowym numerze „Lepszego Biznesu” (zostanie też umieszczony na portalu w tym celu tworzonym: www.kapitalpracujacy.pl). Artykuł i inicjatywa bardzo ciekawe z tego mianowicie powodu, że podający konkretne parametry i ich wartości referencyjne. Jestem za i od razu zapisuję się na listę dyskutantów!
Autor: Waldemar Faliński
Podejmuję z artykułem polemikę – choć raczej należało by nazwać, że odnoszę się do niego, gdyż jego wydźwięk jest jasny, przekonywujący i wręcz biznesowo oczywisty. Polemikę tą nakierowuję na zastosowanie systemów ERP gdyż w moim przekonaniu dopiero zastosowanie ERP pozwala właściwie diagnozować prace kapitału jak i podejmować skuteczne kroki by pracował „bardziej”. Co prawda w artykule Marka słowo ERP pojawia się trzy razy i to dosyć „peryferyjnie”, ale z notki pod artykułem wynika, że zainteresowaniem Autora jest badanie maksymalizacji korzyści z ERP (co zresztą wiem skądinąd) oraz że studium dotyczy optymalizacji kapitału pracującego w Jego firmie, w której wdrożono system ERP. Pisząc zatem o ERP nie odbiegam od tematu.
Bardzo artykuł polecam - ktokolwiek bowiem chciał się zająć tematem zwrotu z inwestycji we ERP i sposobu ustalania wskaźników tego zwrotu napotykał na publikacje pełne ogólnych frazesów. W większości były i są to publikacje dostawców systemów ERP pełne bezkrytycznych zachwytów nad osiągnięciami własnych systemów. Jednak konkretów tam i w innych opracowaniach niemal zawsze „niet”. Brakuje publikacji i opracowań wskazujących jak w praktyce biznesu skłaniać kapitał do lepszej pracy.
Sam jako pracownik dostawcy systemu ERP (a i potem jako kontraktor) brałem udział lub byłem świadkiem wielu takich przedsięwzięć optymalizacji pracy kapitału lub owocujących ofertami typu: „system ERP za udział w zyskach”. Dostawcy systemów ERP próbują ten temat wykorzystywać niemal od zawsze – mają rację – skutek jednak jest delikatnie nazywając umiarkowany. Przyjrzymy się dlaczego.
Obecnie także widać na stronach internetowych reklamy znanej w Polsce firmy, która właśnie ogłosiła, że opracowała niezawodny pomiar ROI dla wdrażanych systemów i gwarantuje zwrot z inwestycji w system ERP. Życzę powodzenia i trzymam kciuki! Jak dotąd rynek patrzył na takie anonse dosyć obojętnie. Z uwagi na to co napisałem powyżej pojawia się pytanie, która z dwóch „opcji” ma zatem miejsce:
- zupełny brak świadomości pomiaru i optymalizacji pracy kapitału, a przez to ROI;
- przekonanie firm o swoich potrzebach w tym zakresie i własna dobra świadomość ROI.
Skłaniam się zdecydowanie ku tej drugiej „opcji”. Skoro jednak wszyscy wiedzą i są świadomi to dlaczego uznaję artykuł Marka za ciekawy i dlaczego anonse dostawców poruszających ten temat odnoszą skutek „umiarkowany”? Już wyjaśniam: otóż własna dobra świadomość ROI i przekonanie o potrzebach w zakresie optymalizacji pracy kapitału nie zawsze pozwala dostrzegać możliwości stwarzane przez systemy ERP. Na podstawie doświadczenia zaryzykuję twierdzenie, że firmy widzą wyraźnie kwestię pracy kapitału w zakresie „core biznesu” natomiast nie dostrzegają możliwości optymalizacji pracy kapitału poza „core”. Dlatego trzeba o tym pisać i to jak najbardziej praktycznie.
