Czas to pieniądz

W procesie wyboru systemu ERP największym kosztem jest czas pracy osób zaangażowanych w to działanie. Średnio w wybór systemu włączonych jest od kilku do kilkunastu kluczowych pracowników firmy, w tym osoby ze ścisłego kierownictwa. Czas poświęcony na te działania w przypadku części z nich można oszacować na 50% ich dnia pracy. W ramach swoich obowiązków osoby te opracowują specyfikacje wymagań i oczekiwań wobec systemu, uczestniczą w przygotowaniu zapytania ofertowego i weryfikują otrzymane oferty. Uczestniczą również w prezentacjach systemów, które przy długiej liście potencjalnych dostawców mogą trwać przez kilka tygodni. Tylko przy uwzględnieniu tego aspektu, w zależności od bezpośrednich kosztów pracowniczych, koszt wyboru systemu ERP może oscylować wokół kilkuset tysięcy złotych.

A ile to kosztuje?

Doświadczenia firmy 7milowy wskazują, że jeszcze niedawno proces wyboru trwał średnio około 6 miesięcy i było w niego zaangażowanych 10 osób na stanowiskach menedżerskich. Jeśli założymy, że ich zarobki, wraz z kosztami w rodzaju ZUS, to średnio 6000 zł miesięcznie, to ponoszony w tym czasie przez firmę koszt wynosił aż 180 000 zł (6 x 10 x 0,5 x 6000). A przecież nie uwzględniamy tutaj kosztów utraconych korzyści, wiążących się z nieuchronnym ograniczeniem aktywności tych pracowników w podstawowym zakresie ich obowiązków.

Kolejne koszty generuje odsuwanie w czasie ostatecznej decyzji. Pomijając wzrost kosztów pracowniczych, przedłużanie stanu braku odpowiedniego systemu ERP oznacza dla organizacji określone straty związane z bieżącą działalnością i utracone korzyści. Myślenie kategoriami: „brak systemu ERP to dla nas miesięczne starty rzędu tylu i tylu tysięcy złotych” wciąż jeszcze nie jest oczywiste. A przecież skoro wdrożenie systemu niesie wyliczalne korzyści, jego brak powoduje wyliczalne straty. Z obserwacji sektora MSP wynika, że tylko nieliczne przedsiębiorstwa uwzględniają te elementy przy obliczaniu wskaźnika ROI. Warto zwrócić uwagę, że dla firmy produkcyjnej średniej wielkości koszty wewnętrzne i utracone korzyści spowodowane trwającym rok procesem wyboru systemu mogą sięgać nawet miliona złotych (wg badań APICS).

Firmy wpadają również w pułapkę własnych oczekiwań. Chcąc rzetelnie podejść do wyboru, a nie ufając do końca własnym doświadczeniom w tym zakresie, zatrudniają zewnętrzne firmy doradcze, które mają ułatwić wybór systemu ERP. Także i tutaj konieczny jest umiar i rozsądek. Jeżeli po analizie przedwdrożeniowej tworzone jest zapytanie ofertowe, nie ma sensu wysyłanie go do większości dostawców oferujących systemy wspomagające zarządzanie w Polsce. Jednym z celów analizy powinna być właśnie selekcja dostępnych rozwiązań i zawężenie wyboru, wraz z rekomendacjami. Pamiętajmy, że konieczność spotkania się ze zbyt dużą liczbą dostawców spowoduje wydłużenie procesu o kolejne tygodnie lub miesiące, a koszty o których wspomniano wcześniej, równolegle wzrastają. Równocześnie zwiększa się też zaangażowanie, a więc i wynagrodzenie firmy doradczej wspierającej proces wyboru. Skupienie się na maksymalnie kilku rozwiązaniach i na dobrym poznaniu narzędzi wytypowanych do wąskiej listy nie tylko oszczędzi czas, ale też pozwoli lepiej porównać oferty.

Szybciej znaczy lepiej

Do tej pory niewiele firm średniej wielkości prowadziło szacunki kosztów wyboru. Informacja o tym, jakie straty generuje przedłużający się proces wyboru ERP i ile kosztuje czas zaangażowanych pracowników, nie mobilizowały więc do szybszego działania. Firmy skupiały się na ustaleniu korzystnych warunków zakupu i wdrożenia systemu, a zapominały o uwzględnieniu środków finansowych, które są konsumowane w fazie zero. Ten „brak świadomości kosztów” powodował, że sam wybór systemu trwał nierzadko dłużej od projektu wdrożeniowego i dublował wartość systemu.

W ostatnim czasie ten trend zaczyna się jednak zmieniać. W większości przedsiębiorstw czas jest jednym z najważniejszych czynników sukcesu. Jak szybko będziemy w stanie zrealizować zlecenie klienta, jak możemy skrócić proces produkcji, jak przyspieszyć obieg dokumentów w firmie, jak zorganizować proces wprowadzania nowego produktu na rynek, by nie wyprzedziła nas konkurencja – to pytania, na które codziennie muszą sobie odpowiadać osoby odpowiedzialne za poszczególne procesy. Coraz częściej zadawanym pytaniem jest także – jak zorganizować wybór systemu ERP, by nie marnotrawić środków, a system jak najszybciej zaczął przynosić korzyści.

Jesteśmy świadkami dostosowania działań w obszarze wyboru systemu do rzeczywistości biznesowej. Faza zero jest przeliczana na konkretne kwoty, co powoduje, że czas poświęcany na wybór rozwiązania skraca się do minimum. Firmy z sektora MSP udowadniają tym samym, że wybór rozwiązania ERP jest możliwy już w ciągu dwóch, trzech miesięcy i co ważniejsze, równie skuteczny.