EFEKTYWNIE I PRORYNKOWO

W dzisiejszych czasach przeobrażenie firmy w przedsiębiorstwo nowoczesne i efektywne ekonomicznie wiąże się z koniecznością wprowadzenia najnowszych technologii informatycznych. MPK w Legnicy już od dłuższego czasu przygotowywało się do zakupu zintegrowanego systemu IT. Nasze narzędzia informatyczne były przestarzałe i działały nieefektywnie, wydłużając czas poświęcany przez pracowników na wykonywanie poszczególnych czynności.

Postanowiliśmy zainwestować w nowoczesny system informatyczny wspomagający zarządzanie, który by objął wszystkie obszary naszej działalności. Chcieliśmy, by był to system spójny, zintegrowany, pozwalający na usprawnienie pracy. Wdrożenie systemu miało zapewnić przede wszystkim szybki przepływ informacji w firmie i dostęp do danych za bieżąco.

Bardzo istotne było usprawnienie procesów finansowo-księgowych. Zależało nam pełnej automatyzacji procesów księgowych dotyczących dokumentów własnych oraz na możliwości gromadzenia i analizowania informacji dotyczących kosztów i przychodów. Nowy system miał również umożliwić użytkującym go pracownikom generowanie niezbędnych zestawień i raportów dla Zarządu spółki.

Szczególnie zależało nam na poprawie sytuacji w zakresie gospodarki materiałowej i remontów. W tych obszarach korzystaliśmy z prostych, napisanych przez naszych informatyków programów, opartych na arkuszach kalkulacyjnych Excel. To były niezależne aplikacje, które nie dawały możliwości prowadzenia całościowej, efektywnej gospodarki remontowo-materiałowej.

W trakcie poszukiwań odpowiedniego dla naszego przedsiębiorstwa rozwiązania przekonaliśmy się, że na polskim rynku wielu dostawców oferuje zintegrowane systemy ułatwiające zarządzanie, ale niewielu z nich posiada w ofercie efektywne, elastyczne i spełniające nasze wymagania rozwiązanie do zarządzania remontami, które można zastosować do utrzymania taboru komunikacyjnego. W efekcie przeprowadzonego przetargu Zarząd MPK sp. z o. o. w Legnicy, po uwzględnieniu opinii działu informatyki, zdecydował się na wybór oferty firmy ABS na wdrożenie systemu IFS Applications, jako najkorzystniejszej dla naszej firmy.

Systemem zintegrowanym zostały objęte praktycznie wszystkie sfery naszej działalności. IFS Applications wspomaga zarządzanie w obszarze finansów i księgowości, w tym ewidencję środków trwałych. Obejmuje również kadry i płace oraz dystrybucję, w tym sprzedaż, zakupy i zarządzanie magazynem. A co najważniejsze, wspomaga obszar, który do tej pory nie był zinformatyzowany, czyli gospodarkę remontową i utrzymanie taboru.

Z systemem ERP został ponadto zintegrowany specjalistyczny program do obsługi działu przewozów. Ułatwia on zarządzanie czasem pracy kierowców, sprzedażą biletów przez kierowców i eksploatacją taboru autobusowego. Obecnie wszelkie dane dotyczące np. czasu pracy kierowców są przekazywane do systemu IFS Applications i dzięki temu zarządzanie flotą oraz planowanie czasu pracy kierowców jest dużo łatwiejsze.

Jesteśmy przedsiębiorstwem użyteczności publicznej świadczącym usługi w zakresie transportu zbiorowego. W naszym przypadku trudno jest mówić wprost o korzyściach biznesowych. Z całą pewnością jednak nasza firma jest teraz lepiej zarządzana i bardziej proryn-kowa. Jesteśmy bardziej otwarci i lepiej przygotowani do współpracy z firmami zewnętrznymi.

System zintegrowany ułatwia zarządzanie firmą i zapewnia dostęp do informacji na bieżąco. Poprzednio dane dotyczące kosztów, przychodów i wyników przedsiębiorstwa można było generować dopiero po zamknięciu miesięcznego okresu rozliczeniowego. Dziś możemy w dowolnej chwili tworzyć raporty i analizy za wybrany okres czasu. Sprzyja to efektywniejszemu planowaniu.