Co zaś się tyczy „core-biznesu” to nie wszyscy chcą z tej optymalizacji korzystać – a czasami wręcz jej unikają. Dlaczego? Ponieważ to wynika z prostej obserwacji. Jak bowiem widać od razu na przedstawionych w artykule Marka rysunkach optymalizacja polega na zmniejszeniu kredytowania odbiorów i zwiększenie kredytowania się u dostawców (kwestię konwersji zapasów na razie pominę). Otóż jasne jest, że każda firma jest elementem w jakimś dłuższym łańcuchu i te inne – będące jej dostawcami i odbiorcami - też mają swoją politykę (czy może przyzwyczajenia) w tym zakresie. Zatem zmiana polityki w „naszej” firmie spowoduje zmianę we wzajemnych relacjach: zostanie od razu „boleśnie” dostrzeżona w tych innych firmach i spotka się prawdopodobnie z ich reakcją. Zależy to od branży i rynku, ale generalnie można postawić tezę, że istniejąca „nieoptymalność” kapitału pracującego jest już w znacznej części „wliczona” w pozycję firmy na danym rynku. To powinno znaleźć swoje szersze omówienie na przykładach i ja się tego podejmuję w kolejnych wpisach.
Czekałem na ten artykuł i od razu rzuciłem się do czytania Muszę to powiedzieć: artykuł jest dosyć idealistyczny – to dobre na początek. Chciałbym zatem zachęcić i zmotywować Autora do następnych bardziej odważnych kroków w tym do ujawnienia bardziej szczegółowych wyników podjętych działań w Jego Firmie. Skoro jednak Autor bierze udział w inicjatywie założenia portalu przeznaczonego tylko do omawiania takich zagadnień to z pewnością będzie kontynuacja i to bez mojej zachęty.
Otóż patrząc na rysunki widzimy coś w rodzaju dwóch suwaków – ten na górze przesuniemy go w lewo a ten na dole w prawo i już pieniążki szybciej wracają. Prawda jakie proste? Tylko w praktyce coś takiego jest wręcz niemożliwe. Różne są przecież grupy dostawców i odbiorców i różne sposoby należy stosować. Zatem w praktyce musi to być bardzo wiele takich suwaków – niektóre dla pojedynczych istotnych kontrahentów, inne zaś na grupy mniejszych. I do każdego należy wypracować politykę i narzędzia optymalizacji – wręcz na bieżąco je dostosowywać do sytuacji. Dopiero zastosowanie odpowiednio oprzyrządowanego systemu ERP daje narzędzie do takich działań.
Wracam do kwestii, że firmy chłodno przyjmują anonse dostawców oferujące powiązanie wdrożenia systemu ERP z jego efektami? Z własnych doświadczeń wiem, że w biznesie jest świadomość znaczenia optymalnego gospodarowania pieniędzy jak i poprawy jaką w tym zakresie niesie zastosowanie systemów ERP. Chłodne przyjęcie anonsów nęcących gwarantowaną poprawą wskaźników finansowych (w tym takich o których pisze Marek Kuszneruk) zamieszczanych przez dostawców systemów ERP wynika – według mnie - z takich oto dwóch przyczyn (poza już wyżej wymienionymi):
- Jakiekolwiek gwarancje zwrotu z inwestycji czy sfinansowania wdrożenia z efektów (czyli wyliczenia po wdrożeniu na ile kapitał pracuje lepiej) stanowiło by wgląd dostawcy systemu ERP w tajemne zakamarki biznesu odbiorcy wdrożenia i czyniło by go kimś w rodzaju wspólnika w prowadzonym przez odbiorcę biznesie.
- Firmy decydujące się na wdrożenie systemów ERP mają swój własny pogląd na oczekiwania w dziedzinie poprawy wskaźników „kapitału pracującego”, wiedzą też w swój sposób, że spełnienie tych oczekiwań możliwe jest przez określone systemy ERP z półki przeznaczonej dla nich. Tak więc anonse takie nie są w stanie ich „poruszyć”.
Ad. 2. Firmy decydując się na wdrożenie ERP liczą na poprawę i korzystne zmiany w wielu aspektach ich funkcjonowania. Dlatego tego typu anonse budzą nawet ich nieufność i przynoszą dla ogłaszającego efekt odwrotny do oczekiwanego. Duzi gracze na rynku systemów ERP „eksploatują” temat ROI, a w tym optymalizacji pracy kapitału znacznie bardziej dyskretnie i elegancko – proponują przeprowadzenie bezpłatnego i „bez zobowiązań” audytu przez specjalistów, których pozyskali z firm zajmujących się takimi badaniami na zlecenie. I to już przynosi lepsze skutki jak się wydaje z obserwacji.
