Co to znaczy odpowiedzialna rola planisty i „odpowiednie umocowanie” tej funkcji w przedsiębiorstwie produkcyjnym? Obserwując modele działania rozmaitych firm produkcyjnych, można zauważyć dość częste błędy. Firmy często ograniczają rolę planisty poprzez przypisanie go wyłącznie do działu produkcyjnego z powodu niepełnego zrozumienia jego roli i tym samym niepełnym wykorzystaniu potencjału tej funkcji. Tymczasem planista to ktoś więcej niż osoba układająca harmonogramy produkcji…

Zmarginalizowane planowanie

Wspomniane błędy to najczęściej skutek kilku charakterystycznych uwarunkowań. Po pierwsze, firma może nie posiadać systemu ERP, który w sposób zintegrowany obsługuje procesy produkcji, sprzedaży, zakupów, dostaw oraz magazynowania. W takich przypadkach planista nie ma dostatecznie dobrego narzędzia, by skutecznie planować produkcję. Nie wie, jaki plan będzie optymalny w odniesieniu do procesów pozaprodukcyjnych i licznych uwarunkowań związanych z realizacją zamówień, możliwościami magazynowania, dostępnością zasobów itd. Po drugie, bywa, że pomimo wdrożenia systemu ERP, nie jest on odpowiednio wykorzystywany. Organizacja tkwi w swoich przyzwyczajeniach i procesach z okresu sprzed wdrożenia, a te są z założenia nieefektywne. Po trzecie, nazwałbym to „względami politycznymi” lub „względami władzy”, funkcja planisty jest marginalizowana przez zarząd, który chce planowanie strategiczne skupiać wyłącznie w swoich rękach.


Rys. 1. Planista zamknięty w dziale produkcji odpowiada głównie za harmonogramowanie procesu. Ma utrudnioną komunikację z działami zakupów i sprzedaży, nie uczestniczy w budowaniu celów długotermino-wych, trudno mu zlecać działania pracownikom innych działów.

Niezależnie od przyczyn błędów, warto mieć na uwadze ich skutki: planista przypisany zostaje wyłącznie do działu produkcyjnego, gdzie jego rola ogranicza się do układania harmonogramów produkcji pod kątem spływających, często na zasadzie ad hoc, zamówień. „Zamknięcie” planisty w dziale produkcji jest tożsame z osłabieniem jego pozycji w hierarchii całej organizacji i pozbawieniem go możliwości wpływania na efektywność ważnych, pozaprodukcyjnych procesów biznesowych. W takich sytuacjach planista nie może skutecznie oddziaływać na pracę oraz terminowość wykonania prac w działach poza produkcją, co ostatecznie obniża jakość planów produkcji i źle wpływa na efektywność w skali całej firmy.


Rys. 2. Odpowiednia pozycja w hierarchii zmienia perspektywę i zwiększa efektywność planowania

Doświadczenie pokazuje, że efektywność w szeroko rozumianym planowaniu produkcji, zależy od odpowiednio wysokiego umiejscowienia planisty w strukturze organizacyjnej. Planista w randze dyrektora, współpracujący strategicznie i operacyjnie z zarządem, ma możliwość delegowania pracy w ramach pionów współpracujących z obszarem produkcji. Może też ustalać krótko i średnioterminowe priorytety firmy.

Zakres obowiązków planisty dobrze umocowanego

Kluczowe zadania efektywnego planisty można pogrupować w 5 obszarów kompetencji:

1. Uzgadnianie z dyrektorami długoterminowych planów i priorytetów

Planista planuje dostępność wyrobów dla klientów. Zadanie to ma dosyć szeroki kontekst. Pamiętajmy, że dynamika zmian rynkowych wpisuje się w życie każdej organizacji. Jeśli firma produkcyjna chce się rozwijać i dostosowywać do zmian rynkowych, planista powinien uczestniczyć w tworzeniu długoterminowych planów – ponieważ będzie odpowiedzialny za ich realizację. Poza tym, znając doskonale proces produkcyjny, może udzielać bezcennych rad: wskazywać czynniki ryzyka, potencjalne zagrożenia, ale też działania, które wpłyną na poprawę efektywności.

Wynikiem planowania długoterminowego jest ustalenie priorytetów produkcji w formie Głównego Planu Produkcji (ang.: MPS – Master Production Schedule). Jest to wyznacznik dla całej firmy; wskazuje, co i kiedy będzie produkowane, ułatwiając pracę w dziale sprzedaży i produkcji. Za wykonanie i egzekwowanie tego planu bezpośrednio odpowiada planista.

