Rozwój to nie koszty

Nowo założone firmy potrzebują obsługi księgowej, więc stanowią dużą grupę potencjalnych klientów dla biur rachunkowych. A jak rozwijają się biura rachunkowe? Ciągle zamieniające się przepisy czy coraz nowsze i bardziej intuicyjne programy księgowe wymagają od nich modyfikacji i dostosowywania się do otoczenia. Między innymi z tego powodu nie możemy tej branży jednoznacznie określić jako statycznej, chociaż wielu ludzi kojarzy pracę księgowych właśnie z rutynowymi zajęciami. Po części jest to oczywiście prawda, ale nie zapominajmy, że księgowość jest też fascynującą dziedziną, która na przestrzeni lat ciągle ewoluuje.

Decydując się na zmiany, musimy liczyć się z tym, że pojawią się koszty. Pamiętajmy jednak, że celem wprowadzanych zmian jest dążenie do poprawy. Dokonujemy ich, by było lepiej, by poprawić stan obecny i coś usprawnić. Każda zmiana na lepsze skutkuje pewną wartością do daną dla biura rachunkowego. Przykładowo, wprowadzenie i stosowanie elektronicznej wymiany dokumentów pozwala usprawnić komunikację z klientem, ograniczyć koszty związane z dojazdem do niego. Dodatkowo, pozwala zaoszczędzić czas przeznaczany na wprowadzanie faktur do programu księgowego. Tego typu zabieg wymaga chwili od pracowników biura i klientów, by nauczyli się obsługi programu oraz go odpowiednio skonfigurowali. Jednakże aktywne wykorzystywanie go to morze korzyści dla obu stron. Co więcej, jest to również atrakcyjna zachęta dla klienta, który z dnia na dzień staje się coraz bardziej wymagający i oczekuje od swojego biura rachunkowego określonych usług. Takie biuro, które nie spełnia określonych wymagań, nie zdobędzie klienta, ponieważ ten zdecyduje się na inne, „lepsze” biuro. Z tego też względu zmiany są nieodzownym elementem funkcjonowania każdego biura rachunkowego.

Zmiany? Dziękuję, to nie dla mnie

Każde biuro ma odmienne podejście do rozwoju i zmian. Odcięcie się od otoczenia i niezważanie na działania konkurencji, stagnacja mogą do prowadzić do tego, że biuro rachunkowe straci swoją pozycję na rynku i klientów. A przecież każdy walczy o klienta, a konkurencja nie śpi. Część właścicieli biur rachunkowych nie widzi potrzeby, by zmieniać cokolwiek w sposobie swojego działania. Dotyczy to głównie prowadzących biura w niewielkich miastach, gdzie walka o klienta nie jest aż tak zacięta. Uważają oni, że reklama i obecność w Internecie jest im niepotrzebna, że jest to zbędny koszt, gdyż ich biuro zlokalizowane jest w dobrym miejscu, ma renomę na rynku, na którym działa już kilka lat. Klienci co prawda na razie przychodzą i pracy jest dużo, ale pamiętajmy, że sytuacja ta w każdej chwili może się zmienić. Klienci zachęceni atrakcyjniejszymi warunkami, nowymi możliwościami i większą ergonomią usług księgowych przejdą do konkurencji.

Skąd się biorą uprzedzenia i niechęć do zmian? Część z nich ma charakter pokoleniowy. Księgowi działający w branży kilkanaście lat wypracowali już swój system działania i nierzadko są do niego tak przyzwyczajeni, że jakakolwiek zmiana jest postrzegana jako naruszenie ich światopoglądu. Z drugiej strony są jednostki, które łatwo i chętnie korzystają z rozwiązań, jakie oferuje rynek. Widzą niedociągnięcia i utrudnienia, jakie pojawiają się w trakcie wykonywania ich codziennych zajęć, i chcą je wyeliminować. Każde udogodnienie ich pracy to zaoszczędzone nerwy i czas, który można przeznaczyć na inne działania, przynoszące większy zysk. Należy zauważyć, że na rynek wchodzi pokolenie, które wszystkie informacje czerpie z Internetu. To właśnie w sieci znajduje biuro i na podstawie pierwszego wrażenia decyduje, czy chce tam zadzwonić lub napisać, czy nie. Dlatego bardzo ważne jest, aby zaistnieć w Internecie i dobrze się zaprezentować, bo przypadki przychodzenia do biura klienta „z ulicy” z biegiem czasu przestaną występować. Natomiast same ogłoszenia reklamowe w lokalnej gazecie to za mało.

