Teoria Przepływów

W celu zwiększania swojej efektywności i elastyczności firma dąży do stabilizacji przepływów w obszarze jej działania.

Podział Przepływów. Przepływy dzielimy według elementu, który podlega przepływowi i rodzaju zmian natężenia tego przepływu.

Podział według elementu podlegającego przepływowi:

• przepływ pieniężny
• przepływ materiałów
• przepływ informacji 

Podział według natężenia przepływu:

• ciągły (nieustanny) ale oscylująco-zmienny
• okresowo zanikający(np sezonowy)

Główne założenia Teorii Przepływów wobec przepływów informacji:

• przepływy podlegają zakłóceniom w wyniku zdarzeń zewnętrznych i wewnętrznych;
• przepływy są zależne od siebie;
• firma powinna tak budować swoje procesy, by niwelować wszystkie oddziaływania zewnętrzne, zakłócające stabilny przepływ lub wspomagające szybki powrót przepływu do stanu stabilnego – używając elementów związanych i nie związanych z procesem lub danym przepływem;
• w przepływie informacji elementami sterującymi są pracownicy i systemy informatyczne, czyli są sterownikami lub przekaźnikami przepływu;
• przepływ informacji jest wielokierunkowy;
• przy konstruowaniu przepływu informacji należy stosować zasadę: „Właściwa informacja, we właściwym miejscu, we właściwym czasie, właściwie odróżniająca się od innych informacji i właściwie zaprezentowana”;
• duże firmy głownie są narażone na zaburzenia, takie jak silna oscylacja, duże natężenie i zanik przepływu w obszarze przepływu informacji;
• przepływ informacji podlega zaburzeniu przy przechodzeniu z jednego ośrodka przepływu do drugiego;

Teoria Przepływów ma na celu stabilizację przepływów w firmie, czyli zmniejszanie do minimum oscylacji przepływów i przeciwdziałania zaniku przepływów gdyż brak zysku niszczy firmę powoli, utrata przepływu pieniężnego niszczy ją natychmiast a niestabilny przepływ materiałów i informacji blokuje rozwój przedsiębiorstwa.

Rola działu IT

Rewolucje jaką dokonał system ERP można porównać tylko do rewolucji jaką w przemyśle dokonała linia produkcyjna wprowadzona przez Henriego Forda, tworząc zupełnie nowe wyzwania dla kierownictwa firmy. Powstaje pytanie – Dlaczego mamy ciągle układ, gdzie dział IT lub firma IT tworząca system ERP nie mają decydującego zdania w kwestii decyzji co do wdrożenia systemu i wprowadzenia zmian w systemie, które byłyby kompatybilne z całością biorąc jednocześnie odpowiedzialność za poprawność funkcjonowania całego systemu?

Zwykle po wdrożeniu systemu ERP następuje okres zmian w systemie ERP na życzenie różnych działów biznesu. Dział IT stopniowo wprowadza mniejsze lub większe zmiany w systemie bez uwzględnienia systemu jako całości. Taka zależność we współpracy IT z biznesem powoduje, że system zaczyna być niewydolny technicznie i/lub funkcjonalnie. Po kilku latach funkcjonowania takiej zależności między biznesem a IT już nikt nie wie co i gdzie było zmieniane, a wykrycie błędu w systemie zajmuje często bardzo dużo czasu.

Przy budowie linii produkcyjnej tak sytuacja byłaby porównana do sytuacji, gdzie każdy majster danego wydziału/odcinka mówi jak ma być zbudowany jego odcinek linii produkcyjnej tak aby pasował do jego konkretnych potrzeb. Ale po połączeniu odcinków okazuje się, że wszystko razem nie współpracuje gładko. Efektem tego jest przykładowo brak odpowiednich elementów wspomagających zarządzanie logistyką i produkcją w systemach ERP.

Właśnie tego etapu kalibracji przekaźników i sterowników często brakuje przy wdrożeniach systemów klasy ERP i pracownicy nadal pozostają w świecie swoich „silosów”. Z tego względu sami próbują się dostosować pod system informatyczny lub system informatyczny zmienić pod swoje potrzeby.

Dlaczego dział IT powinien być w pełni odpowiedzialny za systemu informatyczny i zajmować nadrzędne stanowisko na innymi działami w firmie?

Powód pierwszy: każdy kierownik działu ma odmienne oczekiwania od systemu, ale nie widzi systemu jako całości.

Drugi powód: większość użytkowników nie rozumie z czym ma do czynienia tak naprawdę, ale często widzi w systemie ERP zagrożenie dla swoje pozycji w firmie.