2. Harmonogramowanie produkcji

To najczęściej spotykany obowiązek na liście zadań planisty. Harmonogramowanie zależy m.in. od dostępności materiałów i innych kluczowych czynników, jak np. wykwalifikowani pracownicy, maszyny czy określone narzędzia. Bez specjalnego oprogramowania, planowanie uwzględniające optymalizację czasów przezbrojeń, jest pracochłonne. W nowoczesnych systemach ERP – jak np. w Sage ERP X3 – planista ma do dyspozycji szereg narzędzi przyspieszających i porządkujących proces harmonogramowania. System wskazuje ewentualne opóźnienia, a dodatkowo wspiera w układaniu różnych scenariuszy produkcji w wariantach „co jeśli?” Narzędzie sprawdza się przy badaniu wpływu różnych czynników (nie tylko ryzyka) na proces produkcyjny. W rezultacie harmonogramowanie ma bezpośrednie przełożenie na bezpieczeństwo realizacji produkcji oraz na optymalizację pracy w ramach całej działalności produkcyjnej. Dodatkową korzyścią jest tu uzyskanie przez przedsiębiorstwo zdolności do szybkiej adaptacji, w przypadku gdy np. trzeba zareagować na zmieniające się czynniki rynkowe lub nieprzewidziane zdarzenia losowe.

3. Uzgadnianie terminów dostaw z działem sprzedaży

Planista wspiera dział sprzedaży poprzez uzgadnianie możliwości dostaw dla klientów. Harmonogramy produkcji wraz z informacją o stanach magazynowych stanowią podstawę w komunikacji obszaru produkcji ze sprzedażą, pomagają podejmować właściwe decyzje sprzedażowe. W systemie Sage ERP X3, handlowcy mają podgląd planów wyjścia wyrobów z produkcji, co umacnia ich w negocjacjach z klientami i zwiększa pewność w precyzyjnym ustalaniu terminów dostaw. Z perspektywy klienta terminowość świadczy o wysokiej jakości i daje poczucie bezpieczeństwa. W rezultacie klient staje się bardziej lojalny i, dodatkowo, docenia walory współpracy z rzetelnym dostawcą.

4. Uzgadnianie terminów dostaw z działem zakupów

W produkcji kluczowym elementem jest dostępność materiałów. Tworząc plan produkcji, planista musi uwzględniać ewentualne braki surowcowe, a także wszelkie czynniki związane z możliwościami zakupu i dostawami surowców. Poza tym, planista musi dostawać informacje o terminach dostaw i ewentualnych odchyleniach od terminów. Opóźnienie terminu dostawy surowca może zmienić harmonogram produkcji, co z kolei grozi kosztami przestoju i opóźnieniem terminu dostawy do klienta. Sage ERP X3 oferuje narzędzia do przeglądania terminów dostaw, jak również generuje komunikaty-alerty w przypadkach zmian planowanych terminów. Z kolei narzędzie do kalkulacji zasobów (MRP) pozwala szybko i precyzyjnie ustalić potrzeby materiałowe. Na tej podstawie planista zleca działowi zakupów wygenerowanie zamówień ze wskazaniem odpowiedniego terminu dostawy.

5. Koordynowanie prac całej firmy

Opisany wyżej zakres obowiązków pokazuje, że planista może mieć wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa w obszarze dużo szerszym niż pion produkcji. Planista umocowany wysoko w hierarchii organizacji jest operacyjnym „centrum dowodzenia”, które planuje i zleca realizację zadań innym działom firmy. Ponieważ przedsiębiorstwo powinno działać jak jeden, dobrze funkcjonujący organizm, potrzebne jest miejsce, z którego koordynowane są prace. W firmie produkcyjnej tym miejscem (i rolą) w zasadzie powinno być stanowisko planisty.

Korzyści?

W czasach spowolnienia gospodarczego w cenie są wszelkie sposoby redukowania kosztów oraz utrzymania przy firmie klientów. Nadanie planiście odpowiedniej rangi i roli, a także wyposażenie go w nowoczesny system wspomagający zarządzanie (ERP – np. Sage ERP X3) może być kluczem do budowania przewagi konkurencyjnej. Ta przewaga bezpośrednio wynika z kilku korzyści:

• pozytywny wizerunek przedsiębiorstwa – operatywne, terminowe, bezproblemowa współpraca,
• znaczna redukcja kosztów operacyjnych (w kilku obszarach): optymalizacja zamówień (kupujemy dokładnie tyle surowców, ile trzeba), poprawa cash flow (kupujemy tylko wtedy, kiedy trzeba), redukcja do minimum powierzchni magazynowych, optymalizacja zasobów produkcyjnych, itd.,
• orientacja na cele, świadome zarządzanie produkcją – firma wie co, dlaczego i dla kogo produkuje, w firmie dyspozycje są jasne, panuje sprawna organizacja w obszarach sprzedaży, zakupów, magazynowania i produkcji; firmie łatwiej przejść na styl zarządzania zorientowany na cele, 
• większa „sterowność” przedsiębiorstwa – możliwości reagowania na zmieniające się czynniki rynkowe uwidaczniają się również w szybszym „dostrajaniu” produkcji pod kątem zmian,
• większe bezpieczeństwo i stabilność przedsiębiorstwa – dzięki ograniczeniu wpływu czynników ryzyka na proces produkcyjny oraz jakość obsługi klienta.

Autor: Maciej Brzeziński, konsultant ERP w Sage
Źródło: www.sage.com.pl