Ile to kosztuje?

Wbrew pozorom i ogólnym przekonaniom, żeby zaistnieć w Internecie, nie trzeba od razu inwestować dużych kwot. Można znaleźć takie serwisy dla biur rachunkowych, które nie pobierają opłat za zamieszczenie ofert i informacji o biurze. Za przykład może posłużyć portal iKsięgowość24.pl, na którym biura mogą bezpłatnie przedstawić swój profil i dowolnie go edytować. Zarejestrowanie się na nim jest pierwszym krokiem dla biur, które jeszcze nie są obyte z reklamą internetową. To także pierwszy krok do tego, by przekonać się o skuteczności „bycia” w sieci. Kolejnym etapem jest stworzenie własnej strony internetowej, na której szeroko zostanie zaprezentowana oferta biura. Internet daje wiele możliwości.

Jak widać, nakłady niewielkie, a korzyści mogą przerosnąć oczekiwania. W ten sposób można zyskać wielu klientów. Zdarza się i tak, że biura rachunkowe nie chcą pozyskiwać nowych klientów, ponieważ wiąże się to z dużą ilością pracy, a co za tym idzie – z koniecznością zatrudnienia nowych pracowników, co jest bardzo kosztowne. Dlatego konieczne jest upraszczanie procesów i wykonywanych zadań. Szukanie nowych i lepszych rozwiązań, które pozwolą zwiększyć efektywność wykonywanej pracy, jak choćby wspomniana już elektroniczna wymiana dokumentów. Oferowanie klientom możliwości przesyłania faktur za pomocą jednego kliknięcia myszy bezpośrednio do biura rachunkowego to idealny sposób, by przyciągnąć klienta, który waha się pomiędzy wyborem księgowości online a tradycyjnym biurem rachunkowym. Nie należy się uprzedzać do nowoczesnych narzędzi pracy księgowego, ponieważ każde z nich ma na celu ułatwiać życie księgowych, a nie je utrudniać.

Czyli inwestować i rozwijać się, czy nie?

Oczywiście, że tak. Każda rozsądna inwestycja się zwróci. Dobrze też pamiętać o bezpłatnych opcjach rozwoju – skoro sama reklama w iKsięgowość24 nic nie kosztuje, na pewno nie zaszkodzi się pojawić na tego typu portalu. Wiele biur boi się radykalnych zmian, jednak ta kie podejście może doprowadzić do bankructwa. Rozwój jest integralnym elementem każdej dziedziny życia i biznesu. Bez rozwoju stalibyśmy w miejscu, w którym zaczynaliśmy, a nie na tym rzecz polega. Należy sta wiać sobie cele i je realizować. Realizować je poprzez inwestycje i rozwój. W ten sposób koło się zamyka. Każda inwestycja w nowoczesne narzędzia zwiększa nasze szanse na rynku. Stali klienci widząc progres, będą wiedzieć, że biuro trzyma rękę na pulsie i nie zbacza z kursu, którym jest solidna obsługa klienta. Natomiast nowi klienci przyciągani poziomem efektywności pracy biura wybiorą właśnie takie. Biura rachunkowe poszukujące rozwiązań i narzędzi dla siebie mają w czym wybierać, by ułatwić sobie pracę, dlatego powinny już teraz zastanowić się, które rozwiązanie będzie dla nich idealne.

Autor: Jadwiga Handzel, Product Manager iKsięgowość24, Comarch
Artykuł pochodzi z magazynu Nowoczesne Zarządzanie nr 2/2013.