Kończąc ten wątek nadmienię o własnym doświadczeniu, dosyć odosobnionym: firma wręcz nalegała na wpisanie wskaźników poprawy konwersji zapasów i innych (o których pisze Marek) do umowy wdrożeniowej ERP wiążąc z nimi wypłatę części wynagrodzenia. Oczekiwana poprawa nie była nawet jakaś wielka. Wdrożenie przyniosło rezultat poniżej tych założeń. HMMMMM! – jaka piękna katastrofa chciało by się powiedzieć. W celu wyjaśnienia trzeba spojrzeć na tą sytuację w kontekście biznesowym. Otóż firma ta postanowiła wdrożyć system ERP w trakcie znakomitego dla niej okresu, kiedy na skutek katastrof naturalnych kilka konkurencyjnych fabryk zostało zniszczonych i cała produkcja firmy schodziła „na pniu”, a odbiorcy robili przedpłaty. Okres po wdrożeniu przypadł zaś na fazę dekoniunktury, gdy nie tylko te fabryki konkurencyjne zostały ponaprawiane, ale na rynek weszło kilku nowych producentów „zanęconych” sytuacją. No i w ogóle wystąpił kolejny kryzys na szerokim rynku. Tak więc po wdrożeniu ERP odbiorca tego systemu mógł sobie dzięki jego funkcjom poobserwować sytuację w zakresie rotacji i konwersji ale w związku ze złą sytuacją na rynku niewiele mógł w tej sprawie zrobić.
Daleki jestem od stwierdzenia, że firma ta przewidując to, co nieuchronne chciała się w ten sposób „podzielić” ryzykiem na jej rynku z dostawcą systemu ERP. Zmierzam do tego co bardzo istotne przy obliczaniu ROI: trudno abstrahować ROI (w tym konkretnych wskaźników) jakiegoś przedsięwzięcia (np. wdrożenia ERP) od otoczenia i jego zmian. No ale to zupełnie inna historia.
Wracając do meritum czyli do kapitału bardziej pracującego w kontekście wskaźników opisanych przez Marka, to zmierzam do tego by wykazać, że możliwości optymalizacji można pogrupować w dwa kierunki działań: prowadzony ostrożnie „tuning” w zakresie „core-biznesu” oraz wykrycie przypadków niegospodarności poza „core-biznesem”, które pozostawały poza uwagą, a w których „bezboleśnie” w sposób radykalny można zmusić kapitał do lepszej pracy.
Wychodzimy zatem poza materiał zaprezentowany przez Marka i wchodzimy w zakres w którym pomóc może system ERP pozwalając segmentować, obserwować, diagnozować i wdrażać odpowiednią politykę. Wskaźniki i modele można sobie opracować, ale dopiero system ERP jest narzędziem umożliwiającym codzienne badanie zachowań kapitału pracującego, kształtowanie polityki działań w tym zakresie i jej skutecznej realizacji. Co również konieczne do podkreślenia choć oczywiste – system ERP umożliwia „tylko” ogląd i śledzenie zjawisk oraz umożliwia ich kształtowanie natomiast sposób tego kształtowania (czyli wpływu na nie) należy do korzystających z systemu ludzi. Nawet zawarte w nim automaty muszą zostać wcześniej zaprogramowane.
Zaznaczam: tylko prawdziwy system ERP i tylko dobrze wdrożony jest wiarygodnym narzędziem optymalizacji kapitału pracującego – czyli rejestrujący zdarzenia gospodarcze w czasie rzeczywistym i to wszystkie zdarzenia związane z zasobami – w tym szczególnym przypadku z zasobami finansowymi, albo których stan przekłada się bezpośrednio na finanse.
Mam tu na myśli konkretne przykłady pokazujące, że system ERP nie wdrożony dobrze (a więc pozostawiający obszary firmy poza rejestracją i oglądem w czasie rzeczywistym) daje tylko pozór lub namiastkę właściwego zarządzania kapitałem. O tym w którymś z następnych wpisów. Tu zaś przykład firmy, która broniła się świadomie przed „mechanicznym” optymalizowaniem kapitału pracującego.