Obecnie możemy na bieżąco prowadzić w systemie analizy danych o wielkości kosztów i przychodów oraz miejscach ich generowania, co pozwala na szybkie reagowanie na zaistniałe odchylenia od założeń. Co więcej, mamy również dostęp do informacji historycznych, które już od roku sami tworzymy. Dysponujemy informacjami w różnych ujęciach, co ułatwia planowanie i pozwala na podejmowanie trafniejszych decyzji zarządczych.

Wprowadziliśmy pełną automatyzację procesów księgowych w zakresie tworzenia dokumentów własnych, które są generowane przez system. Każdy dokument jest wprowadzany do systemu tylko raz, w jednym miejscu, a następnie przetwarzany automatycznie. Wyeliminowaliśmy potrzebę wielokrotnego, ręcznego wprowadzania danych, co pozwala nie tylko zaoszczędzić czas, ale również zmniejszyć ryzyko wystąpienia błędów.

Największe korzyści z wdrożenia systemu uzyskaliśmy w odniesieniu do działalności remontowo-technicznej. Obecnie możemy sprawnie zarządzać remontami i naprawami jednostek transportowych, obiektów i urządzeń technicznych. Dysponujemy informacją na temat bieżących kosztów eksploatacji poszczególnych jednostek autobusowych. System pozwala na optymalizację planowania remontów. Co więcej, nawet pracownicy najniższych szczebli dozoru w dziale remontowo-technicznym mają możliwość samodzielnego pozyskiwania z systemu informacji, dotyczących np. wymiany części zamiennych i okresu gwarancyjnego. Dzięki temu mogą oni na bieżąco kontrolować i reklamować u dostawców części, które uległy uszkodzeniu w okresie gwarancyjnym. Dzisiaj mamy dostęp do kompletnych baz danych. Możemy śledzić na bieżąco informacje dotyczące np. wymiany ogumienia w poszczególnych jednostkach autobusowych, wymiany akumulatorów czy napraw głównych podzespołów. Ułatwia to planowanie kosztów na przyszłe okresy eksploatacyjne. Istotna też jest poprawa w zakresie gospodarki materiałowej. Obecnie, dzięki systemowi zintegrowanemu, wiemy, jakie jest zużycie części zamiennych w poszczególnych obszarach i jakie elementy najczęściej ulegają uszkodzeniu. Na bieżąco prowadzimy analizę zapasów materiałów eksploatacyjnych. W efekcie przekłada się to na obniżenie kosztów napraw i remontów.

Trzeba jeszcze zauważyć, że wymagania nowego systemu informatycznego odnośnie infrastruktury sprzętowej wymusiły na naszej firmie dostosowanie posiadanego sprzętu komputerowego. Na podstawie uzgodnień naszych informatyków z dostawcą oprogramowania wymieniliśmy część używanego sprzętu na nowy i zmodyfikowaliśmy sieć komputerową tak, żeby można było w pełni korzystać z funkcjonalności systemu. Dzięki temu nasi pracownicy używają teraz szybszych, bardziej wydajnych komputerów. To też jest korzyść dla firmy.

System IFS Applications ma ogromne możliwości. Ciągle jeszcze go poznajemy i uczymy się, by móc go wykorzystywać w coraz większym zakresie. Pracownicy pionu technicznego najszybciej docenili zalety systemu. Inne działy w firmie również skorzystały. Musimy jednak nabrać jeszcze praktyki i nauczyć się efektywnie korzystać z nowych narzędzi. W naszej firmie dużo się ostatnio działo, wprowadziliśmy nową organizację optymalizującą transport komunalny, zmieniliśmy rozkłady jazdy autobusów i w związku z tym trzeba było również mocno skupić się na bieżących sprawach. W najbliższym czasie będziemy dalej poznawać system i uczyć się lepiej go wykorzystywać, bo on ma naprawdę niesamowite możliwości. Oczywiście, jeśli wystąpi potrzeba, pomyślimy o rozszerzeniu jego funkcjonalności. Liczymy na współpracę i podpowiedzi ze strony dostawcy.