Bądź responsywny. Adaptacyjność to za mało.

 

Różnica pomiędzy responsywnością, a adaptacyjnością jest subtelna, ale kluczowa. Adaptacyjność oznacza zmianę, ale nie określa jej tempa ani zakresu. Responsywność z kolei opiera się na szybkości i dopasowaniu – jest to zdolność do szybkiej i elastycznej adaptacji. Należy przez to rozumieć możliwość zyskania przewagi konkurencyjnej, umiejętność reagowania na zmieniające się wewnętrzne i zewnętrzne warunki rynkowe, dostarczanie usług na wyższym poziomie czy bycie bardziej innowacyjnym. W przyszłości najlepsze firmy i producenci będą zmuszeni wyróżniać się zarówno adaptacyjnością, jak i responsywnością. Responsywność, rozumiana jako sposób myślenia w firmie, jak i codzienne działanie, powinna być obecna we wszystkich obszarach funkcjonowania firmy.

Zapotrzebowanie na responsywność znacząco zmieniło systemy zarządzania zasobami przedsiębiorstwa (ERP). Piętnaście lat temu system ERP był wyłącznie systemem back office, którego podstawową funkcją było wspieranie transakcji. Obecnie system ERP jest całościowym rozwiązaniem biznesowym, obejmującym pracowników, klientów, partnerów i dostawców firmy. Klienci oczekują zintegrowanej platformy ERP, która nie tylko umożliwi zarządzanie wszystkimi kluczowymi procesami synchronicznie, ale również dostarczy w czasie rzeczywistym informacji o aktualnych działaniach oraz tych, które należy podjąć. Profesjonalne systemy odpowiadają na potrzeby firm związane z zapewnieniem większej responsywności – w istotny sposób wspierają kluczowe relacje, decyzje, zmiany i innowacje. Nie są już jedynie rozwiązaniem umożliwiającym wydajne zarządzanie obecnym status quo.

Zwiększenie responsywności może pomóc firmom poprawić ich wydajność i produktywność, poprzez zapewnienie dostępu do informacji na wyciągnięcie ręki oraz umożliwienie podejmowania szybszych i bardziej trafnych decyzji. W przeszłości informacje w firmie były „pasywne” oraz ograniczone objętościowo, a znalezienie tych potrzebnych nieraz było kwestią szczęścia. Zdobycie właściwych danych wymagało od użytkownika poświęcenia zasobów w postaci czasu i wysiłku, co bardzo ograniczało responsywność. Od czasu kiedy firmy zaczęły wykorzystywać swoje systemy w większym stopniu, informacje stały się bardziej „aktywne”, a ich analiza dostarczyła odpowiedzi na kluczowe pytania. Przedsiębiorstwom pomogło to w działaniu, jednak problem z nadmiarem dostarczanych danych często ograniczał ich możliwość reakcji. Ciężko było wyłowić istotne szczegóły w rozbudowanym zbiorze danych. Obecnie informacja staje się bardziej intuicyjna, niewidoczna na pierwszy rzut oka, pojawiająca się w zależności od potrzeby w odpowiednim formacie i kontekście, dając zwięzłe odpowiedzi na pytania. Ta ewolucja danych w przedsiębiorstwach jest jednym z głównych powodów, dla którego firmy stały się bardziej responsywne, ale również przyczyną tego, że responsywność jest im jeszcze bardziej potrzebna.

W wielu sektorach zapotrzebowanie na wzmożoną responsywność jest spowodowane koncentrowaniem się w większym stopniu na sprzedaży i dostarczaniu usług niż na projektach inwestycyjnych i wyposażeniu. Weźmy za przykład obszary, w których produkty są dzierżawione i wspierane przez usługi o wartości dodanej, a nie zwyczajnie wyprodukowane i sprzedane. Taka orientacja na usługi oznacza ciągły kontakt z klientem oraz wymaga od firm większej innowacyjności podczas zmiany modelu biznesowego, a często także pracę na nieustannie zmieniających się rynkach.

Wśród innych trendów produkcyjnych wymagających responsywności znajdują się: chęć wyróżnienia się na konkurencyjnych globalnych rynkach, zarządzanie kosztami poprzez kontrolę zapasów oraz produkcję na zamówienie, możliwość produkcji o wysokiej wartości m.in. wytwarzania produktów unikalnych czy praca w wielowarstwowych łańcuchach dostaw, gdzie złożoność może wpłynąć na spowolnienie zachodzących procesów.

