Niestety, taki stan rzeczy pozostaje tylko marzeniem. W rzeczywistości jedynie garstka menadżerów najwyższego szczebla korzysta z systemów ERP. Dlaczego tak się dzieje? Czy powodem tego stanu rzeczy jest ich opinia, jakoby system taki nie wnosił nic wartościowego do ich pracy? Absolutnie nie. Odnoszę wrażenie, że przyczyną jest błędne wyobrażenie o zbyt skomplikowanej obsłudze systemów ERP. Taka opinia panuje głównie wśród osób, które z systemami mają do czynienia okazjonalnie, a wśród użytkowników, którzy mają do czynienia z nimi przez osiem godzin w ciągu dnia. Czy personel najwyższego szczebla chciałby, aby systemy ERP były prostsze w obsłudze, a dostęp do nich łatwiejszy? Moim zdaniem odpowiedź zdecydowanie brzmi „tak” i są ku temu co najmniej trzy powody.

Kierowanie poprzez przykład

W obecnym świecie bez rzetelnych informacji w czasie rzeczywistym nie można już prowadzić firmy. Dziś w większości przypadków dyrektorzy firm zarządzają swoimi organizacjami bez niezbędnych danych, niejako na ślepo, podczas gdy dostęp do wszystkich informacji umożliwiłby im nowe kierunki rozwoju biznesu. Dobrze wykorzystywany system ERP jest kopalnią danych i staje się odzwierciedleniem życia firmy.

Badania przeprowadzane w ostatnich latach wykazują, że systemy ERP nie są dobrze wykorzystywane, w praktyce korzysta się zaledwie z 40% ich funkcjonalności. Typowe wymówki brzmią: „zbyt skomplikowana obsługa” oraz „nieprzekonywujące powody do korzystania”. Jedynie garstka regularnych użytkowników wie, jak właściwie korzystać i posługiwać się tymi systemami. Absurd polega na tym, że skoro ci na górze nie korzystają z systemu, pozostali pracownicy nie mają motywacji, aby z niego korzystać! Czy możliwe jest zatem uzyskanie zwrotu z inwestycji, gdy w praktyce wykorzystywana jest jego niewielka część? W przypadku systemów ERP, podobnie jak w wielu innych obszarach działalności, przykład musi iść z góry.

Podejmowanie decyzji „w locie”

Wszyscy doskonale wiemy, jak drogocenny jest czas menadżerów. Dzień dla nich jest zawsze za krótki. Właśnie dlatego trzeba zagwarantować produktywne i wydajne wykorzystanie każdej ich minuty. Uważam, że można to zrobić dzięki mobilnej wersji systemu ERP. W chwili kiedy dzięki funkcjonalności mobilnej przedstawiciele najwyższego szczebla otrzymają łatwiejszy i szybszy dostęp do informacji z dowolnego miejsca i w dowolnej chwili, staną się aktywnymi użytkownikami systemów ERP. Zdolność uzyskania w czasie rzeczywistym perspektywicznego obrazu informacji da im możliwość szybkiego przeanalizowania danych i podjęcia świadomej decyzji, a to jest kluczem do aktywnego wykorzystywania systemów klasy ERP.

Aktywny udział w „grze”

I wreszcie pragnę podkreślić, świat dookoła nas staje się coraz bardziej „społecznościowy”. Obecnie miernikiem realnych wyników jest współpraca. Systemy ERP wyposażone są w narzędzia do planowania wszelkich zadań i budowania współpracy. Tego typu funkcjonalności są i będą nadal rozwijane. Nie wyobrażam sobie sieci społecznościowej w firmie średniej wielkości bez aktywnego uczestnictwa personelu wyższego szczebla. Aby nie pozostać na uboczu kierownictwo powinno czynnie uczestniczyć w „grze”. Śmiem nawet twierdzić, że przedstawiciele zarządu powinni w większym niż pracownicy stopniu angażować się w działalność firmy. To wkład kierownictwa w firmę, a nie samo ich stanowisko buduje i uzasadnia ich pozycję. Aby systemy ERP zachęcały przedstawicieli wyższego szczebla do korzystania z informacji i dzielenia się informacjami muszą zostać uproszczone. Zmiana będzie miała swoje źródło w mobilności (ludzie uwielbiają tablety!) i funkcjach analitycznych, umożliwiających dostęp do wszystkich informacji leżących u podstaw decyzji. Gdy to nastąpi, będziemy mogli powiedzieć, że systemy ERP osiągnęły swoją dojrzałość.

Autor: Christophe Letellier, CEO Mid Market Europe, Sage (Dyrektor generalny Sage w regionie Mid Market Europe)

Źródło : www.sage.com.pl