Przykład dawny więc bezpieczny (obowiązuje tajemnica „spowiedzi”) ale dotyczy zjawisk nadal aktualnych – pochodzi z czasów gdy stałym pretekstem wszelkich problemów z używaniem systemu SAP była tzw. „wersja polska”. Rzecz zaczęła się niewinnie – choć od razu z wysokiego „C”: dyrektor finansowy skarcił system w trakcie komitetu sterującego, że nie jest zgodny z Ustawą o rachunkowości. Wyraził przy tym zdziwienie, że jak coś takiego jest możliwe w systemie który kosztował grube miliony (refleksja często spotykana w takich sytuacjach). Chodziło o naliczanie i monitowanie odsetek karnych za zwłokę w płatnościach.
Firma ta nie monitowała odbiorców pisemnie, a odsetki naliczane były w chwili zapłaty i tylko za kwotę zapłaty. Powiedziano nam, że zawsze było i że tak musi być bo tak jest zgodnie z Ustawą o rachunkowości. Był to nota bene sposób naliczania charakterystyczny dla ręcznego prowadzenia rozrachunków, gdzie należność stawała się widoczna gdy wpłynęła i trzeba było znaleźć fakturę której dotyczyła.
Naliczano odsetki ręcznie notując to na odwrocie faktury. System zaś „chciał” liczyć odsetki za każdy miesiąc i wysyłać od razu noty odsetkowe. Analiza przepisów Ustawy pozwoliła sformułować pogląd, że system działa zgodnie z prawem, jako że to wyraźnie nakazuje księgować zdarzenia w okresach których dotyczą. Zatem odsetki za czerwiec powinny być księgowane w czerwcu a nie kiedyś tam.
Ponieważ argument był silny Firma musiała go przyjąć ale nie zmieniła stanowiska. Wyszło na jaw, że Firma obawiała się, że gdy raptownie zmieni swój sposób traktowania odbiorców Ci „pogniewają” się na nią i wpadnie z przysłowiowego deszczu pod rynnę. Ponieważ stanowisko to prezentowała dosyć stanowczo, a jednocześnie współpraca układała się bardzo dobrze Dostawca zdecydował się zrealizować poprawkę w postaci jakiejś tam nakładki i związanego z nim sposobu postępowania które zmieniały system w jego naliczaniu odsetek i monitowaniu.
Po jakimś czasie mając nowe narzędzie w postaci systemu ERP firma ta zaczęła w sposób uporządkowany przyglądać się należnościom, identyfikować tych odbiorców, których może trochę mniej łaskawie traktować i wreszcie mogła wdrażać politykę wobec kluczowych odbiorców – metodą małych kroków, negocjacji, programów motywujących dłużników aby po dobroci za jakieś drobne korzyści skracali zwłokę w zapłacie za faktury. Metod jest sporo – podobno nieśmiało w Polsce zaczyna być stosowane tzw. skonto – tj. mechanizm który w zależności od odległości zapłaty od terminu płatności pozwala odbiorcy naliczyć sobie zaoferowany przez dostawcę upust.
Ten przykład pokazuje drogę działania – pracy opierającej się na segmentacji, a nie rewolucji „po całości”.
Na zakończenie czuję potrzebę zrobienia tego, co każdy naukowiec lubi najbardziej – z analizy syntetyzuje, a z syntezy analizuje. Otóż poruszone sprawy w artykule „Kapitał bardziej pracujący” to część zagadnień efektów finansowych, które może przynieść wdrożenie ERP i jego efektywne wykorzystanie. Zbiegiem okoliczności w lipcowym „Lepszym Biznesie” znajdziemy obok artykułu Marka artykuł „FCSM: procesowe podejście – Nowa jakość FI” traktujący o nowych funkcjach w systemie SAP pozwalających lepiej (i to procesowo!) zarządzać finansami. Wprawdzie czytając o tych świetlanych możliwościach odnoszę wrażenie, że kilkanaście lat temu gdy byłem konsultantem finansów w SAP to wszystko już było, tylko nazywało się mniej procesowo, ale nie będę się czepiał. Dla potrzeb tej polemiki ten artykuł o FCSM jest uzupełnieniem sprawy optymalizacji pracy kapitału i możliwych do pomiaru KPI’ów z tym związanych. Tak więc kończę wierząc, że Autor nie spocznie na laurach i zarówno rozszerzy temat jak i go pogłębi. Czego Państwu i sobie życzę!