W Epicor uważamy, że responsywność jest jednym z kluczowych powodów, dla których nasi klienci chcą usprawnić wydajność swojego systemu ERP. Zauważyliśmy, że przedsiębiorstwa starają się zwiększyć swoją responsywność w czterech głównych obszarach: operacyjnym, strategicznym, zewnętrznym (klienci) oraz wewnętrznym (pracownicy).

Operacyjna responsywność

Operacyjna responsywność oznacza zdolność reagowania na codzienne potrzeby i zmiany w sposób korzystny dla firmy. Za przykład posłużyć może optymalizacja zapasów w obszarze produkcji. Możliwość odpowiadania na stale zmieniające się wymagania klientów oraz potrzeby dotyczące produktów pozwala na dynamiczne zarządzanie zapasami i redukowanie strat oraz kosztów. Operacyjna responsywność dotyczy również małych zmian, które w przyszłości mogą prowadzić do dużych korzyści. Przykładem jest poszukiwanie nowych możliwości rynkowych dla istniejącej już firmy. W Epicor niedawno zaobserwowaliśmy jak firma produkująca drewno, która przedtem wyrzucała niepotrzebne ścinki, potrafiła dostrzec okazję i zamienić straty na możliwość sprzedaży – obecnie dostarcza trociny do sklepów zoologicznych.

Strategiczna responsywność

Strategia biznesowa jest obszarem, w którym czas reakcji może mieć duże znaczenie. Dzięki zdolnościom do zdobywania informacji i reagowania na zmiany w firmie oraz na rynku, zespół podejmujący decyzje ma możliwość lepszego zarządzania. Wymaga to nie tylko wyciągania z systemu właściwych informacji z formalnych raportów, ale również intuicyjnego pozyskiwania danych niezbędnych przy podjęciu konkretnej decyzji. Zauważyliśmy, że coraz więcej naszych klientów działających w obszarze produkcji zwiększa swoją strategiczną responsywność. Dzieje się tak między innymi poprzez usuwanie barier dla eksportu, tworzenie nowych modeli łańcuchów dostaw oraz oferowanie innowacyjnych rozwiązań w bardzo konkurencyjnych terminach.

Zewnętrzna responsywność

Rozważając responsywność w życiu prywatnym, możemy porównać ją z osobistymi oczekiwaniami odnośnie obsługi klienta. Podobnie działa to w firmach, które ciężko pracują nad tym, aby wyróżnić się oferowanymi usługami, szybkością, dokładnością i jakością, a także starają się przewidzieć następny krok klienta i być na niego przygotowanym. W ujęciu biznesowym, zewnętrzna responsywność opiera się na posiadaniu informacji, które umożliwią firmie być o krok do przodu. Może to oznaczać przykładowo wiedzę o tym co klient będzie chciał kupić lub posiadanie danych potrzebnych do zapobiegania problemom, jeszcze zanim się pojawią. Będąc bardziej responsywnym wobec potrzeb klienta, można zapewnić trwałość relacji i związane z nią korzyści oraz zminimalizować ryzyko poszukiwania przez klienta usług u innych dostawców.

Wewnętrzna responsywność

U podstaw wspomnianych trzech obszarów leży osobista responsywność pracowników firmy – w relacjach z pozostałymi pracownikami w przedsiębiorstwie oraz w kontaktach z klientami i dostawcami. Wewnętrzna responsywność zapewnia pracownikom informacje i środki niezbędne do szybkiego i precyzyjnego realizowania działań. Powracając do kontekstu informacji oraz technologii – wykorzystanie aplikacji firmowych, mobilnych informacji, intuicyjnego przepływu pracy oraz informacji kontekstowych, pozwala osobom zatrudnionym nie tylko na pracę bez względu na to gdzie się w danej chwili znajdują, ale również na skuteczniejszą reakcję na powierzone zadania. Pracownicy nie chcą wykorzystywać kilku oddzielnych systemów w celu znalezienia poszukiwanych danych, ponieważ zwiększa to prawdopodobieństwo niewłaściwego postępowania i stwarza ryzyko popełnienia błędu. Systemy muszą być zintegrowane, na przykład poprzez połączenie systemu ERP z programem Outlook, w celu zarządzania zadaniami. Najważniejsze aplikacje muszą być dostępne na wielu urządzeniach mobilnych, w tym na osobistych urządzeniach pracowników.

Umiejętność przystosowania się już dawno stała się normą w biznesie. Nie ulega wątpliwości, że responsywność wyznacza nowe standardy w jego rozwoju.

Autor: Piotr Krzysztoporski, dyrektor ds. konsultingu, Epicor Software Poland