Trzeci powód: biorąc pod uwagę, że system ERP jest jak linia produkcyjna a materiałem podlegającym obróbce są dane, system ERP powinien podlegać tym samym prawom co projektowanie i realizacja budowy linii produkcyjnej. Powinien więc być zaprojektowany, zbudowany, wdrożony i powinny być skalibrowane elementy sterujące takie jak: przekaźniki (np. Użytkownik) i sterowniki (np. Key User). Zgodnie z takim podejściem i Teorią Przepływów powstała Analiza Proactive, specjalnie stworzona dla badania przepływu informacji w firmie, która została użyta w Carlsberg Okocim i UPM Kymmene z dobrym skutkiem, a w UPM Kymmene wykonana właśnie przez dział IT. W tym wypadku dział IT bierze pełną odpowiedzialność za system i określa co ma być zmienione by system ERP wspierał biznes, a nie ograniczał go.

Tę analizę można właśnie porównać do kalibracji elementów sterujących linii produkcyjnej.

Poniżej przedstawiony jest standardowy model przepływu informacji wykorzystywany przy Analizie Proactive.



Ktoś zapyta. Dlaczego strefa Systemu Informatycznego została nazwana „Lustro” lub „Czarna Skrzynka”? Dlaczego lustro? Ponieważ system informatyczny jest jak lustro przekazuje nam obraz rzeczywistości. Jeżeli lustro jest brudne lub zniekształcone, przekazuje nam obraz niepełny lub zniekształcony. Tak samo robi to system informatyczny w stosunku do tego co dzieje się w firmie. Dlaczego czarna skrzynka? Ponieważ jest to strefa w dużym stopniu niezrozumiała i tak zwykle widzi ją większość użytkowników systemu pracujących w innych działach niż IT.

Według Teorii Ograniczeń nazwana tu strefa „Bufor przepływu danych” powinna być nazwana „wąskim gardłem”. Lecz w wyniku konstrukcji procesu przepływu informacji pewne dane w tym obszarze są celowo przetrzymywane. Dlatego w Teorii Przepływów jest ten obszar nazywany buforem. Oczywiście w tym obszarze zatrzymywana jest pewna grupa danych , jakie nie powinny być przetrzymywane. Dochodzi do błędów takich jak : „Transport z jednego magazynu do drugiego jedzie już pół roku według systemu ERP”. To jest tylko jeden z przykładów, gdzie w oczach użytkownika systemu ERP można zobaczyć przerażenie. Dlatego w firmie z systemem ERP powinien być wprowadzony specjalny styl zarządzania i specjalne szkolenia, gdyż użytkownik jest nie tylko użytkownikiem ale tez nośnikiem informacji.

Ponadto elementy systemu informatycznego powinny być projektowane tak by były dostosowane do percepcji człowieka, gdyż użytkownik systemu odczytuje najpierw kolor, później formę, następnie nazwę a na końcu liczbę1. Systemy ERP to głównie liczby. Z tego względu należy dążyć do takich rozwiązań, które sprzyjają indywidualizacji okna systemu dla użytkownika. Ograniczając ilość pół wyświetlanych na ekranie do pół wymagalnych.

Podsumowanie

Kryzys wymusza potrzebę nowych rozwiązań i zachowań. W przypadku firm tworzących systemy informatyczne dla biznesu można pokusić się o stwierdzenie, że firmy tworzące systemy informatyczne wykazują mało inicjatywy w zakresie tworzenia nowych rozwiązań i wdrażania nowych koncepcji lub też są zdominowane przez nadrzędna pozycje innych działów w firmie.

Przykładowo koncepcja DDMRP z Actively Synchronized Replenishment powstała przed 2008 rokiem, zaś pierwsze zastosowanie w systemie ERP wprowadzone było 2011 roku. Wygląda to tak, jakby twórcy systemów ERP czekali na to co biznes wymyśli, nie starając się tworzyć nowej jakości ze swojej strony.

Być może problem tkwi w niedojrzałości biznesu do nowych rozwiązań i gotowości na pełne wykorzystanie potencjału takich rozwiązań jak systemy klasy ERP.

Aby system IT w firmie funkcjonował sprawnie potrzeba bardziej dominującej i nadrzędnej roli działu IT w kontrolowaniu i monitorowaniu wprowadzanych zmian do systemu.

Jeżeli firmy informatyczne chcą w pełni przejąć odpowiedzialność za systemy informatyczne i je rozwijać, będą potrzebować mniej specjalistów z czysto technicznym lub funkcjonalno – technicznym doświadczeniem ale specjalistów posiadających różnorodną wiedzę, czyli praktyczną wiedzę o biznesie, praktyczną wiedzie z zakresu konfiguracji systemu i co najmniej podstawową wiedzę teoretyczną w obszarze programowania, projektowania layout-u i baz danych, funkcjonowania baz danych, percepcji człowieka i jego zachowań. W artykule, który ukaże się w czasopiśmie Logistyka w czerwcu tego roku zostaną omówione rozwiązania zastosowane w przepływie materiałowym związane z projektowaniem raportów i koncepcje DDMRP, CDDMRP i VDDMRP wykorzystujący potencjał systemu ERP.

Autor: Ireneusz Pilawski - SAP i ERP Konsultant Wizcore Consulting Ltd.
Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.